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资料档案管理制度

　　在生活中，很多地方都会使用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家收集的资料档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

资料档案管理制度

资料档案管理制度1

　　为确保生物实验室各类活动记录、资料按要求归档、保存，特制订本制度。

　　1、与生物相关的'各类活动的记录均应按照本制度执行。

　　2、生物实验室的记录、资料保存不得少于20年。

　　3、生物实验室记录、资料应至少包括：生物手册、生物管理制度、人员培训考核记录、生物检查记录、健康监护档案、事故报告、分析处理记录、废物处置记录、实验记录、菌(毒)种和样本收集、运输、保存、领用、销毁等记录、生物危害评估记录、生物柜现场检测记录、消毒、灭菌效果监测记录等。

　　4、生物实验室资料档案原则上不外借。

　　5、因工作需要复制档案资料者需经批准。

　　6、超过保存期限的档案资料、记录，应透过生物领导小组的讨论、鉴定，批准是否实施销毁，销毁应至少两人实施，做好销毁记录。

资料档案管理制度2

　　第一条、项目文件的整理

　　1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

　　2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

　　3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

　　4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

　　5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。

　　第二条、项目文件的组卷

　　1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

　　2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

　　3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

　　第三条、案卷与卷内文件的排列

　　1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

　　2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。

　　3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

　　4、竣工图按专业、图号排列。

　　5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制度

　　第五条、声像材料整理

　　声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

　　第六条、项目文件的归档

　　1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

　　2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。

　　3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的'规定。

　　4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。

　　5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

　　第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

　　第八条、项目文件的归档时间

　　1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

　　即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

　　2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档案室移交）。

　　3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档（一周内）。

　　5、下列文件材料应随时归档：

　　5.1、变更、修改、补充的文件材料；

　　5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

　　5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；

　　5.4、其他临时活动形成的文件材料。

资料档案管理制度3

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的'检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等; 4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%; 4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

资料档案管理制度4

　　档案资料是各项社会实践活动的真实记录，是各项职能的具体反映，公路工程建设监理档案资料是公路工程建设监理的职能和工作内容；是制止公路工程建设行为的随意性和盲目性；保证建设行为符合国家法律、法规和有关政策；保证施工程序、质量按规范的要求实施，进度、造价按计划、合同实行。

　　1、对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。

　　2、对表格填写中的问题给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的`地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时反馈施工单位。

　　3、完成监理独立抽检资料和独立评定资料以及对所辖合同段的档案资料进行检查、督导、汇总和移交。

　　4、为实现公路工程竣工资料规范化、标准化的管理目标，驻地监理办在工程监理过程中必须使用建设单位统一印制的抽检检查表格及指令性表格。

　　5、从建设项目开工之日起，驻地监理办安排专人收集、分类整理存档的文件、重要会议记录、变更设计文件、综合管理类的往来文件、独立筹建资料及工程监理过程中采集的照片、底片、音像、图片、磁盘、光盘等非纸张载体资料，

　　力求做到资料整理与施工进度同步。在对建设项目的形成、积累的资料分阶段进行整理、归档和保管工作中，属于建设单位归档范围的档案资料，驻地监理办应按时整理，工程竣工后移交建设单位。移交前综合管理类文件、、重要会议记录、变更设计文件及非纸张载体资料按年度、按合同段、按问题、按保管期限进行整理；独立抽检资料按合同段、以每公里为单元或按单位工程、分部、分项工程以方向进行整理。

　　6、驻地监理办设一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理本建设项目在监理过程中形成的档案资料，并配备必要的档案设备。

　　7、驻地监理办必须做好档案资料的管理工作，对管理处、总监办、驻地监理办、承包人、地方政府、设计单位之间的有关质量、进度、费用及其它的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。

资料档案管理制度5

　　第一条、项目档案的整理

　　全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括：

　　1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。

　　2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的`分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写档案号。

