医院档案管理制度

医院档案管理制度（精选12篇）

　　在现在社会，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编为大家整理的医院档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

　　医院档案管理制度 1

　　1、会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，必须严格执行安全和保密制度，严防毁损、散失和泄密。

　　2、单位每年形成的.会计档案，由财务科负责整理立卷，装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年。期满之后，编造清册移交档案室保管。财务科不得自行封包保存。

　　3、会计档案向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报上级主管部门批准。但不得拆散原卷册，并应限期归还。

　　4、各种会计档案保管的期限：

　　（1）5年保管期：会计月、季报表

　　（2）15年保管期：总帐、明细分类帐；原始凭证和记帐凭证；会计移交清册

　　（3）25年保管期：现金日记帐、银行存款日记帐

　　（4）永久性保管期：会计年度决算报表；会计档案保管，销毁清册；职工工资及奖金发放清册。

　　5、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务科共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。报领导批准后方可销毁。销毁时，应由档案室、财务科共同派员监督。监销人在销毁后必须在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告领导。

　　6、会计档案销毁前，对本单位认为重要的会计资料，应复留存，以便备查。

　　医院档案管理制度 2

　　一、对未归档会计资料进行日常管理。

　　（一）要求对各岗位记帐凭证的编号、整理、装订等，提出规范化要求。

　　（二）每月终了，要整理各个岗位的会计凭证和资料，集中保管。

　　（三）年终办完决算后，应按《会计档案管理办法》的要求，将全年的.会计资料收集齐全，并做好整理、装订、编号登记、分类及归档等工作。

　　二、进行会计档案的管理。

　　（一）调阅会计档案，要严格办理借阅手续。凡属本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意；外单位有关人员需调阅会计档案，要有正式介绍信，经会计主管人员或单位领导同意，并登记调阅档案名称、日期、调档人单位和姓名、调档的事由及归还日期等。

　　（二）负责以保存期满的会计档案进行销毁工作。对保管期满的会计档案，要按《会计档案管理办法》规定，由财会部门会同档案管理部门或管理人员共同鉴定，报经上级主管部门批准后，进行处理。对需销毁的会计档案，要填写会计档案销毁清册。销毁时，由单位领导指定档案管理部门和财务部门共同派员监督，并在销毁清册上签名或盖章。会计档案销毁清册要长期保存，以便备查。

　　（三）会计档案销毁前，对本单位认为重要的会计资料，应复印留存。

　　医院档案管理制度 3

　　一、归档范围

　　1、医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件(合同、工程的审批)。

　　2、重要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。

　　3、医院与上级单位的交流文件，包括向上级单位的递交材料以及上级单位的批复文件。

　　4、医院的医技人员及医疗辅助人员的任免决议、奖励以及相关的处分文件。

　　5、医院的年终总结、各类重要会议的报告性文件。

　　6、医院重大事迹的照片、音频影像材料等电子数据。

　　7、医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。

　　8、医院各项论文杂志、学术、科教资料。

　　9、医院的各项材料，包括但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。

　　10、医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。

　　二、归档时间

　　1、各科室于每个星期对档案进行分类、总结、按统一归档要求整理立卷。

　　2、每月最后一日为档案总结归类时间，各科室需要将已归纳好的档案材料统一交于各档案管理人员处。

　　3、1月为总归档时间，各档案管理人员需要对全年档案汇总、梳理、排序、分类，并向医院办公室上交统一的档案汇总报告。

　　三、归档条件

　　1、归档材料如无其他特殊情况则必须是原件。归档材料如有电子材料需要一并存档。(电子材料应统一归档名称)

　　2、各科室的归档材料必须保证材料干净整洁无污染，书写规范，不能随意涂改、添加与归档材料不相关的内容。

　　3、合同、协议类文件应符合医院关于合同、协议的签订标准，需要加盖公章的原件，如合同内容有修改，应注明修改内容，并经承办人签字入档。

　　3.1、医院的单次付款(收款)金额在1000元以上的`医疗材料、机器设备(产品)采购(销售)业务，均须以书面形式签订合同：;

　　3.2、合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。

　　⑴所经办合同必须先经由法务部门审核，并经院长签字确认方可签约;

　　⑵依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范本本。

　　3.3、合同的保管：

　　⑴各类合同，医院至少保留两份原件。医院办公室一份，科室负责人一份，如科室需额外保留原件，应在合同签订时明确规定份数(此项不包含劳动合同)。

　　⑵合同的实施进度由经办人督促，并保证医院方于约定合同期内完成相关义务。

　　4、照片、音频影像等电子数据材料需要统一拷贝、并编排文件夹，拷贝份数为两份，其中一份为母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。

