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档案数字化安全管理制度（精选17篇）
在快速变化和不断变革的今天，很多地方都会使用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编帮大家整理的档案数字化安全管理制度，希望能够帮助到大家。
档案数字化安全管理制度 1
为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。
（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。
（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。
（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。
（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。
（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的.工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。
（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。
（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。
（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。
（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。
（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。
（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。
（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。
（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。
档案数字化安全管理制度 2
1.总则
1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理
2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
2.6制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
3.数字化服务机构的安全管理
3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。
3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。
3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。
3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。
3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。
3.6数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。
3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。
3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。
4.数字化场所的安全管理
4.1数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。
5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数字安全与网络临近软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。
5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。
5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。
5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质(包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。
5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。
5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
6.档案实体的安全管理
6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的`一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。
6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。
6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。
6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。
6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。
6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。
6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。
7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。
7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。
7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
档案数字化安全管理制度 3
1.档案数字化加工人员必须政治清楚，不得有涉外社会关系，责任心强，做事细心，爱惜每份档案资料。
2.认真核查加工现场出入人员身份，严禁无关人员进入数字化加工场所。
3.在用户指定的'加工场地进行工作，加工人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。
4.不得将档案资料带离加工场地，不得私自存储任何资料数据。
5.严格档案交接制度，每个环节责任明确，分工到人，做到档案不丢失、不损坏、不受潮、不污染。
6.不得将易燃、易爆及危险物品带入工作区域，严禁在工作区内抽烟。
7.加工场地配备覆盖全部场所的防盗报警、视频监控设备，对档案数字化实施全程摄像和录像。
8.爱护机器设备，严格按照操作规程办事，加强计算机病毒的防范工作。
9.确保档案数字化加工过程中人员的人身健康和安全。
档案数字化安全管理制度 4
第一条为了确保省档案馆馆藏档案资料的安全保密，档案数字化工作所有人员必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》和《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》等有关法规制度。
第二条承担档案数字化外包服务的加工机构（含数字化监理机构，以下简称“服务机构”），须与省档案馆签订《档案数字化项目安全责任书》（见附件1）及《档案数字化加工安全保密协议》，保证严守国家秘密，确保省档案馆档案信息和项目保密信息不外泄。馆藏涉密档案不得由不具备相应涉密资质的服务机构进行数字化加工。
第三条服务机构应对参与档案数字化工作的人员进行身份审查，填写《人员政治考核表》，开展上岗前保密教育，签署保密承诺书。服务机构应将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息汇总报送省档案馆备案。
第四条服务机构应在指定的工作区域和时间范围内进行档案数字化加工，不得从事与数字化项目无关的业务。
第五条数字化项目使用的计算机及扫描仪等设备须统一安装“安全管理系统”，实现封闭、管控设备的输入、输出接口使用。由服务机构配备的计算机、打印机及扫描设备等进入工作场所，必须由省档案馆全面检查后方可入场使用，项目结束后须将项目涉及的电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的.设备全部移交省档案馆。
第六条服务机构应安排专人管理硬盘、光盘等介质，以及各种台账资料等，不得将档案资料带出加工场所，不得损毁、偷盗档案，不得以任何方式复制、抄录、记载档案信息。
第七条服务机构人员严禁携带手机、数码相机、MP3、U盘等任何与数字化加工无关的电子设备进入工作区域，未经许可不得擅自接入导出、导入设备。
第八条档案数字化工作中形成的文字材料、更换的废旧卷封等，均应交由省档案馆有关处室人员集中统一处理。
第九条违反本办法者，视情节轻重，给予相应处理。如构成犯罪的，依据相关法律追究其责任。
档案数字化安全管理制度 5
第一章总则
第一条为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的档案、保密规范、标准，制定本规定。
第二条本规定所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、丝绢布等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。
第三条本省各级机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称“各单位”）以及有关工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本规定。
第四条县级以上档案行政管理机构负责对本行政区域内同级及下级单位的档案数字化工作进行指导、监督和管理，并在业务培训、专业技术指导等方面为开展档案数字化工作的档案服务机构提供相关服务。
各级保密行政管理部门对本行政区域内同级及下级单位的档案数字化工作中涉及安全保密的问题进行指导、监督。
第二章档案数字化工作的组织管理
第五条各单位应当加强对本单位档案数字化工作的组织与管理，建立健全档案数字化工作的相关制度，确保档案数字化成果在交接、加工、保管、存储和利用等工作流程中的安全保密，严防泄密事件发生。
各单位组织开展档案数字化工作，有条件的应使用本单位自有的信息设备并由本单位工作人员实施。
绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围档案的数字化工作，应当使用本单位的信息设备并由本单位工作人员实施，不得委托外部机构或个人承担。
第六条各单位将档案数字化工作委托本单位之外的档案服务机构承担，应当符合本规定的条件，对档案服务机构进行保密审查，并对其工作实施监督管理。
第七条承担档案数字化工作的档案服务机构应当具备下列条件，依法取得保密行政管理部门授予的“国家秘密载体印制资质”（档案数字化类），并在县级以上档案行政管理机构备案：
（一）在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人；
（二）无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资；
（三）参与档案数字化工作的操作人员和管理人员为中华人民共和国境内公民，与所在档案服务机构签订劳动合同并经劳动行政主管部门鉴证；
（四）具备与档案数字化工作相适应的信息设备、技术力量和管理制度；
（五）三年来未发生泄密事件和非法获取、非法持有国家秘密载体等保密违法行为纪录。
第八条各单位将档案数字化工作委托给档案服务机构时，应当与档案服务机构签订档案数字化工作的安全保密协议，明确档案服务机构的保密义务与责任。安全保密协议签订十日内应当报同级保密行政管理部门和档案行政管理机构备案。
委托进行档案数字化的单位应当指定机构或专人，负责对保密协议的执行情况进行日常监督、检查。
