项目档案管理制度[优选15篇]
在当下社会，制度使用的情况越来越多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编整理的项目档案管理制度，欢迎阅读与收藏。
![项目档案管理制度[优选15篇]](/uploads/00/d6c6b6c802_6136d9e1d9c01.jpg)
项目档案管理制度1
一、监理文件的管理
1、监理文件是指监理项目部的监理人员在监理作业中所形成的文类管理；
2、监理文件的分级管理是指文件形成的过程中，按职责权限进行编制、审查和签发；
3、监理文件的分类管理是指文件形成后的编号、发送、传递和保管。
二、监理项目部发出的监理文件的编制和审批分为五级管理
1、监理项目部管理制度及监理作业指导文件、监理规划、专业监理实施细则由有关人员编制后总监审定，作为Ⅰ级文件；"监理规划"作为公司文件经公司批准后，作为Ⅰ级文件管理；
2、监理项目部向业主提交的重要报告：总结、月报、专题报告、图纸会审/评审纪要、工程暂停令、严惩工期审批、索赔签证、质量和安全事故报告，由有关专业监理工程师编制，总监审批签发，作为Ⅱ级文件。
3、监理项目部所发正式函件由有关监理工程师编制，总监理工程师签发，作为Ⅲ级文件。
4、监理项目部所发工程联系单、通知单、备忘录、报表、各类审查单以及监理作业表等由有关专业监理工程师编制，交规定的签发人审核后签发，作为Ⅳ级文件。
5、监理统计表以及其他监理内部文件通知等作为Ⅴ级文件。
三、监理作业中形成监理文件的分类
1、按专业分类，分为以下11类：锅炉、汽机、土建（含勘测）、仪表及控制、炉保、焊接、化学、给排水、技经及综合等。
2、文件性质分类：
综合管理：监理规划、监理的管理制度、监理项目部的.重要报告、总结、月报。对施工组织设计，施工单位的作业指导书等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单；
质量管理：对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件；
进度管理：对开工报告的审核意见，有关开工、停工、复工令的监理项目部有关进度控制文件；
投资管理：对施工单位的工程变更和材料代用及设计单位的设计变更所引起的费用变更的答复所发出的联系单、通知单等有关投资控制的文件；
安全文明控制：对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督文件；
合同管理：对合同执行中的问题（包括索赔）所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。
四、监理部收到的工程文件的分类管理
1、来自建设单位的工程文件：
建设单位的正式公文，可作为业主来函（包括上级审批文件）建档管理；
建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理：
建设单位所编制的会议纪要；
建设单位和第三方所签订的合同文件；
建设单位有关建设项目报建文件；
建设单位所转发的设备文件；
建设单位所转发的设计文件；
质量监督站文件；
建设单位所发的通知单、联系单；
施工现场建设管理制度。
2、来自设计单位的文件，可按如下分类管理：
初步设计文件及概算书；
主/辅机设备技术规范书；
施工图设计文件；
施工图预算；
设计变更；
设计联络会资料。
3、来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理：
施工依据文件和技术文件（施工组织设计及作业指导书）；
开工报批文件；
要求变更施工设计或材料代用的文件和联系单；
质量保证资料；
要求变更施工进度的文件和联系单；
要求增加费用或要求索赔的文件和凭证；
关于施工质量方面的文件或联系单；
关于设备质量和开箱验收的文件和联系单；
工程调试文件；
施工质量验评资料及安装调试记录；
制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等；
承包单位提供的检验文件和自制文件、凭证和单据；
各承包单位的正式来函做专档管理；
事故处理及不合格项处理；
施工总结及技术总结。
五、文件的传送
1、所有文件的收发传送由信息员负责；
2、监理文件发出前应按32条的规定，由审批人签字后发出；
3、收入文件应交总监批阅，按批阅意见交有关负责人处理；
4、监理部编制对外发送报表应按报表规定的审签权限审批；
5、承包单位的报表审查，按36条规定的审签权限分别递送审查；
6、监理部收发文件用表见表
六、监理作业表示及审批
对施工单位报审表的审批：
1、"工程开工/复工报审表"（A1、A6）由总监理工程师审批；
2、"施工组织设计（方案）报审表"（A3.1）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
3、"分包单位资格报审表"（A3.4）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
4、"工序报验申请表"（A3.3）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
5、"工程款支付申请表"（A4.3）由专业监理工程师审查，并填写"工程款支付证书"由总监签发；
6、"延长工期报审表"（A2.2）由专业监理工程师审查，由总监签发；
7、"费用索赔申请表"（A4.2）由专业监理工程师审查，并填写"费用索赔审批表"由总监签发；
8、"工程材料/构配件/设备报审表"（A3.2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师批准；
9、"工程竣工报验单"（A7）由专业监理工程师审查，由总监签证；
10、"工程变更单"（A9）由专业监理工程师审查，由总监批准；
11、"监理工程师通知单"（B2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师签发；
