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单位报销的管理制度

时间:2023-11-21 07:50:11 制度 我要投稿

单位报销的管理制度

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单位报销的管理制度

单位报销的管理制度1

  一、费用管理细则

  (一)差旅费、交通费

  1、出差申请与批准

  员工因公出差必须按要求填写《出差申请单》(格式见附件2)和《借款单》,分别按要求注明出差目的、行程路线、预计时间、预借款额及预计还款日期,由部门经理和主管领导签字批准后,分别转交公司人资行政部及财务部作为员工出勤以及差旅费借款、报销的依据。

  2、出差借款

  2.1出差人员凭批准的《借款单》作为差旅费借款依据。

  2.2财务对个人出差借款的执行原则为:前款不清,后款不借。即借款人若有前期未清的出差借款事项,待结清后才允许再次借款。

  2.3个人借款金额原则上不超过本人月度工资;新员工(处于见习期的员工)借款金额原则上不超过1000元;如有特殊用途超支借款,须经总经理签字特批。

  3、费用报销

  3.1销时间:原则上每周一、周六报销(特殊费用随时报销)。市场人员因出差产生的相关费用要求一周一报。

  3.2报销标准:见附件1《差旅费报销标准》

  3.3票据的管理:

  3.3.1出差人员凭取得的车票(含船票、机票)、住宿或会务发票、其他票据(不含保险费单据)报销;取得的票据须为本次出差实际发生的,并且符合国家规定的正规发票。

  3.3.2出差人员在报销时,票据粘贴要规范整齐,粘贴顺序为:车(船、飞机)票、住宿发票或会务票据、其他票据(不含保险费单据)并注明单据张数;车票有日期、起始地点的可直接粘贴,无日期、起始地点的要注明。报销时须后附经公司人资行政部标注具体返回时间的《出差申请单》,以便计算相应出差补助。

  3.3.3公司驻外办事处人员往返总部,参照出差人员的报销规定外,需另在车票后注明往返是由。

  3.3.4下列单据不准报销:白条、收据、大小写不符、字迹不清、时间不符的`、不合法的单据、涂改的单据、未盖章的发票等。

  3.3.5出差人员住宿费标准按《差旅费报销标准》规定执行,发生的住宿费在标准范围内据实报销,超标准部分原则上不予报销(特殊情况必须经公司总经理特批);如出差单据丢失,责任自负。

  3.3.6购买车票、飞机票、船票发生的订票费,凭合法有效票据据实报销;退票费原则上不予报销,特殊情况由公司总经理特批。

  3.3.7出差人员出差期间可乘坐的交通工具标准根据附件1《差旅费报销标准》执行。特殊情况需要升格使用交通工具的,应报公司总经理审批通过后执行,否则一律按可乘坐的交通工具最低费用标准报销。

  4、出差补助:

  根据出差天数,按照《差旅费报销标准》中的补助标准执行,超过部分原则上不予报销。

  4.1伙食补助:

  4.1.1出差(市区以内不按出差计算)来回时间不超过8小时的,只报车票,不享受伙食补助,但可以按公司规定的午餐标准(10元/日)领取补助。

  4.1.2出差人员外出参加各类会议(培训)时,如会议(培训)费中包含食宿费,则不再报销住宿费及会议(培训)期间的伙食补助。

  4.1.3差人员出差期间如有招待,每招待一次扣减半天的伙食补助,招待费用与差旅费同时报销。

  4.1.4无特殊原因不得单独报销异地招待费用。

  4.1.5未出差期间,相关人员凡是中午有招待需求的,一律不再享受午餐补助(10元/日)。

  4.1.6出差人员连续乘火车超过12小时或夜间(晚八时至次日凌晨七时)连续乘火车超过6小时且未坐卧铺者,补助20元,不再享受伙食补助。

  4.1.7员工10:00以后出差或16:00以前返回的按半日计算当日补助。

  4.1.8享受出差伙食补助的不再享受公司午餐补助。

  4.2交通补助

  4.2.1出差人员带车出差,报销时不计算市内交通费。

  4.2.2出差人员出差期间发生交通费,按照《差旅费报销标准》的交通补贴额在标准内据实报销,超标准的不予报销;若未发生交通费则不予享受交通补贴。

  4.2.3原则上不报销出租车费;特殊情况需要报销出租车费的,在单据后附由单位负责人批准的《出租车费报销审批单》。

  (二)业务招待费与外联费

  1、业务招待费是指各单位为满足经营或管理需要而发生的业务招待支出。

  2、招待费开支标准

  2.1渠道客户只提供工作餐,按20元/人标准控制;上游供应商一般按50元/人标准控制,重要客户按80元/人标准控制;

