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职场电子邮件礼仪规范

时间:2019-10-31 17:43:01 职场礼仪 我要投稿

职场电子邮件礼仪规范

现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士,还拥有使用公司域

职场电子邮件礼仪规范

  名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,存在着职场邮

  件礼仪方面的新问题。据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一

  半是垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时

  间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要

  的人。

  写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信

  人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度

  期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。

  关于主题

  主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以

  让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

  1.一定不要空白标题,这是最失礼的

  2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题

  3. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生

  收”

  4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

  5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,

  但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

  6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

  关于称呼与问候

  1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向

  他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按

  通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼

  全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

  2. Email开头结尾最好要有问候语

  最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best

  Regards,

  中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方

  也能平静的看待。


  职场电子邮件礼仪(2)

  1. Email正文要简明扼要,行文通顺

  Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介

  绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂

  的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

  2. 注意Email的论述语气

  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择

  恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件

  门”就是深刻的教训!

  3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个

  段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  4. 一次邮件交待完整信息

  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什

  么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

  这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功

  能打开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

  在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  6. 合理提示重要信息

  不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行

  提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

  7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

  对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配

  合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

  8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻

  Business Email 不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要

  强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)


  职场电子邮件礼仪(3)

  附件

  1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

  2. 附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名

  3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

  4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

  5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用

  6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,

  语言的选择和汉字编码

  1. 只在必要的时候才使用英文邮件

  英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外

  籍人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文

  交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

  2. 尊重对方的`习惯,不主动发起英文邮件

  如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果

  对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。

  3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平

  或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。

  4. 选择便于阅度的字号和字体

  中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10

  号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜

  体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可

  能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  1. 签名信息不宜过多

  电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、

  传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放

  在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口

  号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

  2. 不要只用一个签名档

  对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式

  的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

  3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一

  般应选择比正文字体小一些。

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