　　3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

　　4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格

　　第二条、项目档案的移交

　　1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。

　　2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。

　　3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

资料档案管理制度6

　　第一节总则

　　第一条档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制定本制度。

　　第二条归档的档案应字迹清晰、完整有效。

　　第二节应急档案管理

　　第三条各部门应将文字资料的收集归档工作列入各部门科员的职责范围。

　　第四条应急救援档案归档范围，凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：

　　（一）具有保存价值的本单位正式收文、发文、除文件的正件外，还应包括它的附件；

　　（二）本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件，包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等；

　　（三）本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料（即内部文件）；如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；

　　第五条应急救援档案归档要求

　　（一）已经办理完毕并有保存价值的.文件都应及时归档，任何人不得随意留存。

　　（二）归档的文件材料要收集齐全（包括附件，附图），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

　　（三）存档文件必须为原件；

　　（四）文件归档时要有交接手续；

　　（五）每年六月份之前，各部门兼职档案员向矿档案室移交已归档完毕的上一年的文件材料并办理移交手续；

　　（六）各部门兼职档案员和具体办公人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作；

　　第六条应急救援档案的借阅

　　（一）根据《石岩沟煤矿档案借阅利用制度》办理相关手续方可借阅，并填写利用效果反馈登记簿。

　　（二）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天。

　　第七条应急救援档案的保管及销毁

　　（一）专职档案员有责任对矿各部门文书档案的归档进行监督指导；

　　（二）矿综合档案室负责集中统一管理所有文书档案；

　　（三）专职档案员对各部门移交的文书档案按标准进行整理，分类，编目、统计、保管，并进行数据化管理，方便快捷提供利用。

　　（四）档案保管期限分为永久、长期、定期三种，定期开展档案鉴定工作，对保管期满的档案经相关手续后可以销毁，并建立文书档案销毁清册。

资料档案管理制度7

　　1. 试剂的保管

　　1.1化学试剂应指定专人保管，并有登记。

　　1. 2在固体试剂和液体试剂及化学性质不同或灭火方法相抵触的化学试剂应分柜存放。

　　1.3受光照易变质、易燃、易爆、易产生有毒气体的化学试剂应存放在阴凉通风处，易燃易爆物应远离火源。

　　1. 4易挥发试剂应贮放在有通风设备的房间内。

　　1.5剧毒试剂应专柜存放，双人双锁保管。

　　1.6试剂使用应有记录，剧毒试剂的领用需实验室负责人签字。

　　1.7配制的试剂应贴标识，注明试剂名称、浓度、配制时间、有效期及配制人。

　　1. 8每周六下午检查试剂是否过期，过期试剂应及时妥善处置。

　　1. 9配制的试剂除有特殊规定外，存放期不应超过三个月。

　　1.10应定期检查试剂是否齐全，所缺试剂应及时申请购买。

　　2. 化学药品必须根据化质分类存放，易燃、易爆、剧毒学性、强腐蚀品不得混放。化学药品要存放在专用橱（柜）内，有存放专用橱（柜）的储藏室；有阴凉、通风、防潮、避光等条件；有防火防盗安全设施。

　　3. 存放药品要专人管理、领用，存放要建帐，所有药品必须有明显的标志。对字迹不清的标签要及时更换，对过期失效和没有标签的.药品不准使用，并要进行妥善处理。

　　4. 试验药剂容器都要有标签，对分装的药品在容器标签上要注明名称、规格、浓度；无标签药品，不能擅自乱扔、乱倒，必须经化学处理后方可处置。实验室中摆放的药品如长期不用，应放到药品储藏室，统一管理。

　　5. 化学药品盛装容器应封闭，防止漏气、潮解。见光容易起变化的化学药品应装在深色的玻璃容器或避光的容器里，对化学药品包装和药品质量要定期检查。

　　6. 要加强对火源的管理。化学药品储藏室（橱）周围及内部严禁火源；实验室的火源要远离易燃、易爆物品，有火源时，不能离人。

　　7. 危险物品的采购和提运按公安部门和交通运输部门的有关规定办理。剧毒、放射性物体及其它危险物品，要单独存放，由双人双锁专人管理。存放剧毒物品的药品柜应坚固、保险，要健全严格的领取使用登记。