  2.2所有招待与外联费用,需事前以书面或短信形式向总经理申请同意,不得擅自决定;

  2.3招待前,自购烟、酒、茶叶,未经总经理批准不得在酒店消费烟、酒、茶叶。

  2.4招待金额超过200元的,需提供酒店菜单。

  3、单据审核

  3.1招待费报销须取得符合国家规定的正规发票(发票抬头需填制公司全称);如就餐地点无法提供有效发票,需提供收款收据,若合理合规,报销人需以其他合格的正规招待发票抵顶但同时附就餐说明。

  3.2报销时要后附公司总经理签批的《招待费用审批单》(见附件3)。

  3.3对丢失发票或取得假的发票的一律不予报销,责任自负。

  (三)手机电话费

  1、报销范围:手机费只报销正常的月租费、包月费、市内通话费、长途电话费、漫游费、短信费、功能费(含来电显示费)等,除此以外,如:SP信息费,互动视界费、滞纳金等其他费用一律不予报销;

  2、经批准报销手机费的人员,所报手机费发票显示的姓名应与本人一致;如不一致必须事先在财务部门备案,否则不予报销。

  报销手机人员因换号一个月发生两次交费时,除按规定在财务办理变更备案手续外,两号相加报销费用不得超出本人月度预算规定的标准。

  3、手机话费单据必须为正规的话费发票(采用预付费方式交纳话费的单据不作为报销的凭据),手机费报销额度以话费发票显示的实际发生费用为准,缴费额度不作为报销额度。

  4、报销额度的管控:

  业务人员的手机费报销额度按“预算额度X上月度指标完成比例”进行管控;职能部门人员的手机费用以预算额度进行管控。

  5、报销人员使用的手机,不得与家庭电话和亲友电话捆绑消费,一经发现将其所有报销的话费全部收回,并处以20%的罚款。

  (四)车辆费用

  按《公司车辆使用管理规定》执行。

  二、费用报销流程

  经办人填写报销单——>部门负责人审批——>会计主管审核报销凭证——>财务负责人审批——>总经理审批——>出纳审核并付款——>经办人签字领款

  三、费用预警的管控

  公司财务部门对超预算费用的支出与报销实施预警服务,对于违反财务纪律以及相关制度的费用支出与报销,公司财务人员有权拒绝支付并向公司总经理汇报,由公司总经理安排调查核实,并依据调查核实结果做出相关处理。

  对有质疑的单据,财务可请示总经理后视情况处理。

  四、罚则

  1、对违反招待相关规定的,将由公司总经理视情况具体处理;情节严重者将给予消费金额20%的处罚。

  2、对违反报销时限规定的,按20元/单处罚;累计三单以上无特殊情况者将不予报销。

  3、市场岗位不提交市场周报者,将不予签字报销。

  4、报销人无视公司报销制度,弄虚作假,虚假报销,除不予报销外,另给予100元处罚;其业务上级受连带责任,给予50元处罚。

  五、本规定由公司财务部负责解释,自下发之日起执行,其他与本规定相抵触的条款废止。

单位报销的管理制度2

  为规范xx有限公司(以下简称“公司”)费用报销业务流程,特制定本制度。以前制定的与本规定不相符合的条款一律废止,以本规定为准。

  一、费用报销票据要求

  1、费用报销应提供合法、真实有效的发票及行政事业单位收据。

  2、发票抬头必须填写公司全称,即“xx有限公司”,不得多字、少字或错字。若是定额发票,票面上要求填写单位名称的也应填写完整。

  3、发票日期与费用报销日期应大体一致,一般不得跨年度报销。

  4、发票内容应与真实的业务一致,不同类型的发票应按经济业务的类型分项整理填写在费用报销单上。

  5、发票所开具货物或者劳务名称应与销货单位的经营范围一致,且货物或者劳务名称一般应为具体商品名称或者劳务,不能开具概括性的商品或者劳务名称,如宣传用品、办公用品等。若具体的商品比较多,可以如上述开具,如宣传用品、办用品等。若具体的商品比较多,可以如上述开具,如“材料一批”、“办公用品一批”,但应付“明细清单”,详细罗列具体的商品名称、数量、单价、金额并加盖发票专用章或财务专用章,并不得出现“衣服”、“皮包”、“手表”、“礼品”等个人生活用品。