　　四、档案归档处

　　1、医疗类(即患者病历、手术记录等)档案统一交由病案室存储。

　　2、非医疗类(采购、营销、行政等)档案统一交由办公室档案管理处。

　　3、医院的影像资料等宣传资料由宣传部管理。

　　4、医院的人事材料、职工信息由人力资源部管理。

　　5、医院的医生资质证书由医务部管理，护士资质证书由护理部管理。

　　五、档案借阅

　　1、院内各部门人员需要借用档案，须在医院各总档案负责人员处进行借用登记，如医疗类的需要找病案室档案负责人、非医疗类找办公室档案负责人，以此类推。

　　2、各部门人员需要借出档案时，必须出示由各部门负责人签字的《档案借出单》(可参考附件1)。借出档案时必须保证档案不污染、不破损。严禁在借阅出的档案上增改、填划、圈写。

　　3、查、借阅者不得私自泄露档案内容。

　　4、档案归还时，档案管理人员必须要核实验收，保证借出的档案无缺失、无损害、无修改方可入档。

　　六、归档责任

　　1、各科室必须保证档案的完整性、准确性，不得私自涂改、伪造。

　　2、各部门负责人应承担起管理档案并督促各部门下属员工及时制作档案、跟进档案的义务。

　　3、任何员工都不得因私用而对档案进行留用、复制、拍摄。

　　七、档案库存

　　1、档案入库必须要办理交接，所有档案必须要经各总档案管理人员统一核对，确定档案内容无瑕疵、质量无破损、无缺失后，所在部门负责的经办人员在《档案入库登记表》(可参考附件2)上签字。

　　2、所有档案按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，编号科学规范、标志明显、查找方便。(编号可参考附件3)

　　八、档案保密

　　1、档案管理人员须严格保管档案，不得跟无关人员讨论档案内容，不允许无关人员随意翻看档案。

　　2、档案管理人员应严格遵守档案接收登记制，保证一案一登，不漏登，不错登，不乱登。

　　3、档案柜钥匙必须由专人保管，未经允许不得交由他人保管、不得私自配备钥匙。

　　4、不得将医院档案随意带出档案管理处，若因工作原因需要携带档案资料，携带档案员工须做好保密工作。

　　九、本制度自20xx年7月1日起执行xxx医院

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　　1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

　　（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　（2）会计记帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。

　　（3）财务报告类：月度、季度、年度报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　（4）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　2、会计档案每年形成，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管两年（会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》规定执行。

　　4、会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的.人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　5、保管期限满的会计档案，可以按以下程序销毁：

　　（1）由会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　（3）销毁会计档案时，由会计机构派员监销。

　　保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　医院档案管理制度 5

　　一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档规范管理。

　　二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必须先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。

　　三、医院发文程序是：各承办科室根据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领导签发稿认真校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

　　四、拟文科室要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室及时销毁。

　　五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。

　　六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后及时归档。

　　七、严格遵守保密纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责管理，保守秘密。需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过一定方式彻底销毁。

　　八、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的'人员，给予批评教育。情节严重的，建议给予党纪、政纪处分，故意泄密造成严重后果的，要追究其法律责任。

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　　档案保管权限、期限与类型

　　1档案保管权限

　　1.1 财务部档案由财务部保存;

　　1.2 人事部档案由人事部保存;

　　1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存;

　　1.4 其它各类档案由办公室保存。

　　2档案保管期限

　　2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。

　　2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。

　　3文档的保存形式：

　　3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　3.2 计算机存储的`涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。

　　3.3 机密文档以书面或实物形式保存。

　　4档案类型

　　4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件;法定代表人身份证(护照)(复印件);对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;院级会议的会议纪要、决议;医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;其它应归档保管的文件、资料。

　　4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料(花名册);劳动合同及保密协议;勤打卡数据;工资、社保等薪酬相关资料;招聘表格、人才库等相关资料;员工绩效考核相关资料;其它应归档保管的文件、资料。

　　4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表;各类会计帐册及报表;固定资产资料;其它须保存文档。

　　4.4 药械设备档案，包括：设备台帐;设备出厂合格证、使用说明书;设备安装、调试、验收报告;设备保修卡、保修协议及维修联系方式;设备运行维修、保养记录;设备更新改造记录;设备管理制度;其它应保存的设备资料。

