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公司档案管理制度及流程最新

　　在社会一步步向前发展的今天，各种制度频频出现，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编为大家收集的公司档案管理制度及流程最新，仅供参考，欢迎大家阅读。

公司档案管理制度及流程最新

　　目的：

　　本制度的目的在于加强公司档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。同时，提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　适用范围：

　　本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　术语和定义：

　　1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2.档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　职责：

　　1.综合部：

　　负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

　　建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况。收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料。

　　负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全。

　　提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。负责组织研究和培训档案管理办法、使用知识。

　　2.其他各部门相关人员：

　　负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部。

　　向综合部移交合同或文件资料原件或复印件。

　　负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。

　　财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。

　　3.各部门主管人员：

　　批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

　　4.各部门经理/副总：

　　负责对档案管理监督检查报告的审批。

　　工作程序：

　　1.档案资料的收集：

　　各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

　　各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。

　　归档范围及移交时间。

　　档案资料的标识：综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

　　档案资料的日常管理：

　　电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

　　文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

　　文件资料和合同应按照编号顺序存放于文件盒中，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。在档案借阅时，应履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内使用，不能带出公司。如果必须带出公司查阅，需要相关领导批准。一般情况下，档案外借只借复印件。如果需要借原件，必须经过总经理批准。在归还档案时，必须当面点交清楚。如果发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时归还。如果超过借阅时间，需要重新办理手续。借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

　　在档案销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由综合部人员监销，监销人不得少于两人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

　　档案资料的归档范围包括公司对外发出的公文、公司收到的公文、本公司与其他单位来往的文书及权益文书、公司领导的批示、指示、重要的会议材料、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料、本公司发布的各类广告、宣传材料、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等、外出公务活动所获得或形成的档案资料、财务档案资料、各种实物档案、其他具有利用和保存价值的文件资料。

　　归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　　1.一般资料应存档一份原件，重要文件和高使用率文件可存档两份原件。经办部门可根据需要留存复印件或影印本。如果原稿需要由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，综合部则归档影印本。

　　2.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者。归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　　3.子文件应与相应的纸质文件、资料一并归档保存，并备份电子文件存储设备信息。

　　4.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持完好无损。

　　5.即时归档的文件包括公司规定的密级文件、重要文件、合同、协议书等正本及过程资料、公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料、其他认为需要即时归档的资料。定期归档的文件应在每月底前整理归档当月文件，每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司综合部。电子声像档案应实时进行、随办随归，一般电子声像档案应定期完成，每年3月底前必须向综合部移交上一年度的所有归档电子文件数据集。

　　6.部门内档案交接时，需填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，综合部见证。档案移交公司的流程包括经办部门检查文件或档案、编制移交清单、综合部查收案卷与文件并核对档案清单、移交双方在移交清单上签字并各保存一份。

　　7.档案应按类别赋予统一名称，并参照《档案分类编号表》进行编号。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　　d) 行政中心负责对档案分类及编号进行增补和修订，但任何部门和个人不得随意修改。

　　e) 为方便查阅，建立《档案目录》存于案卷盒内。

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