  6、发票金额大小写必须一致,数量、单位、单价必须匹配。

  7、所取得的发票上的印章应为“财务专用章”和“发票专用章”,用票单位、收款单位、供应商单位三者应保持一致,并与相关附件的单位名称相符。

  8、发票不得涂改或者在其表面乱写乱画,有实物需要验收的应由验收人在申购单上签字确认。若需要其他备注的可以再其它单据上注明。

  9、除财务部门监制的行政事业单位收费收据外,其他收据原则上不能作为报销凭证。

  10、不符合以上要求的票据,公司财务部有权退回当事人,并要求其重新提供合法有效的票据。

  11、发票必须真实有效,不得虚开、代开或有意取得假的发票、作废发票及失效发票。

  二、凭证填写及票据粘贴要求

  1、各部门应根据经济业务类型选择使用公司财务部统一订制的差旅费报销单、费用报销单、付款单、代垫费用单等。付款单一般在需要通过银行转账支付的情况下使用。

  2、报销单与付款单应一律用黑色或蓝色钢笔或者签字笔填写,不得使用圆珠笔填写。

  3、报销单或者付款单应按照项目填写完整、清楚,不得涂改。报销金额必须保持大小写一致,填写大写金额时应在最高位的上一位封顶(符号为“?”),其余位置(包括角、分位)陆没有数字必须填写“零”。不能用“×”、“——”、“0”、“另”等符号表示。

  4、费用报销所附票据(面积小于报销单)应从右到左粘贴在粘贴单(白纸也可)上,不得直接粘贴到费用报销单上,不得以印制的未报废报销单据作为粘贴单。

  自制粘贴单大小与报销单一致,上面不得载有保密信息。票据四边不能超过粘贴单宽度,并且平铺粘贴,具备层次感,不得将大量票据重叠粘贴。票据较多时可以多使用几张粘贴单,每张粘贴单上单据数量要适度,并保持单据平整,厚度均匀。票据过大时应按费用报销单大小折叠好,个票据不得突出于粘贴单和费用报销单之外。

  5、宽度、长度不一致的票据尽量分开粘贴,不同金额的票据分类粘贴,便于核实。

  6、小型发票不得粘贴在票据的左上角(左上角2厘米范围内不得粘贴有实质内容的票据),一方便装订后查阅。

  7、不符合以上要求的,公司财务部有权退回要求重新粘贴或者填报,且不论是否通过相关审批流程。

  三、报销费用时间规定

  1、一般性的费用报销,原则上在业务发生后1个月内到公司财务报账。

  2、原则上当月的.费用应在当月报销完毕,不得无故将费用延后。所有费用用在年度终了(12月31日)前报销完毕,一般不得留待在第二个年度结算。凡是以前年度的费用在第二个季度报销的,如无特殊原因公司财务部有权拒绝。

  四、费用报销所需附件

  1、办公费用

  (1)费用报销单

  (2)正规普通发票

  (3)申购单

  (4)如果汇总开具办公用品发票,必须附详细清单

  (5)大额采购需要附采购合同,定点采购可签订期间合同,合同应交公司财务部备案

  (6)验收单或入库单

  2、通讯费

  (1)费用报销单

  (2)通讯发票

  3、差旅费

  (1)差旅费报销单

  (2)出差的交通发票、住宿发票、通讯费发票等

  (3)出差申请单

  4、车辆费用

  (1)费用报销单

  (2)正规的油费、维修费、过路过桥费、停车费、保险费、车船税等于车辆有关的发票。

  (3)车辆维修需维修申请单和车辆结算单。

  5、业务招待费

  (1)费用报销单

  (2)正规的餐饮业或者服务业普通发票。娱乐行业发票不得作

  为业务招待费报销

  (3)按月结算的需附消费清单(备案)