第九条承揽档案数字化工作的档案服务机构，应当按本规定对全体参与档案数字化工作的人员进行资格审查，开展上岗前保密教育，要求签署保密承诺书，明确保密职责与违法后果。
档案服务机构应将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息汇总报送委托单位备案。
第三章档案数字化工作的场所管理
第十条各单位自行实施或者委托档案服务机构实施档案数字化工作，均应在本单位内设置的符合本规定要求的档案数字化工作场所（以下简称“场所”）进行，并负责对场所和相关人员进行监督、管理。
第十一条设置场所应符合下列条件：
（一）场所应独立设置，可封闭，临近档案库房，配备可覆盖全部场所的防盗报警、视频监控及消防等安全管理系统，对档案数字化工作实施全程摄像录像监控。保存监控视频数据的存储设备应由开展档案数字化工作的单位永久保存备查。
（二）场所内应配备安全可靠的档案装具，用于档案的临时保管与存放。严禁随地堆放档案。
（三）场所外应设置专用储物箱柜，用于工作人员存放私人物品。进入场所的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质等个人信息设备和其他与工作无关的私人物品。严禁将场所内的任何物品带离场所。
（四）场所应符合《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[2008]28号）中防尘、防火、防渍、防湿、防高温、防有害生物等安全管理要求，并尽量达到与档案库房相当的管理条件，确保档案实体与信息不受损毁。
第十二条组织开展档案数字化工作的单位必须制定、实施工作人员进出场所的管理制度，在场所出入口安装安检门，对进出场所的人员进行安检和身份核查登记。有条件的可以要求工作人员进入场所必须穿着没有口袋的统一工作服装。
严禁工作人员在非工作时间进出场所。
严禁与档案数字化工作无关的人员进入场所。
第四章档案数字化工作的流程管理
第十三条各单位以及承揽档案数字化工作的档案服务机构应严格执行档案出入库（室）的登记和交接手续。档案归库（室）前，各单位的档案工作人员应进行检查，确保档案齐全、完整。
第十四条档案数字化工作人员在档案数字化的各个工作环节中应遵守有关操作规范和要求，防止对档案造成人为损毁。
第十五条在档案数字化工作过程中，各单位与档案服务机构必须针对档案的载体情况和质量状况，选择适宜的数字化加工手段和设备，最大限度延长档案的寿命。
第十六条实施档案数字化的单位应当对档案数字化加工过程中涉及档案实体与档案数字化成果移交的各个环节，建立完备的登记和交接手续，并对用于数字化工作的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术安全保密措施，确保档案与档案数字化成果的安全保密。
第十七条数字化成果必须通过技术检验，确认无病毒、木马，并验证有效后，方可按要求移交并储存到规范的档案信息系统数据库中。
第十八条对数字化成果的利用，各单位应制定科学合理的管理策略，按规定采取用户认证、审计、水印、文档加密等技术防护措施，确保数字化档案信息安全。
第五章档案数字化工作的系统与设备管理
第十九条开展档案数字化的单位，需要使用档案服务机构信息设备的，应当对所使用的信息设备进行检查，并纳入本单位信息设备管理范围，确保其符合相关的保密标准和安全规范。
第二十条用于档案数字化工作的计算机、扫描仪、数码相机、声视频采集卡、移动存储介质等信息设备，应按照拟数字化档案的最高密级确定其密级，并按同密级的国家秘密载体使用、管理。
用于处理尚未开放且不包含国家秘密档案的信息设备，应按照秘密级国家秘密载体使用、管理。
第二十一条用于档案数字化的信息设备及其组成的信息系统必须符合封闭性和独立性的.要求，禁止与其他任何网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。
第二十二条开展档案数字化的单位应采取物理的或者技术的措施，对用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口的使用进行管控，使接口在通常情况下处于封闭状态。承揽档案数字化工作的档案服务机构及其工作人员不得擅自启封使用。
因数据迁移、临时备份等工作需要使用信息设备的输入输出接口时，应经委托单位批准、登记，并由委托单位管理人员在场全程监督实施，实施完毕应再次将接口封闭。
数据迁移、临时备份使用的移动存储介质应由委托单位指定专人保管。
第二十三条承揽档案数字化工作的档案服务机构在完成工作任务后，应将其自带的信息设备中的全部存储部件及数字化过程中使用过的全部移动存储介质移交给委托单位，由委托单位按相应密级的国家秘密载体保管或销毁。
上述内容应当在安全保密协议中明确载明，所需费用应纳入委托单位档案数字化工作的经费预算。
第六章档案数字化工作的监督与检查
第二十四条各级档案行政管理机构和保密行政管理部门在各自职责权限范围内，联合或者单独对组织开展档案数字化工作的单位和承揽档案数字化工作的档案服务机构及其工作人员执行本规定的情况进行监督、检查。
第二十五条对在档案数字化工作中违反本规定的单位和个人，各级档案行政管理机构和保密行政管理部门在各自职权范围内，责令限期整改，并依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的法规、规章追究法律责任。
承揽档案数字化工作的档案服务机构违反本规定，情节严重，或逾期不整改，由档案行政管理机构向工商行政管理部门提出撤销其注册登记的建议。保密行政管理部门可依照规定撤销其国家秘密载体印制资质。
违反本规定造成泄密的，依法追究法律责任。
第七章附则
第二十六条组织实施档案数字化工作的单位，应根据本规定，在具体实施前制定档案数字化保密工作方案，并指定机构或人员负责保密工作方案的执行。保密工作方案应连同与档案服务机构签订的安全保密协议报同级保密行政管理部门和档案行政管理机构备案。
第二十七条本规定由福建省档案局、福建省国家保密局共同解释。
第二十八条本规定自公布之日起施行。
档案数字化安全管理制度 6
一、档案建立
（一）建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按《中学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。