　　8.要经常检查危险物品，防止因变质、分解造成自燃、自爆事故。对剧毒物品的容器、变质料、废渣及废水等应予妥善处理。

　　9. 管理人员要建立化学药品（化学药品）各类帐册，药品购进后，及时验收、记帐，使用后及时消帐，掌握药品的消耗和库存数量；不外借（给）药品，特殊需要借（给）药品时，必须经领导批准签字。

　　10. 试剂的使用

　　10.1取用化学试剂前应检查试剂的外观，注意其生产日期，不得使用失效的试剂。如怀疑有变质可能时，应经检验合格后再用。使用中要注意保护瓶上的标签，如有脱落应及时贴好，如有损毁则应照原样补全并贴牢。

　　10.2取用液体试剂只准倾出使用，不得在试剂瓶中直接吸取，倒出的试剂不可再倾回原瓶中。倾倒液体试剂时应使瓶签朝向虎，以免淌下的试剂沾污或腐蚀瓶签。

　　10.3取用固体试剂时应遵守“只出不回，量用为出”的原则，倾出的试剂有余量者不得倒回原瓶。所用牛角匙应清洁干燥，不允许一匙多用。

资料档案管理制度8

　　为确保统计资料的完整及连续性，加强统计资料的保密管理和有效利用，统计资料实行档案化管理。

　　一、定期整理统计资料，加强统计资料管理。各种统计资料保存连续完整，及时按照归档要求整理、装订、编号、管理、移交;及时备份同期计算机统计资料、统计软件，并保证与纸介质资料一致，积极推行档案存储光盘化;能够将年度统计资料整理成册。

　　二、设立专门的档案橱，确保档案资料完好无损。

　　三、各种统计报表和分析资料、原始记录及有关统计工作的文件、材料做到及时整理，分类入楼，并对历史统计资料搞好搜集和整理。

　　四、统计人员调动或调整时，要分类别、按时间先后顺序搞好交接。交接的资料、材料要列出清单，并由交接双方签字。

　　五、各种统计资料要妥善保管，严格遵守《统计法》和《保密法》中有关统计资料保密工作的规定，不得乱翻阅，严格借阅手续，杜绝统计资料丢失现象的发生。

　　六、按照文书档案管理标准，及时向综合档案室移交，并办理移交手续。

　　一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的''管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

　　二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

　　三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

　　四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

资料档案管理制度9

　　一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。

　　二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。

　　三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。

　　四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

　　五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的'人员可查阅,不得给其他无关人员。

　　七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。

资料档案管理制度10

　　为了使科研档案的管理更加系统、规范和科学，提高科研的管理水平，制定以下制度：

　　一、科研档案的建立规范

　　1、档案实行一题一档制度。

　　2、每个课题必不可少的材料（开题报告、论证书、立项书、批准书、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等）。课题研究过程中全部纪实材料及主卷的'佐证材料。（现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等）

　　3、课题档案材料要注意原始性、真实性。

　　4、每卷档案都要有卷首页，便于查找。

　　二、科研档案内容：

　　（一）、课题档案

　　课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，它指文字资料、电子资料、音像资料等。

　　1、前期档案：包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。

　　2、中期档案：中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料（实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等），中期研究成果（阶段总结、论文、获奖证书等），阶段检查记录等。

　　3、后期档案：包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书，成果应用等。

　　（二）、教学成果档案：论文、创新、教具制作

　　（三）、试题：试卷档案

　　（四）、综合档案

　　包括：

　　⑴各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的文件、法规、制度；

　　⑵科研规划、计划、科研工作总结；

　　⑶有关会议材料、领导讲话；

　　⑷科研信息资料；

　　⑸教师培训材料；

　　⑹科研工作检查记录；

　　⑺获得的各种奖励材料等。

　　三、科研档案归档：

　　1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质，相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。