  6、其他费用报销

  (1)费用报销单

  (2)相关业务证明

  (3)与经济业务吻合的正规票据

  上述费用报销金额超过2万元(含2万元)以上的,一般应附相关合同等资料通过银行转账方式支付。

  五、本规定自发行之日起执行,由公司财务部负责解释和修订。

单位报销的管理制度3

  第一章总则

  第一条目的

  为规范公司费用报销流程,做到有计划、合理地控制费用支出,节省资金,促进企业健康发展,依据企业实际情况,特制定本细则。

  第二条适用范围

  本细则适用于全公司

  第二章管理原则及职责

  第四条管理原则

  (一)费用报销的内容应当真实、合理;报销的凭证应当合法、有效;报销的手续应当健全、严格。

  (二)各项费用开支一律凭证式发票报销。

  (三)费用发票要求开票单位填写清楚,大、小写相符,不得涂改,要素齐全,要素包括:发票抬头(公司完整开票信息)、商品名称、数量、单价、金额、日期、开票单位发票章、发票监制部门监制章。不符合要求的发票,不予报销。

  (四)办理报销必须根据不同费用类型填制报销单据。对支出内容填写不清的、单据填写金额与附件不一致的,不予报销。

  (五)当月费用当月及时报销,不得跨月报销。

  (六)根据公司薪酬福利管理制度,对于已享受公司各类补贴、津贴的人员,不再报销其与补贴、津贴范围重叠的相关费用。

  (七)对于公司统一管理、发放、结算的各类费用事项,参照相关对应制度执行,由公司统一与合作单位结算的,不再另行向员工支付相关款项。

  (八)本细则所涉及报销人费用使用标准的级别为公司人力资源部制订的职级。

  第五条管理职责

  (一)报销人:对申请报销的内容真实性、完整性负责。

  (二)报销人所在部门负责人:对报销内容的真实性和合理性进行审核。

  (三)财务管理部:对原始票据的合法性、有效性,报销金额的准确性以及报销内容是否符合报销规定进行审核。

  第三章具体实施细则

  第六条行政类费用

  (一)费用定义

  一般是指因日常运营发生的行政管理类的费用。此项费用由各公司行政部进行统一管理。

  主要包括:办公费用、电话费用、信息运维费用、车辆费用、水电费用、维修保养费用、租赁费用、物业管理费用、办公区域装修费用、低值易耗品购置费用等。

  (二)费用报销标准

  各项行政类费用按照对应管理部门的相关管理规定据实结算。

  (三)附件要求

  1、各项费用报销均需提供发票原件或公司内部自制表单;

  2、日常办公文具、低值易耗品、劳保用品等批量采购的物品和书籍购置,需提供审批通过的采购申请单或钉钉审批流程截图,入库清单或明细订单;

  3、车辆费用中维修、保养同时需提供维修清单,车辆保险费用报销需注明保单保管人,根据使用年限、行驶里程和车况,达到大修标准的车辆,应事先由驾驶人员提出报告,经行政部及上级领导同意后方可送到具备修理条件的定点厂家进行修理;

  4、固定资产购置后报销,需在设备接收后7个工作日内将设备接收单提交至财务部,费用报销时需提供相应入库单设备接收单复印件,注明固定资产编号、使用人、接受时间;

  5、租赁费用报销,同时需提供租赁合同复印件。

  6、水电费用及物业费报销,如先付款后到票的情况需提供催缴单作为附件并在备注中列明费用所属时间段,如发票直接开具给物业公司,需提供物业公司开具的费用分割单;

  第七条交通费用

  (一)费用定义

  因公务需要,在办公常驻所在地外出乘坐公共交通工具所发生的费用。且按公司出差流程进行提前申请,对应钉钉外勤考勤双项前提下,所发生的交通费用予以审核报销。

  (二)报销范围

  1、因公务需要,外出乘坐市内公共交通工具:公交车、地铁等所发生费用;

  2、因公务需要,外出乘坐出租车、网约车,需符合以下条件:

  (1)外市出差的出差地;

  (2)公司加班(指因工作需要加班,并已提前报备加班申请,经上级审批通过的加班)至21点之后;

