【精】文件管理制度
在我们平凡的日常里，制度对人们来说越来越重要，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，以下是小编收集整理的文件管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
文件管理制度1
物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序
1.0目的
确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。
2.0适用范围
适用于质量体系所形成的文件和资料。
3.0职责
3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。
3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)
4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)
4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)
4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。
4.3文件和资料的受控状态
4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。
4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。
4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。
4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。
4.5文件和资料的发布
4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的文件和资料。
4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。
4.6文件和资料的更改
4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。
4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。
4.7文件和资料的管理
4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。
4.7.2各部门保管的`文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。
4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。
4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。
4.8文件和资料的换版与作废
4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。
4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和资料的编号规则》
5.2 《文书、档案、资料管理办法》
6.0相关记录
6.1《文件和资料领用签收表》
6.2《文件和资料更改申请表》
6.3《质量文件清单》
6.4《借阅登记簿》
6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》
文件管理制度2
1、学校各类文件旨在学校内部统一意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的具体信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的.发送记录，作为档案保存。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。
8、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。
文件管理制度3
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的.，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
文件管理制度4
（一） 消防安全教育、培训制度
1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。
2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。
3、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。
4、对新员工进行消防培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。
5、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。
（二）防火巡查、检查制度
1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。
2、消防工作归安全管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对公司进行一次防火检查并复查追踪改善。
3、检查中发现火灾隐患，检查人员填写防火检查记录。
4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。
5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。
（三）安全疏散设施管理制度
1、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。
2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。
3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。
4、严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。
5、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。
（四）应急救援控制中心管理制度
1、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。
2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。
3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的手续。
4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。
5、发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。
（五）消防设施、器材维护管理制度
1、消防设施日常使用管理由安全管理部门负责，安全管理部门每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。
2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。
3、消防设施和消防设备定期测试：
（1）烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探头至少每年轮测一次。
（2）消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵一次，检查其是否完整好用。
（3）正压送风、防排烟系统每半年检测一次。
（4）室内消火栓、喷淋泄水测试每季度一次。
（5）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。
4、消防器材管理：
（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。
（2）安全管理部门专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。
（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。
（4）各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专人负责。
（六）火灾隐患整改制度
1、各部门对存在的火灾隐患应当及时报告消防安全负责人并予以消除。
2、消防安全负责人在防火安全检查中，对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面发送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。
3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。
4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，消防安全负责人应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的'复函，报送公安消防机构。
（七）用火、用电安全管理制度
1、用电安全管理：
(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。
(2)电气线路、设备安装应由持证电工负责。
(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。
(4)禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。
2、用火安全管理：
（1）严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动火许可证”。
（2）动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向安全管理部门借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。
（3）如在作业点就地动火作业，需派人现场监督并不定时派人巡查。动火作业必须保证有
一人专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的火花。
（八）易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度
1、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。
2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。
3、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。
4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行
5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆设施的维护保养工作。
（九）义务消防队组织管理制度
1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。
2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。
3、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。
4、每年举行一次防火、灭火知识考核，考核优秀给予表彰。
5、不断总结经验，提高防火灭火自救能力。
（十）灭火和应急疏散预案演练制度
1、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。
2、组织全员学习和熟悉灭火和应急疏散预案。
3、每次组织预案演练前应精心开会部署，明确分工。
4、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。
5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。
（十一）燃气和电气设备的检查和管理制度
1、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查(至少每月一次)。
2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。
3、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。
4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使用绝缘良好的铅皮或胶皮电缆线。各类电气设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。
5、未经批准，严禁擅自加长电线。各部门应积极配合安全小组、维修部人员检查加长电线
是否仅供紧急使用、外壳是否完好、是否有维修部人员检测后投入使用。
6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄色的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检查、排除隐患。
7、设备用毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修人员离开现场时应切断电源。
8、除已采取防范措施的部门外，工作场所内严禁使用明火。
9、使用明火的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到用火不离人、人离火灭。
10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每一位员工均有义务提醒其他人员共同遵守公共场所禁烟的规定。
（十二）生产安全事故的报告和调查处理制度
1、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。