12、"工程暂停令"（B1）由专业监理工程师审查，由总监批准。
七、文件编号
1、文件的分类表示：
文件资料归档都应按不同类别进行标识。
文件资料的分类标识如图31所示。
2、文件编号
3、文件签字加盖印章
在监理作业中需要发出文件时，编制人及审核人均应由本人签字，信息员归档，加盖印章发送。
八、监理统计用表及监理台帐
监理统计用表是监理项目部内部的管理用表，作为监理人员的工作台帐，由监理项目部自存，不向外发送，主要有：
1、项目监理作业大事记；
2、设计变更工程联系单汇总登记表；
3、单位工程形象进度一览表；
4、施工质量验评统计表；
5、设备缺陷汇总表；
6、监理作业信息月报；
7、承建单位月进度款支付台帐。
九、监理文件的移交和归档
1、监理文件的移交
2、监理文件的归档
监理项目部撤离现场后，应将监理文件向公司档案部门归档。
监理项目部在撤离现场后，对有保存价值和供今后追溯的文件/资料/凭证，均应想本公司归档。
监理依据资料按以下案卷归档：
第一卷工程审批文件
第二卷工程合同/协议文件
第三卷工程报建资料及开工审批文件
第四卷工程设备招标投标资料
第五卷工程设计图纸资料
监理作业资料按以下案卷归档：
第一卷监理合同文件
第二卷监理部质量体系文件
第三卷监理内部管理制度
第四卷监理部来往公文函件
第五卷监理月报/简报
第六卷监理总结报告
第七卷监理会议纪要
第八卷监理部质量控制过程文件
第九卷监理部进度控制过程文件
第十卷监理部投资控制过程文件
第十一卷监理部安全文明控制文件
第十二卷工程索赔文件
对承包单位资料的归档，按如下案卷：
第一卷施工组织设计
第二卷施工作业指导书
第三卷安全技术措施文件
第四卷调试及试运行文件
第五卷工程达标验收文件
第六卷其他
项目档案管理制度2
第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质
、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制度
第五条、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档
1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间
1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档案室移交）。
3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档（一周内）。
5、下列文件材料应随时归档：
5.1、变更、修改、补充的文件材料；
5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的`文件材料；
5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；
5.4、其他临时活动形成的文件材料。
项目档案的整理与移交标准
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括：
1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
项目档案管理制度3
1为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2文件材料的归档
2.1归档范围
凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：
2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。
2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。
2.1.7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。
2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。
2.1.9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。
2.1.10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。
2.1.11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。
2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。
2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。
2.2归档文件材料来源
2.2.1公司内部形成的文件材料。
2.2.2公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。
2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。
2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。
2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料
2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。
2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
2.3归档文件材料载体
归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
2.4归档时间
2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。
2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。
