采购部管理制度
随着社会不断地进步，人们运用到制度的场合不断增多，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编帮大家整理的采购部管理制度，欢迎阅读与收藏。
采购部管理制度1
一总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二采购部人员职责及管理制度
1.热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。
2.廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。
3.负责公司生产所需材料的采购工作。
4.负责供应商的开发、管理及维护工作。
5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6.大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。
8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9.做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。
10.完成领导交办的其他工作。
三采购工作流程
采购部作为一个职能部门,在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任,采购工作的好坏,直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,较低成本最有效的方法。在项目实施的过程中,采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为项目的顺利实施做出各自的贡献。
具体的工作流程如下图所示:
1.在项目的初始运作阶段,采购部根据项目部、投标部的具体要求,配合进行投标的材料报价,以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2.项目正式运作后,采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求,对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写,生产或者项目负责人签字后生效,一试三份,一份申请人留存,一份发往采购部,一份发往工厂或者生产基地。
3.采购部接到《材料申购单》后,根据所需材料的规格,质量要求,数量,生产地址等实际情况,向公司已经确定的合格供应商中的3家―5家发出《材料询价单》(附表2)。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字,盖公章后回传,签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一,需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》(附表3),同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。
4.供应商根据《材料订购单》安排生产运输,各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。
5.工厂和生产基地在所需材料到场后,应由专人负责材料的质量、数量检查,检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照,质量和数量都准确无误后才能进行收货,然后填写《材料到货单》(附表4),相关责任人签字后回传采购部。
6.工厂或者生产基地完成生产任务后,及时通知采购部,由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定,便于统一定价,统一结算,节约运输成本。
7.项目完成后,采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时,采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》,同时向财务部递交此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》,如有需要,采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。
8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票,财务部在收到发票后即向供应商付款。
四采购部发展规划
原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节,早在几年前,资深的管理专家就提出了:采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今日,又有多少个公司能真正的做到这点呢
降低采购成本不是一个短期的目标,也不是短期内就可以达成的目标,而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略,是需要长期的工作经验的积累和公司整体的'采购流程,采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作,来完成这一共同目标。
我们采购部的初步计划如下,其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整,但是保证前进的大方向永远不变
(一)在3个月内完成采购体系的建立,包括采购制度,工作流程,供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核,每种材料确定出5―10家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。
(二)在6个月内完善采购体系,修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨,高效,准确的运行。
(三)在1年内建立高效的采购团队,杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误,不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失,建立完善的采购管理体系,能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利,能看到采购成本降低带来的实际效果。
(四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。
采购部管理制度2
1、制定采购计划
(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的'预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。
采购部管理制度3
1、制定采购计划
(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的'计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。
验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。
采购部管理制度4
1.申请
①用车部门逐项填写内部用车申请单,经部门经理审核、签字。
②将用车申请单转到总办,根据需要和车辆调度情况派车。
2.审批权限
①使用小车由总经理审批.
②使用其它车辆由行政办主任签批.
③值班、节假日用车持部门经理签字的申请单出车,并报行政办备案。
3.车辆使用原则
凡出塘厦区域车辆,提前一天申报,以便总办统一编制长途用车计划,提高车辆使用率.
4.市内用车原则
①凡属部门正常用车(如每周、每月例行用车),应提前半天将用车申请单报总办。
②本着节约的原则,凡路途较近,时间允许又不需载货的',一般不派车。
5.凭用车申请单派车
①一般情况下,必须凭内部用车申请单向行政办申请派车。
②遇特殊情况,由行政办公室主任电话通知,可先出车,但事后须及时补单。
③未经批准,禁止无调度单(特殊情况为申请单)找司机出车。一经发现私自出车现象,用车人必须按酒店出租车费标准付费,同时扣发司机部分效益工资。
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