2、企业负责人、安全管理人员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进行处理，对发生或有可能发生危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。
3、企业负责人对发生的需向有关部门报告的生产安全事故，必须在1小时内，以公司名义报告安监等有关部门。
4、发生重伤、死亡事故，派专人保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救人员和财产，防止事故扩大。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。
5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。
6、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。
7、企业事故调查组成员应符合下列条件：
（1）具有事故调查所需要的某一方面专长；
（2）与所发生事故没有直接利害关系。
8、发生事故要按照“四不放过”的原则进行处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过；事故责任者没有受到严肃处理不放过；职工没有受到安全教育不放过；预防事故重复发生的防范措施没有落实不放过。并按照事故的性质和造成的损失危害程度，根据规定对有关责任人员进行处罚。
9、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。
10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及工作不负责任等行为而造成的事故，视情况按规定追究责任并进行处罚
11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意(转载于:www.cSSyq.co m 书 业 网)见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。
12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。
13、安全生产管理机构建立事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照片、鉴定材料、事故教育、改进措施等资料。
14、安全生产管理机构定期进行事故的统计分析，并及时上报有关部门。
（十三）消防安全工作考评和奖惩制度
1、对消防安全工作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。
2、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：
（1）有下列情形之一的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以口头告诫：
a、使用易燃危险品未严格按照操作程序进行或保管不当而造成火警、火灾，损失不大的； b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当而引起火警、火灾，损失不大的；
c、未及时清理区域内易燃物品，而造成火灾隐患的；
d、未经批准，违规使用加长电线、用电未使用安全保险装置的或擅自增加小负荷电器的； e、谎报火警；
f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的；
g、对安全小组提出的消防隐患未予以及时整改而无法说明原因的部门管理人员； h、阻塞消防通道、遮挡安全指示标志等未造成严重后果的。
（2）有下列情形之一的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批评：
a、擅自使用易燃、易爆物品的；
b、擅自挪用消防设施、器材的位置或改为它用的；
c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从而导致火警、火灾损失轻微的；
d、强迫其他员工违规操作的管理人员；
e、发现火警，未及时依照紧急情况处理程序处理的；
f、对安全小组的检查未予以配合、拒绝整改的管理人员。
（3）对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。
（4）对违反消防安全管理导致事故发生(损失轻微的)，但能主动坦白并积极协助相关部门处理事故、挽回损失的肇事者或责任人可视情况予以减轻或免予处罚.
文件管理制度5
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的.证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
文件管理制度6
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的.文件资料。
三、档案管理员的职责：
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。
2.积极参加档案工作的对外协作活动。
3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。
4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。
5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。
6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案的借阅
1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。
2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。
3.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
文件管理制度7
（一）目的
为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。
（二）适用范围
本制度适用于xx水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。
（三）规范性引用文件
《文件控制程序》
（四）职责
1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。
2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。
3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。
(五)管理要求
1.安全标准化文件的分类、编号
1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。
1.2安全标准化文件的受控状态
安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖xx水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。
1.3安全标准化文件的编号规则：
1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代码
“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；
“XN”，指公司名称“西南”；
“R”是指“记录”；
“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。
1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。
2.安全标准化文件的编制
2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。
2.2 《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。
2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。
2.5 《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。
2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
3.安全标准化文件的会签
3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。
4.安全标准化文件的审批
4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。
4.2各部门负责编制的'安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。
5.安全标准化文件的发布
5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。
5.1．2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。
5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。
5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。
5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
6.安全标准化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。
6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。
7.安全标准化文件的评审
7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。
7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。
7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。
7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。
7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。
7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
7.3.5企业发生并购重组时。
8.安全标准化文件的修订
8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；
8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。
8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
9.安全标准化文件的管理
9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。
9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
文件管理制度8
为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的'轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，要求监理部按本实施细则执行：
（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。
（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。
1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。
2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。
3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。
4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。
5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。
（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。
（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：
1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。
2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。
3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。
4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。
5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。
（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。
（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。
（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。
（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。
（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。
（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。
（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。
（十二）建立文件阅办制度及登记请单。
