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公司档案管理制度

　　在学习、工作、生活中，很多场合都离不了制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。我们该怎么拟定制度呢？以下是小编为大家整理的公司档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

公司档案管理制度

　　公司档案管理制度1

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的`价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　本制度即日起开始执行。

　　公司档案管理制度2

　　档案归档制度

　　一、文件材料的归档要求：

　　1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

　　2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

　　3、归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

　　4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

　　5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

　　6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

　　7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

　　8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

　　10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

　　11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

　　二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

　　三、归档时间：

　　1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

　　2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

　　3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

　　4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

　　5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

　　6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

　　8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

　　9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

　　10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

　　11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

　　12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

　　13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

　　档案查（借）阅制度

　　档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

　　1、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

　　2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

　　3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

　　4、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

　　5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

　　档案的保密制度

　　1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

　　2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

　　3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

　　4、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

　　5、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

　　6、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

　　7、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

　　档案库房管理制度

　　一、档案入库检查：

　　1、档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

　　2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

　　3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

　　二、档案库房管理：

　　1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

　　2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

　　3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

　　4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

　　5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

　　6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

　　7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

　　8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

　　9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

　　10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

　　档案鉴定、销毁制度

　　1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

　　2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

　　3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

　　4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

　　档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

　　档案保管统计制度

　　一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

　　二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

　　三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

　　四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的`准确、及时、科学的统计工作。

　　综合档案室主任职责

　　一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

　　二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

　　三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

　　四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

　　五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

　　六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

　　七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

　　档案工作人员岗位职责

　　一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

　　二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

　　三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

　　四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

　　五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

　　六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

　　公司档案管理制度3

　　一、文书档案归档制度

　　1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。

　　3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

　　4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　二、专职档案工作人员岗位责任制

　　1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

　　3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

　　4、负责档案库房各项制度的落实。

　　5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供！

　　三、兼职档案工作人员岗位责任制

　　1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

　　2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

　　3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

　　4、严格执行各项档案管理制度。

　　5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　四、部门立卷制度

　　1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

　　2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

　　3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

　　五、档案保管制度

　　1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的'保管工作。

　　2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

　　4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

　　5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

　　6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

　　7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

　　六、档案保密规则

　　1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

　　2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

　　3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

　　4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

　　5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

　　七、档案借阅制度

　　1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

　　2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

　　3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

　　4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

　　5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供！

　　6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

　　八、其他

　　解释权归公司行政人事部。

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