2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。
2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。
2.4.10下列文件材料应随时归档
2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。
2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。
2.5归档要求
2.5.1 整理归档的'文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。
2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。
2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
3归档文件的分类和定义
公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。
3.1文书档案
文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
3.2生产运行档案
生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。
3.3会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.4工程建设项目档案
工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。
3.5审计档案
审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。
3.6照片档案
照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。
3.7合同档案
合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。
3.8科研档案
科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。
3.9荣誉、实物档案
荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
3.10传媒电子档案
传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的历史记录。
3.11信息化项目档案
信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。
3.12营销客户档案
营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。
3.13招投标档案
招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。
4归档文件整理
公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。
4.1文书档案的整理
文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的相关规定，以件为单位进行规范整理。
4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。
4.3合同、招投标档案的整理
合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000相关规定，以件为单位进行整理。
4.4会计档案的整理
会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。
4.5照片档案的整理
照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。
4.6荣誉、实物档案的整理
荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。
4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。
4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。
4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。
5档案的保管及利用
5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。
5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。
5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。
5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。
5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。
5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。
5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。
5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。
6档案的鉴定和销毁
6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。
6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。
6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。
7监督指导
7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。
7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务指导。
7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。
7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工作管理水平的提高。
8附则
8.1本制度由公司行政部(办公厅)负责解释。
8.2本制度自颁布之日起施行。
项目档案管理制度4
档案保管制度
第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密,任何人不得擅自进入档案室,以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
档案室管理实施细则
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14-24℃，相对湿度40%-60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
档案借（查）阅管理实施细则
为维护档案的完整与安全性，更好地为后期各项工作服务，特制订本细则。
一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》
三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。
四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。
五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的`时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。
六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。
七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。
八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。
九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。
对归档文件的基本要求
第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续
项目档案管理制度5
一、编写规章制度的目的
公司的项目档案管理制度是为了规范项目档案的建立、管理、使用和保护，确保项目档案的有效性、完整性和安全性，保护公司的合法权益，保证项目的顺利进行和落地。同时，该制度也是为了遵守国家法律法规和公司内部规章制度，做好档案管理工作，提高工作效率和质量，保证项目的成功。
二、范围
公司的项目档案管理制度适用于公司内部所有项目的档案管理工作，包括项目前期的资料收集、编制项目方案、项目实施的监督、控制和管理，以及项目结束后的归档和保存等所有环节。
三、制度制定程序
1、确定制度的制定需求和目的。在制定制度前，应该确定制度的.制定目的，明确制度制定对象和范围，以及制度的适用性和必要性。
2、组织专家评审和意见征询。在确定制度目的、范围后，应该组织专家对制度内容进行评审和改进，并向公司内部相关部门和人员征询意见，确保制度的合理性和有效性。
3、制定、审批和颁布制度。在进行专家评审和意见征询后，应该对制度进行细致的制定、审批和颁布。
4、实施和监督制度。在制度的颁布之后，应该进行实施和监督，确保制度能够得到扎实的落实，并在实践中不断地进行修订和完善。
四、相关法律法规及公司内部政策规定收集整理 1、《劳动合同法》
2、《劳动法》
3、《劳动保障监察条例》
4、《行政管理法》
5、公司内部档案管理相关制度及规定
6、公司内部项目管理相关制度及规定
五、制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等内容
1、制度的名称：公司项目档案管理制度
2、范围：适用于公司内部所有项目的档案管理工作
3、目的：
（1）规范项目档案的建立、管理、使用和保护工作
（2）确保项目档案的有效性、完整性和安全性
（3）保护公司的合法权益
（4）保证项目的顺利进行和落地
4、内容：
（1）档案管理工作的分工和职责
（2）档案材料的收集、整理和归档
（3）档案保管和使用的程序和要求
（4）档案管理工作的监督和检查
（5）档案的销毁和转移
5、责任主体：
（1）项目部门和负责人
（2）档案管理部门和负责人
6、执行程序：
（1）项目成立立项会议时，确定档案管理工作的分工职责
（2）项目实施过程中，及时收集、整理和归档档案资料
（3）档案的使用和保管需经过审批和签字确认
（4）档案管理部门进行定期检查和抽查
（5）档案销毁或转移需得到公司领导的审批
7、责任追究
（1）项目部门和负责人未按规定完成档案管理工作，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理
（2）档案管理部门和负责人未按规定对档案进行保管和使用，将按照公司相关规定进行扣分或予以警告、罚款等处理
（3）档案被损坏或丢失，将按照公司相关规定进行责任追究。
项目档案管理制度6
一、目的：
为了进一步加强部门档案管理，促进部门规范化、标准化管理体系建设，特制订本规定。
二、规程主要内容：
（一）部门均应明确档案管理责任人，按专人管理，人人参与的原则，建立和实施档案的收集、保管、使用的规范流程（责任人变动时，必须进行清点移交手续）。
（二）明确档案分一级、二级、三级的`分类管理。