　　2、归档工作实行签字制度。

　　3、对于个人有关资料，个人需要保留原件，应将复印件交档案室留存。

　　4、课题档案实行结题统一上交（或分阶段上交）。

资料档案管理制度11

　　档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：

　　1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办公室主任具体负责，教导处、总务处、教研组有关人员协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

　　3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

　　4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　7、积极做好档案资料的`“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

　　9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

　　11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。

资料档案管理制度12

　　一、目的

　　对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。

　　二、范围

　　2.1适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

　　三、职责

　　3.1质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

　　3.2各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

　　3.3财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。

　　3.4宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

　　3.5质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

　　3.6办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

　　3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的.格式并批准实施。

　　3.8各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。

　　3.9各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

　　3.10技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。

　　四、程序

　　4.1记录格式的确定

　　4.1.1技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。

　　4.1.2质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。

　　4.1.3质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。

　　4.1.4所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

　　4.1.5在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。

　　4.1.6上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。

　　4.2记录的内容要求与改进

　　4.2.1格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。

　　4.2.2原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。

　　4.3记录的填写

　　4.3.1各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

　　4.3.2记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。

　　4.3.3记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

　　4.3.4检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。

　　4.4记录的更改

　　4.4.1当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

　　4.4.2如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

　　4.4.3电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。

　　4.5记录(档案)的收集与归档

　　4.5.1本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。

　　4.5.2记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。

　　4.5.3各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》，于规定时间交档案室归档。

　　4.6记录的保存和管理

　　4.6.1档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度---科室---保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。

　　4.6.2档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。

　　4.6.3记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序

　　4.6.4电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。

　　4.6.5档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写《档案统计登记表》报上级部门。

　　4.7记录(档案)的借阅

　　4.7.1对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，和借阅本专业范围的业务档案，受控文件资料借阅按《文件控制程序》执行。

　　4.7.2外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。

　　4.7.3工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。

　　4.8记录的清理、处置和销毁

　　4.8.1办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。

资料档案管理制度13

　　1、档案鉴定制度

　　1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

　　2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

　　3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

　　4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

　　5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

　　6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

　　2、档案借阅管理制度

　　为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

　　3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

　　4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

　　5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

　　6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

　　3、档案保密管理制度

　　一、档案竖家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

　　二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

　　三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

　　四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

　　五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

　　六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

　　七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

　　八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

　　九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、友，出入公共场所。

　　十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

　　4、档案复制制度

　　1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

　　2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

　　3、复制后要及时进行登记。

　　5、档案统计制度

　　1、档案统计工作是以档案工作中量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的'现状、发展过程及其一般规律性的工作。

　　2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

　　3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

　　4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

　　5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

　　6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

　　7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

　　8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。

　　6、档案库房管理制度

　　1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

　　2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

　　3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。

　　4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。

　　5、库房要保持温度在摄氏14-24°c，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

　　6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的'案卷，及时进行抢救。

　　7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;筏作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。

　　7、档案销毁制度

　　1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

　　2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

　　3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

　　4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

　　5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

　　6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

　　8、统计资料档案管理制度

　　一、统计档案包括：统计台帐、统计年报及统计调查、统计分析、文件等有保存价值的统计资料。

　　二、统计档案属国家所有，任何人不得据为已有，统计人员因工作变动时，必须移交所有统计档案资料。

　　三、统计档案要有专人负责，并严格遵守档案管理的`有关规定，统一编号、统一格式装订，保管期限按照国家档案管理制度的有关规定执行。

　　四、统计档案严格执行统计档案资料的保密制度，不准外借，不准私自带回家中，不准损坏丢失。

　　五、统计档案要及时整理归档，并妥善保管。

资料档案管理制度14

　　第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。

　　第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

　　1、项目准备阶段

　　建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

　　2、项目施工阶段

　　项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

　　3、项目试运行阶段

　　试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

　　第三条、收集范围

　　1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的`文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

　　2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

　　第四条、收集时间

　　各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

　　第五条、项目文件质量要求

　　1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

　　2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

　　3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

　　4、录音、录像文件应保证载体的有效性。