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文件的管理制度

　　在现实社会中，制度的使用频率呈上升趋势，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编整理的文件的管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

文件的管理制度

文件的管理制度1

　　1目的

　　为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

　　2适用范围

　　国家有关法律法规；

　　压力管道元件制造相关安全技术规范；

　　压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

　　型式试验报告、监督检验报告；

　　分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

　　3控制内容

　　3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

　　3.1.1积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

　　3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的`法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

　　3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

　　3.1.4每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

　　3.1.5产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

　　3.2外来文件的保管、发放和借阅。

　　3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；

　　3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

　　3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

　　3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

　　4本制度由办公室负责实施。

文件的管理制度2

　　一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部门要做好公司员工人事档案的.收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

文件的管理制度3

　　一、收文

　　1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

　　2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

　　3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

　　4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

　　5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

　　二、发文

　　1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

　　2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

　　3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

　　4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

　　5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的.，需办公室主任签字批准。

　　三、文件查询

　　1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

　　2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

文件的管理制度4

　　工程部机房上墙文件:工具管理制度

　　1、集中管理的工具

　　集中管理的工具为小型机械、精密仪器及不宜由个人保管的`各种工具,借用者应掌握工具的基本性能和操作要领。借用工具必须登记。登记要清楚,用完后应及时归还销账。应每月对工具进行清点、核对。

　　2、对工具精心保管、精心使用,如因使用不当或保管不善,造成损坏、丢失,应由借用者负责赔偿。

　　3、工具不得转借他人,归还时需擦干净。

　　4、个人管理的工具做好个人管理工具登记。

　　5、工具必须精心使用,妥善保管,如有丢失或使用不当造成损坏应由个人赔偿。

　　6、工具的更新配置由工程部经理审批,统一安排。

　　xx物业管理公司工程部

　　20xx年x月xx日

文件的管理制度5

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1）开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的'准确性、合理性负责。

　　4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

　　5、技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　6、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。

文件的管理制度6

　　规范性文件管理办法

　　第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。

　　第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。

　　下列文件不适用本办法：

　　（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；

　　（二）会议纪要。

　　第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：

　　（一）贴合法律、法规、规章的规定；

　　（二）贴合职权法定原则；

　　（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。

　　第四条：规范性文件不得创设下列事项：

　　（一）行政许可；

　　（二）行政事业性收费；

　　（三）行政处罚；

　　（四）行政强制措施；

　　（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；

　　（六）法律、法规、规章规定之外的义务。

　　第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。

　　第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。

　　第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：

　　（一）规范性文件文本；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。

　　第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：

　　（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；

　　（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；

　　（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。

　　第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的.，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

　　第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查：

　　（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

　　（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

　　（三）制定规范性文件的依据文本；

　　（四）本部门法制工作机构的书面意见。

　　负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。

　　第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部门备案。

　　第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。

　　第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。

　　第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。

　　第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。

　　第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。

　　第十八条：本办法自发布之日起施行。

文件的管理制度7

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的'日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件的管理制度8

　　一、竣工资料编制的主要措施

　　1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。

　　2、在进行施工前，认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。

　　3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

　　4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实计划、编制情况登记表，明确责任人。

　　5、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

　　6、建设单位和施工单位签订的工程合同。

　　7、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

　　8、施工组织设计方案。

　　二、施工过程中档案资料收集

　　1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。

　　2、根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集下列有关原资料p（原件）：

　　①与技术部联系，收集施工技术文件资料。

　　②与材料部联系，收集施工材料质量保证文件。

　　③与设计部联系，收集设计变更依据性文件。

　　3、所有资料必须符合要求，做到齐全。

　　4、根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。

　　三、施工过程后档案资料的收集整理

　　1、根据竣工资料收集整理办法，做好归档、整理工作。

　　2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑物有关照片。

　　四、竣工资料

　　1、施工日志。

　　2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

　　3、采购的`工程材料的合格证、商检证及测验报告。

　　4、隐蔽工程验收报告。

　　5、自检报告。

　　6、竣工验收申请报告。

文件的管理制度9

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

　　第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

　　第三条公文的签收

　　1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条公文的编号保管

　　办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第五条公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的'文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第六条文件的传阅与催办

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

　　6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　第七条发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第八条发文的范围：

　　1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

　　2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(7)其他有关重大事项；

　　3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　第九条发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

　　2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

　　4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

　　5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

　　11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十三条文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

　　(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)公司及部门各种会议记录；

　　(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

　　(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

　　(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)工作日志和公司大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五条文件的时效性

　　是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。第十六条文件销毁流程

　　对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。第十七条文件销毁要求

　　经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

文件的管理制度10

　　为了推进机关涉密文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高涉密文件处理工作的效率和质量，结合工作实际，制定本制度。

