当前位置：好文网>实用文>制度>公司文件管理制度

公司文件管理制度

　　随着社会一步步向前发展，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编帮大家整理的公司文件管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

公司文件管理制度

公司文件管理制度1

　　行政办公用品管理制度

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

　　制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

　　公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章办公用品的分类

　　第三条行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章行政办公物品的管理职责

　　第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对

　　行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

　　日常维护和修理。

　　第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

　　部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

　　第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

　　人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

　　第四章行政办公物品采购

　　第七条办公用品采购

　　1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

　　纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

　　2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

　　的年度预算执行台账。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

　　部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条办公类服务采购

　　办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

　　公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

　　第九条办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

　　2、实施采购

　　行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　3、验收

　　行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

　　购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

　　第五章办公物品的管理

　　第十条办公用品的配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

　　填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

　　3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

　　部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的.确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

　　（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

　　政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

　　维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

　　维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

　　修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

　　（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

公司文件管理制度2

　　一、总则

　　第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条、公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条、公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条、文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的立卷与归档

　　第九条、文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

　　2、各种专业例会记录。

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

　　4、有保存价值的'客户资料及处理结果。

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条、立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条、本制度解释权归行政部。

　　第十三条、本制度自公布之日起执行。

公司文件管理制度3

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的'文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号

　　名称

　　编号

　　存放地点

　　存放时间

　　[印制文件登记表]

　　qr--wd01--02--01

　　办公室

　　一年

　　[存档备案资料目录]

　　qr--wd01--02--02

　　办公室

　　长期

　　[文件分发登记表]

　　qr--wd01--02--03

　　办公室

　　一年

　　[文件、资料借阅登记表]

　　qr--wd01--02--04

　　办公室

　　一年

　　[文件复印登记表]

　　qr--wd01--02--05

　　办公室

　　一年

　　[文件补发申请表]

　　qr--wd01--02--06

　　办公室

　　一年

　　[作废、销毁文件登记表]

　　qr--wd01--02--07

　　办公室

　　一年

　　起草人:审核人:审批人:

　　日期:日期:日期:

公司文件管理制度4

　　第一章总则

　　第一条为保守公司秘密，维护公司权益，根据国家相关法律法规和总公司相关规定，特制定本制度。

　　第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

　　第三条公司每一位员工都有保守公司秘密的义务。

　　第四条公司保密工作，遵行既确保秘密又便利工作的方针。

　　第二章保密范围和密级确定

　　第五条公司秘密包括但不限于下列秘密事项：

　　1、公司重大决策中需保密的事项；

　　2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

　　3、公司所掌握的尚未公开的各类信息；

　　4、公司内部掌握的合同、协议及重要会议记录；

　　5、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

　　6、公司职员人事档案、工资性劳务性收入及资料；

　　7、工艺技术中涉及重要工艺技术环节的内部资料；

　　8、生产运行过程中产生的需内部掌握的资料；

　　9、销售活动中涉及用户的内部信息资料；

　　10、经公司党政联席会和经理办公会确定的其他应当保密的.事项。第六条公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

　　第七条保密级别分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

　　绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

　　第八条保密级别的确定

　　1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

　　2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

　　3、公司人事档案、各类合同及协议、职员工资性劳务性收入、工艺技术中涉及主要工艺技术环节的资料、生产运行中产生的需内部掌握的资料、尚未公开的各类信息为秘密级。

　　第九条属于公司秘密的文件及资料，应当明确文件的归口管理部门，由相关归口管理部门负责标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

　　第十条公司绝密文件的归口管理部门为综合办公室，一切涉及绝密文件的管理、存放、归档、借阅、销毁均由综合办公室负责；公司机密文件和秘密文件由文件所在部门进行归口管理，一切涉及机密和秘密文件的的管理、存放、归档、借阅、销毁等相关工作均由文件所在部门负责。