（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。
二、档案立卷
（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的`由学校根据实际需要决定保存期限。
（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，照片档案盒，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。
三、档案补充
（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。
（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。
档案数字化安全管理制度 7
一、档案收集制度
1、接收档案时要坚持严格按照有关规定的标准执行，保证安全档案的质量，使安全档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。
2、要定期接收现行机关的档案和有关资料。
3、要做好档案的收集工作。
4、案卷要符合质量标准，规定移交的检索工具、全宗介绍和材料要齐全。
二、档案保管制度
1、档案保管必须设置适应需要的档案库房、专用橱具，并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。
2、橱具排列要自左至右，并便于管理和通风，是五节橱的要自上而下地编制橱具顺序号。
3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。
4、库房内经常保持清洁，禁止乱放杂物，库房内外要设温湿度计，每天上、下午定时测试、记录。
5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查，做好检查记录，发现问题及时解决。
6、严格档案的出入手续，做好日常登记，统计工作，按规定搞好年报。
7、为确保档案的安全，库房管理人员要提高警惕，并配合有关保卫人员做好夜间值班工作;平时非工作人员未经许可，一律禁止入内。
8、档案工作人员调动工作时，必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚，办好交接手续后，方可离职。
三、档案保密制度
1、档案人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》，切实保证档案的完整与安全。
2、档案资料要严加管理，经常清点，不丢失，不泄密。
3、不准随便摘录档案资料，私人通信，谈话不得涉及机密档案内容;不准把机密档案资料外借或带出。
4、私人不准在办公室或存档案、资料的地方会客。
5、工作中形成的.带有字迹的废纸要集中存放，统一销毁，以免泄密。
四、档案统计制度
1、档案资料的收进和移出随时进行登记。
2、全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。
3、及时准确地掌握并记录档案资料的情况。
五、档案利用制度
1、凡查阅档案资料者，特别是查阅机密档案资料，要说明查阅目的，经领导批准后方可查阅，借阅的要填写《档案利用登记薄》，并且只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料，要注意保密，做好登记，用完后退交销毁。
2、利用者在查阅要爱护档案资料，不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。
3、利用者必须在阅览内查阅档案资料，非经批准不得带出室外。
4、查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。
8、档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果登记表》。
档案数字化安全管理制度 8
1、目的
安全生产档案是对企业安全健康管理工作的真实记载，反映企业贯彻国家法律法规、标准的具体体现，它的完整性、规范性、准确性同时也反映了企业的'安全生产管理水平和状况，并对提升企业的安全生产管理形象奠定了强有力的基础保障，为此，特制定本制度。
2、安全生产档案涉及的内容
2.1伤亡事故档案。保存单位：公司（安全部）长期保存。
（1）伤亡事故登记表。
（2）事故调查报告书及批复（调查记录、图纸、照片、物证、人证等材料）
（3）技术鉴定和试验报告。
（4）疗部门对伤亡人员的诊断书（病历、检验报告等）。
（5）直接和间接经济损失情况。
（6）事故审批结案文件。
（7）工伤事故月报、年报表、历年来事故登记台帐和事故统计分析图表等资料。
2.2安全生产教育档案。保存单位：安全管理部、事业处。
（1）进厂职工三级教育资料（长期保存）。
（2）特种作业人员专门培训和定期复审，持证上岗有关资料。
（3）换岗及复工教育资料。
（4）每年至少一次对全员进行安全教育资料。
（5）公司主要负责人和安全生产管理人员安全培训考核资料。
以上资料均应有培训内容、学员名册、培训时间、考核成绩等。
2.3违章记录及安全奖惩档案。
（1）应有日常检查、专项安全检查、季节性安全检查的检查记录。
（2）检查中发现的违章行为、违章指挥、违反劳动纪律和违规现象应通过教育与考核相结合的方式及时予以纠正。
（3）公司奖惩制度、规定、公司及上级奖惩文件并建立安全奖惩台帐。
（4）安全奖惩台帐应至少保持3年以上。
2.4隐患及整改记录
（1）检查中发现的隐患应建立隐患整改登记台帐，包括隐患类别、内容、整改措施、整改部门和负责人、整改进度、完成情况、验收和反馈等。
（2）隐患下达的形式不限，可以是整改通知单，也可以是整改计划或隐患整改报告等，但都必须对整改完成情况进行验证。
（3）记录应至少保持3年以上。
2.5安措项目档案
（1）安措项目主要指劳动保护专项经费计划项目，其档案应包括项目名称、措施内容和预期效果、经费预算、经费来源、项目计划进度、项目设计单位、项目负责人、项目可行性分析、开工日期及竣工日期、项目验收及其效果、经费决算等。
（2）记录应至少保持3年以上。
2.6特种设备及危险设备档案