　　4.5 医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。

　　档案查阅与复制

　　1.院长有权查阅医院所有档案。

　　2.病区、科室负责人有权查阅本科室所有档案。

　　3.其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关档案。

　　4.文档查(借)阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

　　5.查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由办公室负责人审批， 并进行相关登记。

　　6.查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由院长审批。

　　档案的销毁

　　1.超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。

　　2.院长审批同意销毁计划后，必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　3.销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

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　　.1目的

　　加强档案管理，健全规范化、标准化、程序化档案管理工作机制，妥善、完整地保存各类重要文件、资料，反映医院历年经营和管理工作。

　　2.范围

　　适用医院档案的立卷、归档、保存、借阅、销毁。

　　3.内容

　　3.1职责

　　3.1.1 医院综合办公室负责制定档案管理相关规定和档案室的日常管理，对全院各部门档案(财务档案除外)进行立卷归档和日常管理工作;财务科负责医院财务档案的立卷归档和日常管理工作。

　　3.1.2 各科(部)负责本部门内原始档案的留存、梳理。

　　3.2档案立卷归档

　　3.2.1各职能部门于每年的4月份底前将上年度需归档的原始档案材料移交院综合办公室，并填写《XX医院原始档案资料移交记录表》。

　　3.2.2档案管理人员对各部门移交文件资料认真整理，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》(国家档案局第8号令)要求，立卷归档。原则上，档案管理员在每年六月底前完成医院上年度的档案立卷归档任务。

　　3.2.3归档的.文件资料按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关科室或人员收集齐全后再行立卷归档。

　　3.2.4归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　3.3档案借阅

　　3.3.1医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院分管领导或院办公室主任批准后，方可进档案室查阅。

　　3.3.2查阅档案时，由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

　　3.3.3查阅档案只限于申请需查阅有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出档案室外。

　　3.3.4 如因工作需要借出档案时，需要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案资料要妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，需经档案管理员同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，由借阅人负责。

　　3.4档案室安全保密

　　3.4.1任何人员未经档案管理员或办公室主任许可不得随意进入档案室。

　　3.4.2未经批准，任何人不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。

　　3.4.3档案管理人员应经常检查档案室和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

　　3.4.4档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

　　3.5档案的鉴定与销毁

　　3.5.1档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由院分管领导、办公室主任、档案立卷人员组成档案工作鉴定、销毁工作领导小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

　　3.5.1对过期的档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

　　3.5.3经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院分管领导批准后，方可销毁。

　　3.5.4销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

　　3.5.5销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

　　3.6档案室管理

　　3.6.1医院档案室负责行政档案、财务档案、基建档案等管理工作。

　　3.6.2档案的接收和查询及销毁工作都必须记录完备，室藏档案必须与档案目录相符。

　　3.6.3实行科学管理，档案室内柜具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

　　3.6.4档案管理人员定期对是室藏档案进行检查、保持整洁完好。

　　4.相关文件

　　《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》(国家档案局第8号令)

　　5.相关记录

　　5.1《XX医院档案查询登记表》

　　5.2《XX医院档案移交记录表》

　　5.3《陈家桥医院档案销毁记录表》

　　5.4《陈家桥医院档查询申请表》 XX医院档案查询登记表 XX医院原始档案资料移交记录表

　　医院档案管理制度 8

　　为了规范医院的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合本院实际情况，特规定如下。

　　1、档案工作人员设置

　　1.1档案室归院办管理，设专职档案员（2～3）名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。

　　1.2各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作。

　　2、档案归档

　　2.1凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。

　　2.2立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全貌，便于保管和利用。

　　2.3归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。

　　2.4科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。

　　2.5各科室档案员于每年4月底前根据《房山区第一医院保管期限表》的内容，将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。

　　2.6根据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。

　　3、档案保管

　　3.1档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。

　　3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量减少档案的机械磨损。

　　3.3建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。

　　3.4定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。

　　3.5档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的'物品。

　　3.6按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。

　　3.7档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员责任并予以相应处罚。

　　4、档案

　　4.1档案保管员必须有严格的观念，认真执行《法》和《守则》，不得泄漏档案机密。

　　4.2及时按照上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案，必须履行借阅利用的批准手续，要正确处理利用和的关系。

　　4.3严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。

　　4.4档案库房门窗要坚固，保管设备要符合要求。

　　5、档案借阅

　　5.1借阅者查阅档案，要在阅览室进行，一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案，必须经主管领导批准，办理借阅手续。