　　第三章保密措施

　　第十一条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，根据文件的密级程度由相关归口部门负责。

　　第十二条对于秘密文件、资料，相关归口管理部门必须采取以下保密措施：

　　1、非经总经理批准，不得借阅、复制和摘抄；

　　2、经总经理批准收发、传递和外出携带密级资料的，需由文件相关归口管理部门指定专人负责，并采取必要的安全措施。

　　第十三条如遇特殊情况需要提供公司保密资料的，需由文件相关归口管理部门对情况进行核实，报总经理批准后方可提供。

　　第十四条召开和举办属于公司保密内容的会议和其他活动，根据密级程度确定主办部门，并应采取下列保密措施：

　　1、选择具备保密条件的会议场所；

　　2、根据需要限定参加会议人员的范围，或根据会议密级程度指定参会人员；

　　3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

　　4、确定会议内容的传达范围。

　　第十五条公司员工不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

　　第十六条公司员工发现公司秘密可能泄露或已经泄露时，应当及时告知综合办公室，综合办公室了解相关情况后应第一时间报告总经理，并及时采取相应措施进行处理。

　　第四章责任与惩罚

　　第十七条在可能涉及公司秘密的重要岗位工作的员工，经综合办公室认定，需与公司签订保密协议，并根据协议要求严格遵守相关规定。

　　第十八条出现下列情况之一者，给予严重警告，并处以10元以上500元以下罚款：

　　1、违反保密协议相关规定，尚未造成严重后果或经济损失的；

　　2、违反本制度第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定内容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取补救措施且尚未造成严重后果或经济损失的。

　　第十九条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿公司经济损失：

　　1、违反保密协议相关规定，造成严重后果或重大经济损失的；

　　2、故意或过失泄露公司秘密未采取补救措施，造成严重后果或重大经济损失的；

　　3、故意或过失泄露公司秘密虽已采取补救措施，但仍给公司造成严重后果或重大经济损失的；

　　4、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违规提供公司秘密的；

　　5、利用职权强制他人违反保密规定的。

　　第五章附则

　　第二十条本制度由综合办公室负责解释。

　　第二十一条本制度自下发之日起执行。

公司文件管理制度5

　　一、总则及范围

　　为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

　　本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

　　二、管理业务与分工

　　1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

　　2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

　　三、管理内容与要求

　　1.技术文件的种类

　　（1）技术类文件

　　由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

　　（2）管理类文件

　　由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

　　2.文件登记

　　（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

　　（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

　　3.文件的归档及保管

　　技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

　　5.文件的修改与审批

　　（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的'有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

　　（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

　　《设计更改单》应包括下列内容：

　　（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

　　（b）更改理由；

　　（c）会审意见、会审签名；

　　（d）设计、工艺负责人签名；

　　（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

　　（3）技术文件的xx与批准

　　一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

　　（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

　　（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

公司文件管理制度6

　　(一)总则

　　为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

　　(二)文件管理

　　内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

　　2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

　　3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

　　4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

　　(四)发文的管理

　　1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

　　(五)文件的立卷与归档

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:

　　①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的.文件及上报的有关材料。

　　2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

公司文件管理制度7

　　1.目的

　　对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。

　　2.范围

　　适用于公司各部门。

　　3.职责

　　3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。

　　3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。

　　3.3现场安全员进行监护。

　　4.方法和过程控制

　　4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。

　　4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。

　　4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。

　　4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。

　　4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的'方针。

　　4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。

　　4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。

　　4.8对于3米以上的高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。

　　4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。

　　4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。

　　4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。

　　4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。

　　4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物,须设专人指挥。

　　4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。

　　4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》

　　6.质量记录和表格

　　《安全员巡查记录表》

　　《紧急事件处理记录表》

公司文件管理制度8

　　*****发展有限公司

　　总则...........................................................3

　　员工招募.........................................................4

　　培训制度......................................................6

　　考勤管理办法...................................................8

　　休假管理办法...................................................9

　　福利制度........................................................11

　　生育保险津贴制度...................................................13

　　困难补助金管理办法.................................................15

　　离职管理办法..................................................17

　　工作服与工作证管理规定.............................................19

　　用车管理制度..................................................20

　　卫生管理制度..................................................21

　　报刊杂志的管理办法.................................................22

　　工具、耗材领用制度.................................................23

　　办公用品与日常用品管理.............................................24

　　总则

　　一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。

　　二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。

　　三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。

　　四、本公司员工应遵纪守法，努力学习科学文化知识，不断提高自身修养。

　　五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水平和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。