1、一级范围：各类文件、制度、合同、协议、考核表格、账单、帐表、凭证、工程图纸、仓储账目、资产帐表、采购计划等等重要文件资料。
2、二级范围：公用书籍、办公用品、用具；制服；工具等。
3、三级范围：日常各项记录本；点检表；巡查表；普通函件、文字资料等。
（三）上述内容均指部门共享的档案，与个人办公用的其它资料区别分开。
（四）档案柜应在柜面标明部门科室、编号等分组别类。
（五）各柜内应附有档案目录，文件夹（盒）等应统一方法标明文件内容，与目录对应。
（六）档案管理责任人要按照档案保管一览表，每年进行二次以上的全面清理、整理。
（七）档案资料管理应注意防潮、防霉、防虫、反腐除锈等防护工作。
（八）档案的借阅、复印等必须经理（或科长）以上及批准方可办理。
三、本规程自xx年一月一日起实施。
项目档案管理制度7
一、目的
为了规范企业项目档案的管理，保证项目档案的安全性、完整性和可追溯性，提高企业管理水平和竞争力，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于企业所有项目的档案管理。三、制度制定程序
由公司相关部门起草制度—企业法律顾问进行审查修改—征求相关部门意见—董事会审批—签字颁布。
四、制度内容
1、项目档案的定义
项目档案指的是项目立项后的所有文书材料、合同协议、工程图纸、开工报告、竣工验收报告、质量验收报告、工程图纸、质量检验单、项目工作日志、会议记录等历史档案材料的统称。
2、项目档案的保存
（1）项目档案按照项目工期和项目结束时间计算，交由档案管理部门负责收集、整理、归档、保管和借阅。
（2）计划立项的项目，需要提前做好档案归档准备工作。
（3）已完成的项目档案必须在项目竣工验收后3个工作日内归档。
（4）项目档案按照档案保管期限进行管理，保存时间不少于30年，档案保管期满后，按照《档案保管期限终止规定》确定处理方式。
3、项目档案的责任
（1）项目部门负责项目档案的'有序收集、整理和归档，并且保证档案的准确性和完整性。
（2）档案管理部门负责对所收集、整理、归档的项目档案进行保管，确保数据的安全性和完整性，并保证档案在第一时间内提供给有关部门借阅使用。
4、项目档案管理制度的执行程序
（1）项目部门在项目完成后，将所需的档案交给档案管理部门，并且在交档前对所收集的资料进行核对，以确保档案的完整性和准确性。
（2）档案管理部门负责对每一个收到的档案进行统计和归档，并且对档案进行标记、检索、借阅和保护。
（3）在需要使用档案时，申请人需要向档案管理部门提交申请表，经过项目部门和档案管理部门的审批后，由档案管理部门提供档案的借阅服务。
（4）档案管理部门负责对档案保管的有效时间进行记录和监督，确保档案的保管期限符合国家相关规定。
5、责任追究
对未按照本制度规定办事，交办不到位，数据泄露等违规行为，我们将根据公司相关制度进行处理，并追究相应责任人的责任。
五、参考法律法规
1、《档案法》
2、《劳动合同法》
3、《劳动法》
4、《劳动保障监察条例》
5、《行政管理法》
项目档案管理制度8
一、编写规章制度的目的
项目档案管理制度的制定旨在规范企业内部的项目档案管理工作，确保档案管理工作顺利开展，达到以下目的：
1、提高档案管理的规范化水平，保证公司对项目档案的收集、整理、维护、利用、保管等工作符合国家相关法律法规以及公司内部政策规定；
2、优化档案管理服务，提高档案利用效益，为公司的技术创新、管理决策和法律诉讼等方面提供可靠的文献资料支持；
3、加强档案管理的知识普及和培训，提高公司员工的档案管理素养和意识，推动档案管理工作深入开展，达到不断完善工作流程的目标。
二、范围
本制度适用于公司内所有的项目档案管理工作，包括规划阶段、设计阶段、实施阶段、验收阶段以及运维阶段的项目档案管理。
三、制度制定程序
本制度是由公司管理部门根据公司的管理实际情况制定的内部管理制度，在制订和修改本制度的过程中，应当按照以下程序来进行：
1、制定编写任务书，确定制度起草人、审核人、批准人和公告人等责任人员；
2、围绕档案管理全过程，明确范围和目的，并搜集相关法律法规和公司内部政策规定，以此为基础，制定制度内容和编写草案；
3、提交草案到有关领导审批，同时向公司员工征求意见，并进行修改完善；
4、经过全面审定后，由领导进行签发，并在公司内部广泛宣传，确保所有员工都知晓相关制度和规范。
四、制度内容
1、项目档案管理制度的名称
本制度名称为“项目档案管理制度”。
2、适用范围
本制度适用于公司内所有的项目档案管理工作。
3、目的
本制度制定的目的'是规范企业内部的项目档案管理工作，确保档案管理工作顺利开展。
4、内容
（1）档案管理的职责与权利：明确负责档案管理的人员，对他们的权利和职责进行定义，并规定他们必须履行的职责和权力。
（2）档案的收集与整理：明确档案的收集、整理及汇总的过程和流程，同时规定每一步操作的标准要求。
（3）档案的保管和查阅：明确档案的保管和查阅的规定，防止档案流失，同时保护涉密档案的安全，确保档案不被非法获取和滥用。
（4）档案的利用：明确档案的利用范围，规定使用或借用档案的程序和制度，以确保档案的利用得到授权和监督。
5、责任主体
本制度中的责任主体包括公司管理部门、公司内部各部门和档案管理人员等。
6、执行程序
公司内相关负责人应按照本制度规定履行相应职责，并按时完成档案管理的各项任务。
7、责任追究
对于档案管理中的违规行为和档案管理人员的违规行为，都应该进行相应的责任追究，以便规范和完善公司的档案管理工作，并保障公司的利益。责任追究的方式包括警告、制止、处罚以及追究法律责任等。
五、符合中国法律要求的制度
本制度的制定过程中，应充分考虑并符合中国法律要求，特别是以下几部分法律法规：
（1）《劳动合同法》：保障员工的基本权益，规范公司内部劳动关系。
（2）《劳动法》：规范公司内部的劳动法律关系，保障员工的权利和利益。
（3）《劳动保障监察条例》：对于劳动保障监察的程序和职责进行规定和说明，确保公司的档案管理工作得到良好监管。
（4）《行政管理法》：对于行政管理的程序、职责和权限进行规定和说明，为公司的档案管理工作提供良好的环境和支持。
项目档案管理制度9