  (3)领导安排的紧急事务;

  (4)出差出发时间7点之前及返回时间21点之后;

  (5)相应职级人员,发生的市内交通费用。

  3、不得报销范围:

  (1)极短途行程(小于3公里);

  (2)上下班产生的市内交通费;

  (三)费用报销标准:实报实销。

  (四)附件要求:发票原件。

  (五)其他要求

  1、除出租车、协议网约车外,其他市内交通费用应一人一报,不得多人汇总报销。

  第八条业务招待费

  (一)费用定义

  行政职能部门因工作需要招待客户所产生的包含但不限于各种餐饮、送礼等费用。

  (二)费用报销标准餐饮招待费报销标准

  一次招待,人均超200元或单次招待总额超过2,000元;对同一对象一年内累计招待、送礼金额超过5,000元,需经过美年大健康集团合规部审核方可报销。

  招待费应严格执行招待标准,接待用餐时应合理控制陪同人数。

  (三)附件要求

  1、各项招待费用,凭发票原件报销;

  2、有经授权主管审批的业务招待申请单。

  (四)其他要求

  1、业务招待费用需先审批后使用,需先在每刻报销中填写业务招待审批单,有授权的主管审批后实施。

  2、报销业务招待费用时,报销内容中应注明招待何单位、招待客人数及陪同人数,并关联事前提交并通过的业务招待申请单。

  3、公司任何员工,一律不得将个人招待消费纳入招待费用内报销。

  4、业务招待费严格执行一事一报的原则,同一事项支出不允许拆分审批和报销。

  第九条差旅费用

  (一)费用定义

  因公务需要,离开办公所在城市的行程产生的费用。

  主要包含交通费用、住宿费用、异地市内交通费、出差补贴。

  (二)费用报销标准

  1、差旅费用报销标准一览表

  差旅费用报销标准一览表

  1)、月度经营会议、年度会议或第三方组织举办的会议住宿标准及餐费按会务组统一公布的价格为准,报销时应提供证明文件,无补贴;

  2)、2人及以上人员同行差旅标准从级别最高人员;2人同住1间时,以级别较高人员住宿标准X1.5倍确定2人的住宿标准;

  3)、特殊地区指:北京、上海、深圳、广州;

  4)、省会城市及其他指:各省省会城市、厦门、青岛、大连、苏州、天津、重庆、宁波、温州、东莞;

  5)、一般地区:指上述城市之外的其他城市;

  6)、午餐补贴天数计算规则为:以机票或者火车票、长途汽车票出发时间为准,若工作日时间出差不满半天按0.5天计算补贴,不满一天超过半天按照1天计算补贴;若非工作日时间出差不满半天没有补贴、不满一天超过半天按0.5天计算补贴、满一天按照1天计算补贴。下午从13点以后开始计算、上午至12点截止。

  (三)附件要求

  审批结束的出差申请单为差旅费报销的必要附件凭证,差旅各类费用的具体附件要求如下:

  1、交通费:发票原件;

  2、住宿费:发票原件及酒店入住清单;

  3、异地市内交通:发票原件(网约车需提供清单、时间、目的地必须一致);

  4、出差补贴:体现实际出差日期的审批完结的出差申请单。

  (四)其他要求

  1、员工出差,无论何种类型的出差均需在系统中发起出差审批流程,员工的差旅费报销,需同步附上系统中审批完结的`出差申请流程作为报销依据;

  2、差旅行程中发生机票,由公司统一预订;住宿行为,出差人可在商旅系统中按照个人职级进行预订;

  3、所有人员严格按照《差旅费用报销标准一览表》规定的标准执行,超出标准部分的费用由员工个人自行承担,情节严重的按违纪处理。

  4、商务出差是工作行为,不是玩乐旅游,出差的工作安排必须紧凑、饱满且有工作成果产出。杜绝低效、无效出差,严厉惩戒任何假借出差名义到地方公司旅游观光玩乐的行为。

  5、出差人员乘坐飞机要从严控制,出差目的地有动车高铁且行程不超过八小时,需选乘动车高铁出行;

  6、无论任何原因、任何情况,自行预订机票均不予报销;

