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人事档案工作制度

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人事档案工作制度（精选5篇）

　　在现在的社会生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？以下是小编整理的人事档案工作制度（精选5篇），仅供参考，欢迎大家阅读。

人事档案工作制度（精选5篇）

　　人事档案工作制度1

　　一、干部人事档案查（借）阅制度

　　1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

　　2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

　　3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

　　4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

　　5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

　　6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

　　7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

　　二、干部人事档案计算机管理制度

　　1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

　　2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

　　3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

　　4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

　　5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

　　6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

　　7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

　　8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

　　三、干部人事档案材料收集补充制度

　　1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

　　2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

　　3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

　　4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

　　5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

　　7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

　　四、干部人事档案材料鉴别归档制度

　　1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

　　2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

　　3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

　　4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

　　5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

　　五、干部人事档案转递制度

　　1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

　　2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

　　3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的.整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　　4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

　　5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

　　6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

　　7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

　　8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

　　六、干部人事档案检查核对制度

　　1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

　　2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

　　3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

　　4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

　　6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

　　七、干部人事档案保管保密制度

　　1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

　　2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

　　3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

　　4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

　　5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

　　6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

　　7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

　　8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

　　9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

　　八、送交干部人事档案材料制度

　　1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

　　2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

　　3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

　　4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

　　5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

　　6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

　　九、干部人事档案管理人员职责

　　1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

　　2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

　　3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

　　4、登记干部职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供干部的情况；

　　6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

　　7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

　　8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

　　9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

　　10、办理其他有关事项。

　　人事档案工作制度2

　　一、目的：

　　为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

　　二、内容：

　　1、归档制度

　　（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

　　（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　（3）将资料放入档案，并输入资料库。

　　2、核查制度

　　检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

　　3、保卫制度

　　（1）、指定专人负责档案保管。

　　（2）、备齐必要的'存档设备。

　　（3）、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　4、统计制度

　　（1）人事档案的数量。

　　（2）人事档案材料收集补充情况。

　　（3）档案整理和保管情况。

　　（4）档案及设备利用情况。

　　5、转递制度

　　档案转递一般由工作调动等原因引起，

　　（1）取出应转走的档案；

　　（2）填写人事档案转递记录；

　　（3）按发文要求包装、密封

　　6、借档制度

　　（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

　　（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

　　（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　人事档案工作制度3

　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的'流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的.名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。

　　4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

　　五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

　　查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　六、相关支持文件及记录

　　员工应聘申请表

　　转递人事档案通知单

　　员工离职通知单

　　员工人事档案统计表

　　人事档案工作制度4

　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

　　第二条、本制度适用于公司所有员工的`人事档案管理。

　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

　　1、招聘登记表

　　2、聘用通知书

　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

　　4、身份证复印件

　　5、照片

　　6、员工转正申请表

　　7、聘用合同

　　8、奖惩材料

　　9、任免、升降、调薪等材料

　　10、其它材料

　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

　　第十三条、离职人员档案保存期为一年。

　　人事档案工作制度5

　　第一章、总则

　　第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。

　　第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

　　第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

　　第二章、管理职责

　　第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

　　a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

　　b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

　　c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

　　d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

　　e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

　　第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

　　第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

　　第三章、人事档案内容

　　第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

　　a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、奖励及处分材料；

　　d、培训记录及外训协议等材料；

　　e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

　　f、其他可供企业用人参考的资料。

　　第四章、档案编号管理

　　第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

　　由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

　　第五章、人事档案的收集与整理

　　第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

　　各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

　　1、新员工报到时

　　新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的`复印件；

　　2、员工办理正式入职手续时

　　员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

　　（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

　　⑵ 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

　　3、员工办理转正手续时

　　员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；

　　4、员工办理调动手续时

　　各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；《工作交接表》；《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

　　5、员工办理离职手续时

　　各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的`书面离职申请书；《离职清算表》《离职申批表》；

　　⑷、《员工离职工作移交表》；

　　⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。