一、制度编制的目的项目档案管理制度的编制，是为了规范和统一一切与项目档案有关的工作，强化档案管理，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
二、制度范围适用于企业内所有项目档案管理工作。三、制度制定程序1、制定立项审批程序和文件：由企业管理者组织项目决策、立项审批过程，确定项目档案管理计划、政策和程序。
2、制定草案：由企业相关部门和人员按照审批程序，进行项目档案管理制度的起草和修改。
3、部门意见征询：由立项审批机构对起草的制度草案进行审查，征求相关部门、人员和专家评审意见。
4、实施监督评估：由负责人对制度的实行情况进行监督评估，以供下一次修改参考。
四、制度内容1、制度名称：项目档案管理制度。
2、目的：规范项目档案管理工作，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
3、范围：适用于企业内所有项目档案管理工作。
4、内容：
（1）立项审批程序和文件；
（2）档案管理的组织管理体制；
（3）档案的评审、归档和保管；
（4）档案的利用和报送；
（5）档案的保密和安全措施；
（6）档案的处置和清理。
5、责任主体：
（1）企业管理者对档案管理工作负总责；
（2）相关部门负责制订和实施档案管理制度；
（3）项目负责人负责档案管理工作的执行；
（4）所有员工都有责任遵守档案管理制度。
6、执行程序：
（1）制定档案管理工作计划；
（2）档案的'归档、存储和报送工作；
（3）档案的利用和保密；
（4）档案的处置和清理。
7、责任追究：对档案管理中出现的失误、疏漏等问题，要追究相应责任人的责任。
五、法律法规要求在制订项目档案管理制度时，应充分考虑符合中国法律要求，涉及的法律法规有：《劳动合同法》《劳动法》《劳动保障监察条例》《行政管理法》等相关法律法规。对于违反法律法规的行为，应及时进行处理并落实责任。
项目档案管理制度10
一、制度目的
为了规范公司项目档案管理工作，确保项目档案完整、真实、准确、可靠、便于查阅和使用，提高公司管理效率和服务质量，制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司所有项目档案管理工作。
三、制度制定程序
本制度的制定、修改和废止应经公司相关职能部门讨论，由公司领导层审批后实施，并在全公司范围内发布和实施。
四、制度内容
（一）项目档案的定义及分类
1、项目档案是指在工程建设和运行维护中生成的全部文件、资料和资产，包括项目建议书、招标文件、合同书、设计文件、施工图、变更记录、质量检验记录、验收报告、竣工图、保护方案、运行维护手册、费用结算单据等。
2、项目档案按照档案性质可分为基本档案、管理档案和业务档案。
（二）档案管理要求
1、公司各部门应加强内部档案管理，对于文件管理不规范、擅自销毁档案等行为要依法追究责任。
2、档案室应建立档案登记、借阅、归还制度，严格遵循《档案法》和《档案管理条例》的有关规定。
3、每个项目的档案应建立完整的项目档案，包括基本档案、管理档案和业务档案。所有档案应按照年度顺序编档号、封存标识和存储编制等管理标准进行管理。
4、档案应按照存储标准进行分类、编目、整理和保管，确保档案资料的完整性和可靠性。
5、档案馆应建立技术咨询平台，为公司和相关单位提供服务和咨询。
（三）档案保存期限
1、基本档案保存期限为永久。
2、管理档案保存期限为10年。
3、业务档案保存期限为5年。
（四）档案借阅和使用
1、借阅需出示有效证件，填写借阅登记表。
2、借阅和使用档案应遵循安全、保密、规范的原则。
3、档案室应对借阅和使用档案的人员进行管理和监督。
（五）档案的保密和归档
1、保密档案应按照《保密法》和有关规定进行管理和归档。
2、因档案丢失或被损毁，档案室应在5个工作日内作出说明并报公司安全保卫部门备案。
（六）档案的'销毁
1、档案室应对已经过了保存期限、已被电子档案取代或已无文件价值的档案进行销毁。
2、销毁档案应按照《档案法》和有关规定进行，并由档案管理员签字确认。
五、责任主体及责任追究
1、本制度施行后，各部门和相关人员均应严格遵守管理制度，确保项目档案管理工作的顺利开展。
2、对于违反本制度的行为，公司将依据有关法律法规和公司内部规定严肃处理，给予相应的纪律处分或法律责任追究。
六、附则
1、本制度自颁布之日起生效。
2、本制度的解释权归公司领导层所有。法律法规及公司内部政策规定
1、《档案法》（国家档案局）
2、《档案管理条例》（国家档案局）3、《保密法》（国家保密局）
4、《劳动合同法》（中华人民共和国国务院）
5、《劳动法》（中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会）
6、《劳动保障监察条例》（中华人民共和国劳动和社会保障部）
7、《行政管理法》（中华人民共和国国务院）项目档案管理制度
项目档案管理制度11
一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的`正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求：
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷;
③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
项目档案管理制度12
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的'收集
安全生产文件档案内容如下：
（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；
（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；
（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；
（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、