　　5.2借出的档案要限期归还。外单位借阅档案，需持单位介绍信，并经主管院领导审批。

　　5.3借阅者要爱护档案，不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠，不得抽拆文件。

　　5.4借阅者未经档案保管员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的，必须经档案保管员审查核对。

　　5.5归还档案时，档案保管员要认真检查档案是否完好，及时做好归还登记，并形成档案利用效果。

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　　一、高度认识档案工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有性质的'档案内容。

　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

　　五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

　　六、在校委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反规定的，视情节轻重按有关规定处理。

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　　为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制度。

　　1、适用范围

　　本制度适用于医院各类档案的管理。

　　2、职责部门

　　2.1院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

　　2.2部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

　　2.3院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

　　2.4部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　2.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

　　3、档案收集、归档

　　3.1凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

　　3.2各部门处理完毕或批存的`文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

　　3.3一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

　　3.4部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

　　3.5医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

　　3.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。

　　4、档案立卷

　　4.1档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

　　4.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

　　4.3案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

　　4.4案卷类目名称需根据4.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

　　4.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

　　4.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

　　4.7部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

　　5、档案目录编制

　　5.1档案文件编号原则：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06-XZTZ-07。

　　5.2档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》。

　　5.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

　　5.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

　　6、档案保管权限、期限与类型

　　6.1档案保管权限

　　6.1.1财务部档案由财务部保存；

　　6.1.2人事部档案由人事部保存；

　　6.1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；

　　6.1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。

　　6.2档案保管期限

　　6.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

　　6.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

　　6.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

　　6.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

　　6.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

　　6.2.6文档须于失效当日即刻销毁。

　　6.3文档的保存形式：

　　6.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

　　6.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。

　　6.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

　　6.4档案类型

　　6.4.1行政档案，包括：

　　营业执照正、副本，复印件；

　　法定代表人身份证（护照）（复印件）；

　　对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；

　　各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；

　　各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；

　　院级会议的会议纪要、决议；

　　医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；

　　《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；

　　购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；

　　对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　6.4.2人事档案，包括：

　　全院员工个人信息资料（花名册）；

　　劳动合同及协议；

　　考勤打卡数据；

　　工资、社保等薪酬相关资料；

　　招聘表格、人才库等相关资料；

　　员工绩效考核相关资料；

　　其它应归档保管的文件、资料。

　　6.4.3财务会计档案，包括：

　　各类审计帐册及报表；

　　各类会计帐册及报表；

　　固定资产资料；

　　其它须保存文档。

　　6.4.4药械设备档案，包括：

　　设备台帐；

　　设备出厂合格证、使用说明书；

　　设备安装、调试、验收报告；

　　设备保修卡、保修协议及维修联系方式；

　　设备运行维修、保养记录；

　　设备更新改造记录；

　　设备管理制度；

　　其它应保存的设备资料。

　　6.4.5医疗档案，包括：

　　档案内容由医疗管理部门提供。

　　7、档案查阅与复制

　　7.1总经理有权查阅医院所有档案。

　　7.2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。

　　7.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

　　7.4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

　　7.5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。

　　7.6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

　　8、档案的销毁

　　8.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。

　　8.2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

　　8.3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

　　医院档案管理制度 11

　　一、为了合理的布置医疗器械产品库房，保证出器械出、入库的有效性，确保帐物相符制定库房管理制度及养护制度。

　　二、本制度适用于经营医疗器械产品的常温库房的管理。

　　三、库管员负责库房的管理及库房养护,库房卫生的清洁、防潮、防鼠、温湿度控制、防火管理。

　　四、医疗器械产品需存放在公司医疗器械仓库，不得在办公区堆放，新采购产品要放入待检区检验，由质检员验收登记，根据验收结果分区，分批摆放。

　　五、公司库房管理员要保证库房的洁净、卫生、通风、避光、防火、照明。库房地面要干燥、无尘、无洞、平整，库房地面、墙壁及房顶应注意打扫、清洁、维修。同时防止鼠虫叮咬破坏，并放置货架、地拍、温湿度计、防鼠、防虫设备，配备2个5kg感应灭火器备用以保证器械产品的安全、有效。