　　六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。

　　七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的'行为。

　　八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。

　　九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的精神。

　　十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。

　　行政部

　　20xx年1月1日

　　员工招募

　　为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下：

　　一、招聘

　　1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。

　　2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。

　　3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。

　　3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。

　　二、录用

　　1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。

　　2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。

　　1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。

　　2）经指定医院体检不合格者。

　　3）未满16周岁的未成年公民。

　　4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。

　　5）违法犯法吸食毒品者。

　　三、担保

　　1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。

　　2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。

　　1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。

　　2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。

　　3）窃取机密技术资料或财物者。

　　五、试用

　　1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。

　　2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。

　　3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。

公司文件管理制度9

　　文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理

　　一、收文的管理与公文的签收

　　1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

　　二、公文的编号保管

　　1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

　　2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　三、公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。

　　四、文件的传阅与督办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。

　　5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。

　　6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。

　　五、发文的规定

　　1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。

　　3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　六、发文的范围

　　1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布公司规章制度

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件

　　(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项

　　(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定

　　(5)发布相关奖惩决定和通报

　　(6)其他相关重大事项

　　3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定

　　(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。

　　5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　七、发文程序规定

　　1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿

　　2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写

　　3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级

　　4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿

　　5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责

　　6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚

　　7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发

　　8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印

　　9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名

　　10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

　　八、文件的借阅和清退

　　各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。

　　借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　文件的立卷与归档范围

　　1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档

　　(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的'各类计划统计、季度、年度报表等

　　(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品(9)单位日志和大事记

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的销毁

　　1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。

　　2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度10

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、适用范围

　　1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

　　2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

　　3、公司的'请示与上级批复文件

　　4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

　　5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

　　二、档案保管

　　1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

　　2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。

　　3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

　　4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　三、档案借阅

　　1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

　　2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

　　3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。

　　4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

　　4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。

　　5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

　　四、档案销毁

　　经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

　　五、档案保密

　　1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

　　2、不得传播、议论有关机密问题。

　　3、档案资料不准带到公共场所。

公司文件管理制度11

　　一、总则：

　　为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。

　　二、技术文件的编制、审核、批准：

　　1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。

　　2、工程部部长负责技术文件的审核。

　　3、总经理负责技术文件的批准。

　　4、技术文件包括：

　　a、图纸；

　　b、工艺操作规程；

　　c、设备操作规程；

　　d、产品内控标准；

　　e、产品检验规范；

　　f、采购技术要求等。

　　三、技术文件的更改：

　　1、技术文件更改的前提：

　　a、顾客要求更改；

　　b、由于开发试制的疏忽而必须更改；

　　c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。

　　2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；

　　3、技术文件更改申请单应包括以下内容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前参数；

　　c、更改后参数。

　　4、技术文件更改申请单的'审批：

　　a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；

　　b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；

　　c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；

　　5、生产部根据指令实施更改。

　　a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；

　　b、更改不得违反有关标准和法律、法规；

　　c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；

　　d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。

　　四、技术文件的管理：

　　1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；

　　c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；

　　d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；

　　e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；

　　f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；

　　g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。

公司文件管理制度12

　　1、目的：

　　为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

　　2、适用范围：

　　本制度适用于公司所有文件的管理。

　　3、定义：

　　公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

　　4、文件处理程序：

　　公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

　　4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

　　4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

　　5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

　　5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

　　5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

　　5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

　　5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

　　5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

　　5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

　　5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

　　5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

　　5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

　　5.10批复：答复请示事项用“批复”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

　　6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

　　6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

　　6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

　　6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号

　　6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号

　　6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号

　　6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号

　　6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号

　　6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号

　　6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

　　6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

　　6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的.时间内按期完成。

　　6.9具体要求：

　　6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

　　6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

　　6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

　　6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

　　6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

　　6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

　　7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

　　7.3文书处理工作：

　　7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

　　7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

　　8、发文：

　　8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：

　　拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：

　　拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

　　9、附则：

　　9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

　　9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

　　9.3本制度自下发之日起生效。

　　9.4附相关支持性文件。

　　9.4.1文件页面格式

　　9.4.2文件阅办单

　　9.4.3公文拟稿纸

　　9.4.4标题格式

公司文件管理制度13

　　第一章总则

　　第一条为了保守国家秘密和xxxx投资集团有限公司(以下简称集团公司)的企业秘密，维护国家利益和集团公司利益，保障集团公司投资、经营、管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国保密法》和有关规定，制定本办法。