（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；
（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；
（7）安全设施检测、检验报告、记录等；
（8）食品安全、职业卫生评价报告等；
2、立卷归档
（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；
（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；
（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；
（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；
（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；
3、档案保管
（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；
4、档案借阅
（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；
（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；
（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；
五、相关记录
《文件档案清单》
六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。
项目档案管理制度13
目的：
为规范项目档案管理工作，提高管理效率和透明度，确保项目档案的正常秩序和安全。
范围：
本制度适用于公司内部所有项目档案的管理。制度制定程序：
1、公司领导确定项目档案管理制度的编写任务，并指定负责人负责编写制度。
2、编写者需收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定，结合本公司实际情况进行制定。
3、编写者向公司领导提交初稿，经过审批后，考虑意见和建议并进行修订。
4、修订后，公司领导签署，并进行公告发布。
各项制度的'名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容：
项目档案管理制度14
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的`文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
项目档案管理制度15
一、编写规章制度的目的项目档案管理制度的目的是为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
二、编写规章制度的范围本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
三、编写规章制度的制度制定程序制度的'制定程序应包含以下环节：
1、确定制度的编制标准，明确制度的性质和适用范围；
2、明确制度的主要内容，包括制度的名称、目的、适用范围、责任主体、执行程序、违规处罚、制度修订和审查等方面的内容；
3、广泛征求意见，听取各方面的意见和建议；
4、草拟制度，经过多次修改修改后形成正式版；
5、制度审查，经过放部门、法务部门、领导审批，并签署发文；
6、宣传普及，执行规章制度后需要通过内部协调、会议等方式进行宣传普及。
四、收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定本制度的编制需要遵循相关法律法规及公司内部政策规定，主要包括：
1、《劳动合同法》
2、《劳动法》
3、《劳动保障监察条例》
4、《行政管理法》
五、制定各项制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容
1、制定制度名称：项目档案管理制度
2、范围：本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
3、目的：为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
4、内容：
（1）项目档案建设的流程和标准，包括档案的分类、归档、管理和保管；
（2）各个环节的责任主体，明确责任和权限；
（3）管理准则，包括保密措施、保管要求、借阅管理等；
（4）归档后管理，包括档案的审查、复制、注销、销毁等流程；
（5）项目档案管理的评价、监督和改进。
5、责任主体：
（1）项目经理：负责对项目档案的建设、管理和保管；
（2）档案管理员：负责对项目档案进行分类、归档、管理、保管、借阅等工作；
（3）监督部门：负责对项目档案的监督和评审。
6、执行程序：
（1）项目建设阶段，根据公司的制度和标准，对项目档案建设进行计划、指导、检查等工作；
（2）项目完结阶段，对项目档案进行归档、管理和保管，在保密、借阅等方面按流程操作；
（3）对归档的项目档案进行管理和评估，及时处理档案故障和异常情况。
7、责任追究：对项目档案管理的违规行为，根据公司制度执行相应的惩罚，并对相关责任人追究责任，直到给予相应的惩罚措施。
综上所述，企业管理人员需要编写一项“项目档案管理制度”，主要目的是确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，并且需要遵循相关法律法规及公司内部政策规定。制度的编制过程需要遵循一定的程序和环节，并规定各项制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容，以达到规范工作流程，提高公司效率和服务质量的目的。
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