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签名格式职场商务电子邮件礼仪

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签名格式职场商务电子邮件礼仪

　　现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。下面是小编整理的签名格式职场商务电子邮件礼仪，一起来看看吧。

签名格式职场商务电子邮件礼仪

　　签名格式职场商务电子邮件礼仪篇1

　　据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

　　写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

　　我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助!

　　关于主题

　　主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

　　1.一定不要空白标题，这是最失礼的

　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题

　　3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

　　关于称呼与问候

　　1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

　　2.Email开头结尾最好要有问候语

　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”;结尾常见的写个BestRegards，

　　中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

　　关于正文

　　1.Email正文要简明扼要，行文通顺

　　Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

　　2.注意Email的论述语气

　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

　　3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的'说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

　　4.一次邮件交待完整信息

　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

　　5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

　　6.合理提示重要信息

　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

　　7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

　　8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

　　BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

　　附件

　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4.附件数目不宜

　　超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

　　6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

　　语言的选择和汉字编码

　　1.只在必要的时候才使用英文邮件

　　英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

　　2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

　　如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

　　3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

　　4.选择便于阅度的字号和字体

　　中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

　　结尾签名

　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

　　1.签名信息不宜过多

　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

　　引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

　　2.不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。

　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

　　回复技巧

　　1.及时回复Email

　　收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

　　对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

　　如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

　　2.进行针对性回复

　　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

　　3.回复不得少于10个字

　　对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

　　4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

　　对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

　　5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

　　如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

　　如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

　　如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

　　点击“回复全部”前，要三思而行!

　　6.主动控制邮件的来往

　　为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

　　正确使用发送，抄送，密送

　　要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

　　2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

　　5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

　　6、转发邮件要突出信息

　　在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

　　如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

　　怎么样，经过这一系列的讨论，大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧!归结到底，两句话：只发有必要的邮件，认真发邮件

　　签名格式职场商务电子邮件礼仪篇2

　　商务邮件的基本宗旨：

　　任何商业活动都是本着友好合作的原则来开展的，所以邮件首先要能够体现出尊重人

　　同时邮件也是一个效率工具，所以一定要能替对方节约时间

　　邮件的三个基本宗旨：效率、清晰、礼貌

　　商务邮件是什么？

　　商务邮件不仅是你工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的功效，更重要的是，在商业活动中，一旦发生纠纷，邮件是可以作为法庭证据使用的，所以养成良好的邮件习惯非常重要。

　　一、邮件的主题

　　我们就从一般邮件的写作顺序来讲起，正常情况下要先写邮件的主题：

　　1. 邮件不要使用无空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会打开。就算打开事后再查找时也很难被发现；

　　2. 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂；

　　3. 如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；

　　4. 千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余。

　　例如我们内部通常要求这样写主题：【小黄人】关于客户名+项目名+邮件主题+日期【小黄人】关于3W孵化器DemoShow活动参展的说明0505

　　二、称呼与问候

　　礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到。

　　切忌：

　　要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用。而且不熟悉的人不要叫人家的昵称，如果是三个字的名字尽量不要叫人家全称。（你应该知道当你父母叫你全名的时候都没啥好事吧，这么叫通常都有些敌意。）

　　三、邮件正文

　　终于进入正文了，体现个人基本表达能力的时刻到了：

　　1.正文首先要求简明扼要，多用短句，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息；

　　2. 行文通顺这是最基本的技能了，避免文字中出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；

　　3. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。如果你看过杜拉拉升职记，里面就有一个情节说杜拉拉的两个手下吵起来了，一查原因是两个都特别爱在邮件里用感叹号，语气越来越强硬，最后闹得不可开交；

　　4. 尽量一次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了；

　　5. 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。

　　四、夹带附件

　　传递附件可能是许多邮件的主要目的，但附件也不是随便加的：

　　1. 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；

　　2. 附件一定要有一个有意义的名字，我收到过大量的简历的名字就叫“简历”，麻烦请换位思考一下，这个简历在你电脑上是独一无二的，但在我电脑上就没有任何意义，请把名字命为“XXX应聘小黄人科技策划运营职位的.简历”这样有意义的名字；

　　3. 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，把链接和密码附上，又快又贴心；

　　4. 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RARIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。千万别小看了附件哦！

　　五、对外显示

　　邮件发出前还要检查一下，自己对外显示的名称是怎样的。发出去的邮件名也是一张名片，让对方快速对你建立印象，公司、部门、所在地都是可以通过邮件名体现出来的，尤其是一些跨国、大型企业在这方面做得非常好。例如我此前与西门子合作的时候，发件人当中有一串字母：“SLC A&D PEK”这段话的意思是：SLC（SLC=SIEMENS Ltd.,China）西门子中国有限公司A&D （Automation&Drive Group）自动化与驱动集团PEK（Peking）办公室在北京如果下次我要给他们部门另外一位只知道名字但不知道邮件的同事写信，我就可以按照这个规律推断出来他的邮箱地址。

　　六、邮件签名

　　签名的重要性不言而喻，是别人找你联系方式的地方，所以这里要清晰地标名你所在的公司、部门、职位、联系方式。但是信息一定不要太多，许多人的签名里有十几行内容，甚至经常比邮件正文都长；还有一些不太重要的信息就不要放进来了，我到现在还能收到一些人的签名里带有MSN号码，真是上个世纪的人。

　　七、邮件的回复

　　如果你收到了一封收件人为自己的邮件，那么意味着你有必要对此邮件进行回复，而回复邮件也有一些要注意的：

　　1. 就是及时，对方肯定希望尽快得到你的回复，所以来不及正式回应或解决，在时间允许的情况下，可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的”；

　　2. 针对对方邮件里提到的问题进行回复，确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。但不要就一封邮件往返三次以上，否则邮件就变成一件没有效率的工具；

　　3. 请学会区分“回复”“回复所有”。

　　发送、抄送、密送的区分，这是基本常识，但还需要提一下：

　　1. 如果你看到你是邮件的收件人，就意味着你必须对邮件做出回应；

　　2. 如果你是被抄送人，只需要了解无需回复，但是如果有想补充的信息也可以参与；

　　3. 密送一般情况下不使用，所以师父一般把这个功能当作抄送自己的机会，这样在收件箱里就完整保留了所有发出去的邮件，万一Foxmail里的邮件丢失，至少在线邮箱里还有完整的备份。

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