　　第二条国家秘密是关系国家的安全和利益，遵照法定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项；企业秘密是关系集团公司、所属企业及其子企业的安全和利益，依照一定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项和信息。

　　第三条集团公司所属企业都有维护国家秘密和集团公司企业秘密的责任，集团公司全体员工都有保守国家秘密和企业秘密的义务。

　　第四条集团公司保密工作的主要任务是贯彻执行《中华人民共和国保密法》及省委、省政府有关保密工作的规定和要求，不断加强保密工作，确保国家秘密和企业秘密的安全，维护集团公司的利益。

　　第五条集团公司保密工作贯彻突出重点、积极防范、内外有别，既确保国家秘密、企业秘密，又便于各项工作开展的方针。

　　第六条集团公司综合事务部在集团公司保密委员会统一领导下，具体负责集团公司保守国家秘密和企业秘密的工作，并指导所属企业的保密工作。

　　第二章秘密的范围和密级

　　第七条根据集团公司的企业性质和日常工作的特点，集团公司企业秘密包括下列事项:

　　(一)集团公司的发展战略和发展规划，重大战略部署和投资决策、经营中的秘密事项；

　　(二)集团公司年度计划、未下达的考核及评价指标，未公开的财务数据；

　　(三)集团公司未公开的重大经营决策以及为决策所提供的资料、数据及其他秘密事项；

　　(四)有关集团公司及所属企业重组、兼并、破产、关闭中涉及的秘密事项；

　　(五)集团公司重要投资项目的可行性研究、财务分析及涉及投资项目的其他秘密事项；

　　(六)历年投资、经营、管理活动中形成的重点科技成果，发明创造的关键技术、工艺、参数，重大科研项目的开发规划等秘密事项；

　　(七)集团公司重要会议记录、会议专题报告和重要会议召开之前涉及的秘密事项；

　　(八)人事档案、未公布的人事任免、工资分配、人员奖罚方案等事项；

　　(九)查处重大违纪、审计等案件所涉及的秘密事项；

　　(十)日常工作中形成的，根据省委、省政府的有关规定应当保守的秘密事项。

　　第八条在日常工作中涉及的国家秘密事项，根据有关法律、法规确定。

　　第九条国家秘密和企业秘密按其性质分为绝密、机密、秘密三个等级。

　　第十条属于集团公司企业秘密的文件、资料，应当按规定标明密级。秘密文件、资料密级和保密期限的确定，由经办部门或承办人提出，报集团公司有关领导审批。在办文结束后，交集团公司综合事务部保密室存档。

　　第十一条已归档保存的文件、资料的密级，由保密员根据其内容和保密期限，经有关领导批准后，定期进行调整:

　　(一)凡已批准对外公开或已超过保密期限，不再需要保密的文件、资料，予以解密；

　　(二)凡秘密程度已经降低，但仍要在一定范围或时间内保密的文件、资料，予以降密；

　　(三)凡随时间推移，内容需加以保密或限制使用范围、领域的文件、资料，予以重定密级。

　　第三章保密措施

　　第十二条属于国家秘密的`文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，应严格按国家保密工作的规定和程序处理:

　　(一)未经原确定密级的单位确认或者上级机关批准，不得复制、摘转；

　　(二)收发、传递和外出携带，必须按照国家规定程序办理手续后由保密员或集团公司有关领导指定的人员负责，并采取必要的安全措施；

　　(三)必须在保密措施完善的设备或场地中保存。

　　集团公司及所属企业在对外经济往来与合作中需提供的文件、资料，内容如涉及国家秘密的，应按有关法律和法规规定程序办理。

　　第十三条属于集团公司企业秘密范围的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，应按国家保密工作有关规定和本办法要求处理:

　　(一)未经集团公司有关领导批准，不得复制、摘转；

　　(二)收发、传递和外出携带，由保密员或集团公司领导指定人员负责，并采取必要的安全措施；

　　(三)必须在保密措施完善的设备或场地中保存。

　　集团公司及所属企业在对外经济往来与合作中需提供的文件、资料，内容如涉及集团公司企业秘密的，应按本办法规定程序报请集团公司有关领导或所属企业领导批准。

　　第十四条举行涉及国家秘密或集团公司企业秘密的会议和进行其它具有保密要求的活动，应采取保密措施，并对参加人员进行保密教育，提出具体要求，其正式会议记录由集团公司保密室保存。

