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物业档案管理制度

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[通用]物业档案管理制度15篇

　　现如今，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编帮大家整理的物业档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

[通用]物业档案管理制度15篇

物业档案管理制度1

　　一、档案的建立。

　　1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

　　1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

　　1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

　　1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

　　1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

　　1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

　　1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

　　1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

　　1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、档案管理

　　2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

　　2.2档案管理要求：

　　2.2.1进行标准化的档案管理。

　　2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

　　2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的`安全、不丢失、不泄密。

　　2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

　　2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

　　2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

　　2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

物业档案管理制度2

　　档案室管理规定

　　一、归档制度

　　1、归档范围

　　公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

　　2、归档要求

　　归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

　　3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

　　4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

　　5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

　　二、保管制度

　　1、归档的.文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

　　2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

　　4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

　　5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

　　6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

　　7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

　　三、档案借阅、复印程序

　　提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

　　具体要求:

　　1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;

　　2、要爱护档案,::不得丢失;

　　3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

　　4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

　　5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

　　6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。

物业档案管理制度3

　　1目的

　　为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的`现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

　　2适用范围

　　适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

　　3职责

　　3.1档案管理员直接向行政主管负责。

　　3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

　　3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

　　3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

　　4档案存放位置

　　4.1电脑保存一份电子文档。

　　4.2xx四楼资料室。

　　5档案管理员

　　5.1行政人事部

　　6档案编号规则(见附件1)

　　7部门档案内容

　　7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

　　7.2财务部:财务资料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

　　7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

　　7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

　　8档案管理制度

　　8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

　　8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

　　8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

　　8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

　　8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

　　8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

　　8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

　　8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

　　8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

　　8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相关文档

　　9.1《档案编号规则》

　　10修订及实施

　　10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

　　10.2本规定修订权在公司。

　　10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

物业档案管理制度4

　　为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

　　1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。

　　2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

　　3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

　　4、凡是归档的`文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

　　5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

　　6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

　　7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

　　8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

　　9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

　　10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

　　11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

　　12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

物业档案管理制度5

　　(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

　　(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

　　(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

　　(4)文员根据返回工程部的'维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

　　(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

　　(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

　　(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

物业档案管理制度6

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

　　3、客户信息档案的`内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业档案管理制度7

　　●档案管理规定

　　1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

　　3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

　　4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

　　5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

　　9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　●小区管理保密规定

　　1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

　　2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

　　3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

　　4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

　　6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　●小区档案资料

　　1、小区验收档案:

　　1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

　　2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

　　3)小区机电设备保养合约。

　　4)小区公共区域设施设备验收记录。

　　5)小区公共区域设施设备移交记录。

　　6)单元验收及移交记录。

　　2、小区二次装修档案:

　　1)住户二次装修图纸及审批手续。

　　2)二次装修期间管理处监督检查资料。

　　3、住户资料:

　　1)小区住户入伙资料。

　　2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

　　4、小区管理文本汇编:

　　1)管理合同、业主公约、用户手册。

　　2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

　　3)小区各项管理分包合约。

　　5、小区设备维修保养资料:

　　1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

　　2)各类设施设备独立的`维修档案及日常巡检维修记录。

　　3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

　　4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

　　6、小区设施设备检测:

　　1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

　　2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

　　3)小区避雷系统有定期检测报告。

　　4)小区其他设施设备检测记录资料。

　　7、日常文档:

　　1)日常通知、文件的存档。

　　2)小区管理费收缴情况。

　　3)公司管理费财务报告。

　　4)会议记录。

　　5)值班记录。

　　6)安保值班记录。

　　7)其他管理记录。

　　●档案资料的管理要求

　　1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

　　2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

　　3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

　　6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

　　7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

　　8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

物业档案管理制度8

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区（大厦）的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　（一）管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表等；

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等；

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　（二）管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行；

　　2、专人管理（由负责内勤的'管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度9

　　为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

　　一、档案的分类：

　　1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

　　2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

　　3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

　　4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

　　5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

　　6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

　　二、存档：

　　1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

　　2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

　　（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

　　（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

　　（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

　　（4）文件的电脑存档。

　　（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

　　（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

　　三、借阅：

　　1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

　　2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

　　3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

　　4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

　　5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

　　四、专业技术资料的'管理

　　1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

　　2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

　　3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

　　五、文档的销毁

　　1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

　　2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

　　3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

　　六、档案立卷

　　每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

　　七、附则

　　1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

　　2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

　　3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

　　4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

物业档案管理制度10

　　一、档案管理总则

　　1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

　　2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。

　　3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

　　二、管理结构和职责

　　1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:

　　①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;

　　②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;

　　③组织培训各部门兼职档案管理员;

　　④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;

　　2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:

　　①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;

　　②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;

　　③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

　　三、公司档案归档范围和要求

　　1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

　　2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;

　　3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;

　　4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;

　　5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。

　　四、档案的管理

　　1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;

　　2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。

　　3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的'损失;

　　4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;

　　5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;

　　6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;

　　7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;

　　8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;

　　9、档案分电子文档和实物存取文档两种;

　　10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

　　五、档案的利用

　　1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;

　　2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。

　　六、档案的销毁

　　1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

　　2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。

　　3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。

　　七、附则

　　1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

　　2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;

　　3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。

　　4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。

　　八、项目图纸移交规定

　　1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。

　　2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。

　　3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

　　九、档案管理流程图:

　　1、项目资料:

　　相关部门分类整理

　　列出清单

　　部门经理审查签字

　　项目结束后移交公司档案员

　　档案管理员归类、编目组卷

　　建立电子档案

　　2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:

　　3、档案借阅

　　填借阅申请单

　　总办审批

　　登记借阅

　　按时归档:

物业档案管理制度11

　　一、制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

　　二、管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三、适用范围

　　客户档案资料的.管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1、收集客户单位资料

　　2、客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3、客户装修工程文件

　　4、客户迁入时填具之资料

　　5、客户资料补充

　　6、客户联络资料

　　7、紧急事故联络人的资料

　　8、客户与管理处往来文件

　　9、客户违规事项与欠费记录

　　10、客户维修记录

　　11、客户投诉记录

　　12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

　　四、注意事项

　　1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4、接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5、接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业档案管理制度12

　　一、总则

　　1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。

　　1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。

　　二、档案室的设立和管理

　　2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。

　　2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。

　　2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物业档案室的人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。

　　三、档案的收集和整理

　　3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。

　　3.2 物业档案室应对收集到的'档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。

　　3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

　　四、档案的保存和利用

　　4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。

　　4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的程序办理借阅手续。

　　4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。

　　五、档案的销毁

　　5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。

　　5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。

　　六、附则

　　6.1 本制度自发布之日起执行。

　　6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。

物业档案管理制度13

　　1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

　　(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。

　　(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。

　　(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。

　　2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

　　(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

　　(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

　　(3)从物业管理协会会刊中收集;

　　(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

　　(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

　　(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

　　(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

　　3、档案材料的`收集和清理的具体要求是什么

　　(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

　　(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;

　　(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

　　(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

　　(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

　　a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

　　b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

　　c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

　　(7)档案材料的卷宗的处理:

　　a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

　　b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

　　c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

　　(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

　　4、物业管理应保存的基本材料有哪些

　　物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

物业档案管理制度14

　　物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的'来源渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分类资料内容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单