  第十条会务费用

  (一)费用定义

  因公需要,参加外部会议或组织会议而发生的相关费用,包括会议期间租用的场地费用、车辆费用、资料印刷费用、物资费用、住宿费、餐费,往返交通费等。

  (二)费用报销标准

  实报实销,交通、住宿、补贴和招待参照差旅费用和招待费用标准执行。

  (三)附件要求

  发票原件及参会批示或会议组织批示。

  (四)其他要求

  1、参加外部会议,应有部门负责人指定参会人员的批示,参会人员在费用

  报销时提供该批文;

  2、组织会议,应有会议组织相关的通知或批复生效的批文、会议流程说明、会议签到表等,会议批示应包括但不限于会议时间、地点、人员、议程及主题等。

  3、单次会议的相关费用应一次性报销完成,不得拆分多次报销。

  第十一条培训费用

  (一)费用定义

  因公需要,安排或组织员工参加培训或员工申请参加与本岗位相关的培训所发生的培训费、资料费、差旅费,师资费等。

  (二)费用报销标准

  实报实销,如有住宿、交通等费用发生,参照本细则第三章第七条、第八条和第九条执行。

  (三)附件要求

  发票原件及培训通知/申请等。

  (四)其他要求

  1、参加外部培训,应有部门负责人指定参培人员的批示或员工经部门负责人批准的培训申请;

  2、内部组织培训,应有相应的培训通知;

  3、单次培训的相关费用应一次性报销完成,不得拆分多次报销。

  第十二条中介费用

  (一)费用定义

  因公需要,外聘中介机构进行业务咨询、审计、评估、验资、公证等以及外聘企业相关业务顾问而产生的相关费用。

  (二)费用报销标准:实报实销。

  (三)附件要求:发票原件及合同复印件。

  第十三条招聘费用

  (一)费用定义

  1、服务费:猎头公司人才推荐费、招聘网站费、招聘软件费及其他招聘渠道费用;

  2、专项招聘费:面试场地费、宣传用品费、服务费;

  3、面试费:应聘者往返面试地点的交通及住宿费;

  4、入职费:体检费。

  (二)费用报销标准

  1、服务费&专项招聘费:实报实销;

  2、面试费:由人力资源部按照招聘岗位的级别,参照公司正式员工出差标准执行;

  3、入职体检费:员工转正后,可报销100元以内在公司体检机构入职体检费。

  (三)附件要求

  1、服务费&专项招聘费:发票原件及合同复印件;

  2、面试费:经人力资源部签字的面试确认表;

  交通费:发票原件及人选参照职级;

  住宿费:发票原件、酒店入住清单及应聘的职级;

  本地交通费:面试期间本地交通费发票原件,面试人应在发票上签字。

  3、入职体检费:新员工本人签字的入职表

  体检费:发票原件;

  住宿费:发票原件+酒店入住清单。

  (四)其他要求

  需同时报销多笔费用的,须附明细清单。

  第十四条专项费用

  (一)费用定义

  用于专项事项所产生的费用,主要是捐赠、赞助支出,行业协会会费支出,购买大型软件及办公系统,及各类专项活动事项。

  (二)费用报销标准:实报实销。

  (三)附件要求

  发票原件及相关文件。

  公司各类专项活动事项还应提供相应合同或专项事项费用报告。

  第四章具体实施流程

  第十五条报销纸质单据粘贴规定

  (一)票据粘贴统一用A4纸作为底纸,竖向粘贴。单据粘贴时,底纸左侧留出三公分装订线。票据较多时可使用多张底纸,但必须在每张底纸底端标注小计金额及页码,如:“小计:100元,1/4”。

  (二)不同类型票据分类粘贴报销,如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等,按照类别由左至右、由上至下顺序粘贴。如果同类票据大小不一样,按照金额先大后小的顺序粘贴。

  (三)粘贴的原始单据相互不能覆盖、遮挡,每张平铺粘贴。

  (四)将胶水涂抹在票据背面,沿着底纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右三边依次均匀排开横向粘贴,避免将票据贴出底纸外。不要将票据集中在底纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订不整齐,达不到装订要求。

  第五章附则

  第十六条本细则由财务管理部进行制订。

  第十七条本细则自发布之日起生效。

  第十八条本细则的解释权归财务管理部。

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