　　第十五条集团公司根据需要设专职保密员(机要秘书)，负责保密的具体工作。所属企业也必须按规定配置专职或兼职保密员。

　　第十六条专、兼职保密人员必须具备较强的政治责任感、思想水平和专业素质，热爱本职工作，有事业心和进取心。

　　第四章保密委员会工作职责

　　第十七条集团公司设保密委员会，在省保密局和集团公司党委的统一领导下，指导、部署和检查集团公司及所属企业的保密工作，其工作职责主要有：

　　(一)贯彻、执行党和国家以及省委、省政府的有关保密工作的方针、政策和规章制度；

　　(二)依照《中华人民共和国保密法》，拟定集团公司保密工作的规章制度和细则，并贯彻落实；

　　(三)指导、监督集团公司及所属企业的保密工作，确保保密工作有人管、管到位，责任落实；

　　(四)结合典型事例，定期开展保密宣传教育工作，增强全体员工的保密观念；

　　(五)定期召开集团公司保密工作会议，总结工作经验，制定工作计划；

　　(六)严肃处理失、泄密事件，并根据情节轻重，提出处理意见；

　　(七)定期组织保密人员进行业务培训，提高保密工作人员业务素质；

　　(八)规划、指导、实施集团公司现代办公设备的保密技术和保密措施，监督、检查和落实集团公司本部及所属企业计算机、办公网络及办公自动化系统的保密措施；

　　(九)加强对可能接触或掌握重大秘密的工作人员的防泄密、保密教育，完善电话通讯和办公自动化系统管理的保密制度，努力提高保密技术防范能力；

　　(十)积极开展调查、研究解决保密工作中出现的新问题；

　　(十一)积极完成上级交办的其它保密事项。

　　第五章奖励与处罚

　　第十八条具有以下情形之一的，应当给予奖励:

　　(一)长期从事保密工作，维护国家和集团公司的利益，作出较大贡献的；

　　(二)在改进保密技术、措施等方面成绩显著的；

　　(三)在紧急情况下，保护、抢救国家秘密或集团公司的秘密文件、资料的；

　　(四)同抢劫、盗窃、毁坏、出卖国家秘密或企业秘密文件、资料及其物品的行为进行斗争，以及对检举、揭发，破案有功的。

　　第十九条具有以下情形之一，根据情节轻重，给予纪律处分或依法追究刑事责任:

　　(一)违反保密纪律、玩忽职守、泄露或遗失国家秘密或企业秘密文件、资料的；

　　(二)对窃密或重大泄密行为不制止、不斗争、不报告的；

　　(三)对揭发检举窃密、失密、泄密的人进行报复的；

　　(四)利用国家秘密或企业秘密进行非法活动的。

　　第六章附则

　　第二十条集团公司所属企业应根据法律有关规定和本管理办法的要求，制定本企业的保密工作管理办法，报经集团公司批准后执行。

　　第二十一条本办法经集团公司总经理办公会议通过后执行，由集团公司保密委员会负责解释。

公司文件管理制度14

　　第一条档案的定义与范围

　　档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第二条档案管理的原则

　　档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。

　　第三条档案管理的责任部门和责任人

　　公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

　　各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

　　第四条归档的范围

　　1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

　　2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

　　3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

　　4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

　　5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

　　6.公司的各类申请、请求与相关部门的`批复;

　　7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

　　8.公司法律事务管理方面的文件材料;

　　9.公司各项目的技术图纸等资料;

　　10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

　　11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

　　12.公司历年获奖资料。

　　第五条归档要求

　　整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

　　1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

　　2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

　　3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

　　（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

　　（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

　　4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

　　5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。

　　第六条过程管理

　　属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

　　第七条档案销毁规定

　　公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。

　　部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

　　第八条档案借阅

　　1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

　　2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

　　3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

　　4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

　　5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

　　第九条档案备份规定

　　公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。

　　第十条档案保管

　　1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

　　2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。