　　六、库房管理员要严格执行医疗器械产品分类、分区存放原则，产品应存放在包装箱内，不同批次的'产品应标示清楚，库区分为：待检产品存放区、退货区（黄色标识）、合格产品区、发货区（绿色标识并区分批次及规格品种）、不合格产品存放区、效期管理区（用红色标识）、过期产品存放在不合格区。保持整齐、有序，特殊要求医疗器械产品应按产品要求存放，避免因存放不当而造成损坏、失效。

　　七、库管员在接到质量检验员签字合格的检验报告后，对公司经营的医疗器械产品进行办理入库手续，准确清点、核对入库产品的数量、型号等，确认无误后方可入库，并按相应存放区分类存放，同时详细填写产品入库登记表。对医疗器械产品的摆放要离地不低于10cm,高度不高于2.2米，垛距不低于20cm,墙距不低于10cm。库房湿度控制在45—75%之间。

　　八、加强效期产品和不合格产品、残次产品的分类管理，对过期产品及不合格等产品及时登记并上报主管领导，以及时清理库存。

　　九、效期产品的管理：在产品效期前三个月预警，通知公司相关管理人员临近效期产品和过期产品要妥善处理，根据合同约定退回厂家或做不合格品处理。

　　十、按照先进先出的原则做好医疗器械产品出、入库登记复核清点工作，按照规定对产品的数量、质量、批号、注册证、进行复核，并填写出入库单，建好管理台帐，确保帐、物相符。

　　十一、库管员应每月底（最后一周）准时填报月进、出货统计单，统计现存库房的产品批次、数量等情况，并及时将库存商品状况通报主管领导，每三个月配合公司分管领导进行库房清查一次。

　　十二、库房管理要严格控制库房的温度、湿度，定期做好库房设备的养护、做好温度、湿度记录，每天上、下午各记录一次。

　　医院档案管理制度 12

　　一、为了合理的布置医疗器械产品库房，保证出器械出、入库的有效性，确保帐物相符制定库房管理制度及养护制度。

　　二、本制度适用于经营医疗器械产品的常温库房的管理。

　　三、库管员负责库房的管理及库房养护,库房卫生的清洁、防潮、防鼠、温湿度控制、防火管理。

　　四、医疗器械产品需存放在公司医疗器械仓库，不得在办公区堆放，新采购产品要放入待检区检验，由质检员验收登记，根据验收结果分区，分批摆放。

　　五、公司库房管理员要保证库房的洁净、卫生、通风、避光、防火、照明。库房地面要干燥、无尘、无洞、平整，库房地面、墙壁及房顶应注意打扫、清洁、维修。同时防止鼠虫叮咬破坏，并放置货架、地拍、温湿度计、防鼠、防虫设备，配备2个5kg感应灭火器备用以保证器械产品的安全、有效。

　　六、库房管理员要严格执行医疗器械产品分类、分区存放原则，产品应存放在包装箱内，不同批次的产品应标示清楚，库区分为：待检产品存放区、退货区（黄色标识）、合格产品区、发货区（绿色标识并区分批次及规格品种）、不合格产品存放区、效期管理区（用红色标识）、过期产品存放在不合格区。保持整齐、有序，特殊要求医疗器械产品应按产品要求存放，避免因存放不当而造成损坏、失效。

　　七、库管员在接到质量检验员签字合格的检验报告后，对公司经营的医疗器械产品进行办理入库手续，准确清点、核对入库产品的数量、型号等，确认无误后方可入库，并按相应存放区分类存放，同时详细填写产品入库登记表。对医疗器械产品的摆放要离地不低于10cm,高度不高于2.2米，垛距不低于20cm,墙距不低于10cm。库房湿度控制在45—75%之间。

　　八、加强效期产品和不合格产品、残次产品的分类管理，对过期产品及不合格等产品及时登记并上报主管领导，以及时清理库存。

　　九、效期产品的管理：在产品效期前三个月预警，通知公司相关管理人员临近效期产品和过期产品要妥善处理，根据合同约定退回厂家或做不合格品处理。

　　十、按照先进先出的`原则做好医疗器械产品出、入库登记复核清点工作，按照规定对产品的数量、质量、批号、注册证、进行复核，并填写出入库单，建好管理台帐，确保帐、物相符。

　　十一、库管员应每月底（最后一周）准时填报月进、出货统计单，统计现存库房的产品批次、数量等情况，并及时将库存商品状况通报主管领导，每三个月配合公司分管领导进行库房清查一次。

　　十二、库房管理要严格控制库房的温度、湿度，定期做好库房设备的养护、做好温度、湿度记录，每天上、下午各记录一次。

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