　　一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。

　　二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的`文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

　　三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。

　　四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。

　　五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。

　　六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。

　　七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。

　　八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。

　　九、销毁。各级党委、政府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。

文件的管理制度11

　　1、目的

　　为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

　　2、适用范围

　　适用于公司所有文件和制度的`编号。

　　3、术语

　　根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

　　3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

　　3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

　　3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

　　3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。

　　4、职责

　　4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。

　　4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。

　　4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。

　　5、正文

　　5.1文件编号规则

　　5.1.1外来文件执行原编号。

　　5.1.2体系文件编号管理

　　5.1.2.1文件类别

　　5.1.2.2部门简称

　　5.1.2.3质量手册编号（Q/SXKXR-QM9001-××××）

　　发布年号

　　质量手册代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.4程序文件编号（Q/SXKXR-QP-××××-××××）

　　Q/SXKXR –-

　　发布年号

　　顺序号

　　程序文件代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.5管理文件编号（SXKXR-GW-××-×××-××××）

　　- -

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理文件代号

　　公司代号

　　5.1.2.6作业文件编号（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　作业文件代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.7管理通知编号（SXKXR-T-××-×××-××××）

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理通知代号

　　公司标准代号

　　5.1.2.8质量记录（SXKXR-JL-××-×××）

　　顺序号

　　记录文件顺序号

　　质量记录代号

　　5.1.2.9表单编号（SXKXR-BD-××-×××-××××）

　　××-×××- ××××

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　管理通知代号

　　公司标准代号

　　5.1.3文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、

　　记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。

　　5.1.4文书文件编号

　　5.1.4.1一般文书类别简称表（如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类）

　　5.1.4.2红头文件编号（办公室【××××】×××号）

　　顺序号

　　发布年号

　　部门代号

　　5.1.4.3一般文书编号（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示办公室20xx年6月发出的第一份会议纪要

　　5.2文件编写规范

　　5.2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。

　　5.2.2体系文件编写规范（见附件一）

　　5.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写，技术文件简称JW，文件编号格式：

　　年号

　　顺序号

　　部门代号

　　技术文件代号

　　公司标准代号

　　5.2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写，合同文件简称HW。文件编号格式：

　　发布年号

　　顺序号

　　部门代号

　　合同文件代号

　　公司标准代号

　　5.2.5文书文件编写规范

　　5.2.5.1红头文件编写规范（见附件二）

　　5.2.5.2报告/请示编写规范（见附件三）

　　5.2.5.3会议纪要编写规范（见附件四）

　　5.2.5.4一般性通知编写规范（见附件五）

　　5.2.5.5通报编写规范（见附件六）

　　6、附则

　　6.1本办法从20xx年6月1日开始执行。

　　6.2本办法的解释权归公司办公室。

文件的管理制度12

　　为规范和加强站内的'安全档案的管理,实行制度化管理,特制定本制度。安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。

　　1、安全生产档案内容:

　　(1)安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

　　(2)从业人员档案(包括安全运行、培训教育、奖惩等信息)。

　　(3)特种作业人员资格证名单。

　　(4)特种设备清单及有关档案。

　　(5)危险源管理清单。

　　(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。

　　(7)职工健康档案及职业病档案资料。

　　(8)安全生产整改情况记录。

　　(9)安全例会及安全日、月活动记录。

　　(10)安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况;

　　(11)事故记录和统计资料。

　　(12)伤亡登记表存档情况。

　　(13)岗位作业操作规程。

　　(14)安全措施经费及使用情况。

　　(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。

　　2、要编写详细的目录并分档存放,以形成标准化、规范化。

　　3、按期上报给各有关部门,定期向职工公布档案管理情况。

　　4、主要领导要检查检查档案管理情况,使之完善化、科学化。

文件的管理制度13

　　机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　（二）按领导签批的范围进行传阅。

　　（三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　（四）归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　（一）传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　（二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　（三）对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　（一）机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　（二）对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　（三）借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　（四）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　（五）涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　（一）传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，持续整洁、清洁。

　　（二）凡参加会议带回或其他途径签收到的.涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　（三）干部出差、调动工作或离退休时务必将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　（四）机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

文件的管理制度14

　　为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制xx学校文件签发制度。

　　一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。

　　二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。政策性较强的应经校长审阅。

　　三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。

　　四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。

　　文件处理办法

　　为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定：

　　一、收文处理

　　收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。

　　1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。

　　为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。

　　2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办文件处理。

　　(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的`直接交处室、学部阅办。

　　(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。

　　(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。

　　借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。

　　二、内部文件处理

　　党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。

　　各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。

　　三、外发文件处理

　　外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发。各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。