（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。
（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。
（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。
文件管理制度9
一、编制目的
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的`管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
文件管理制度10
1 目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
本制度适用于本厂与安全生产有关的文件档案的管理。
2 职责
2.1 安全管理部门负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2.2 各单位负责本单位文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
3 内容
3.1 文件资料收集 安全生产文件档案内容如下:
3.1.1 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3 本厂安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
3.1.4 安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6 供应商、承包商相关材料。
3.1.7 安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8 安全、职业卫生评价报告。
3.2 立卷归档
3.2.1 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的.齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
3.2.2 应根据文件资料的重要性,案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3 各单位在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5 不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3 档案保管
3.3.1 档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2 应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4 档案借阅
3.4.1 文件资料档案借阅,必须借阅手续,借阅当案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2 借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3 归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
4 相关记录
《文件档案清单》
5本制度由安全管理部门制定并负责解释,自发布之日起实施。
文件管理制度11
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
三、档案保密制度：
1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
四、档案移交制度：
1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。
5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的'案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度：
1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。
七、档案的开发利用
1、充分利用档案为教育教学服务。
2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。
3、对档案的利用要及时登记。
八、检查与考核
1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。
2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。
文件管理制度12
为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。
一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。
二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的`文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。
三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。
四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。
五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。
六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。
太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日
文件管理制度13
1.主题内容与适用范围
本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03-20xx 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-20xx质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企业档案分类编号及标识》 3.产品图样及技术文件的编制要求
3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状
态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏
感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。
3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十
进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4.各部门职责
技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审
核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。
生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的.产
品图样完整、安全和回收负责；
质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。
销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
5.会签
5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2会签路线
产品图样按下列规定逐级会签：
拟制审核工艺（需要时）标准化批准
研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准
文件管理制度14
1、总则
1.1目的
为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。
1.2范围
公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。
2、密级划分
2.1保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件；
2.2“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；
2.3“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；
2.4“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件。
3、密级标识
3.1密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。专用印章由综合管理部指定专人负责保管。
3.2绝密文件应当在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章。
3.3机密文件应当在其文件每一页的右上角加印“机密”专用印章。
3.4秘密文件应在其文件首页的右上角加印印“秘密”专用印章。
4、文件打印
4.1绝密、机密文件：由综合管理部指定专人负责打印。
4.2秘密文件：综合部指定人员打印好秘密文件后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查，不得私自拷贝秘密文件。
5、文件分发
5.1绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。
5.2绝密、机密文件、秘密文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。
5.3在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由公司总经理书面批准，并在提供前与之签订保密协议。
6、查阅、申请复制
6.1查阅权限：
6.1.1查阅公司文件必须填写文件查阅申请表。（附件表格《文件调阅、复印申请表》）
6.1.2绝密文件、机密文件：主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.1.3秘密文件：主办部门负责人、分管领导签字批准。
6.2复制权限：
6.2.1申请复制文件必须填写文件复印申请单。（附件《文件调阅、复印申请表》）
6.2.2严禁复制绝密文件。
6.2.3机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.2.4秘密文件复印：完成部门负责人、分管领导签字批准。
7、文件保管、存档
7.1绝密、机密、秘密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。
7.2绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。
7.3如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。
8、保密责任
8.1绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。
8.2严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。
8.3员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。
8.4如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。
9、作废文件的`处理
文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人、分管领导、公司总经理签字批准后进行。（附件《文件销毁申请表》）
10、监督和检查
各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。
同时对本部门保密文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司领导班子。
11、附则
本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起执行。
文件管理制度15
1、目的:
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2、适用范围:
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3、引用文件:
3、1质量手册第4、5章
3、2 iso9002标准第4、5章
4、职责:
4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5、工作程序:
5、1外来文件的接收:
5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5、1、2公司各部门的`业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5、2外来文件的处理:
5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5、2、2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5、3外来文件的档案管理:
5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
5、3、2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。
5、3、3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。
6、支持性文件与质量记录:
6、1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外来文件处理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6、1-04
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