（1）本厂的特种设备包括、电梯、压力容器；危险设备是根据设备的危险性而确定的设备设施。
（2）设备档案应包括特种设备及危险设备台帐、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明、定期检验和定期自检记录、运行记录、运行故障和事故记录等。
（3）特种设备档案应长期保存。
2.7职业健康档案
（1）特种作业及危险作业人员体检表。
（2）其他职工体检记录。
2.8安全防护设备设施档案。
（1）设备设施分布情况、设备设施现状。
（2）验收测试记录及启用日期。
（3）维修、监测和检验记录。
（4）安全防护设备设施档案应长期保存。
2.9职业卫生档案和有害作业点监测记录（长期保存）
（1）有害作业平面布置示意图及接触人员人数、名单。
（2）有害因素监测记录资料，有害物超标的整改措施及实施后的情况记录资料。
（3）职业病患者资料(诊断报告、治疗及处理资料)。
（4）有害作业人员健康卡片（接触有害因素作业人员上岗前、上岗期间及离岗时的体检报告）。
（5）急性职业中毒事故调查资料
2.10电器设备检测记录
（1）绝缘检测记录。
（2）接地电阻检测记录。
（3）漏电保护器运行、检测记录。
3档案管理部门:设在安全管理部。
本规定解释权归公司安全部。其他未尽事宜按国家有关规定执行。
档案数字化安全管理制度 9
1、学校安全工作建立安全档案，并设专人管理，由李媛媛老师负责。
2、上级主管部门关于学校安全工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。
3、学校制定的安全管理计划各种安全管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。
4、学校自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。
5、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
6、学校和各部门及每一个教职员工层层签订的责任书，学校和家长签订的'安全责任书都要装订归档管理。
7、学校每周的安全值班记录要装订好后归档管理。
8、学校安全工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。
9、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。
10、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
11、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料。
档案数字化安全管理制度 10
一、立卷归档制度
1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。
6、凡未经整理，登记完毕的`档案，一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：
1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟，工作人员离开档案室时，要关闭门窗，切断电源。
3、档案室内要经常进行通风，打扫，保持清洁干燥，按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计：
1、建立档案统计台帐，对收进、移出的档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交：
1、成立档案鉴定工作小组。
2、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位保管期限表，定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定，准确地判定档案的存毁。
3、销毁无保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见。登记造册，经单位领导人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
档案数字化安全管理制度 11
1、档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的'场所，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。
2、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。
5、室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
6、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。
7、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。
档案数字化安全管理制度 12
1、目的
为了加强公司的档案管理和保密工作，更好地为公司的生产(工作)服务。
2、适用范围
适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。
3、职责
3.1行政部为公司档案管理的牵头部门。
3.2除设备、财务等专门档案由各相关部门管理，其余档案由资料档案室集中管理。
4、工作程序
4.1凡是能反映公司主要职能活动，具有考查利用价值的文字、图表、声像等材料，均属归档范围。
4.1.1建厂时原始设计资料，各种招投标文件，各种普查、调查形成的文字材料。其它需要存档的文字材料。
4.1.2各部门如生产、行政、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中形成的各类原始材料。
4.1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。
4.1.4会议记录、工作计划、总结、情况汇报，以公司名义签订的.各类合同、协议。
4.2档案的收集、鉴定与整理
4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外，应经常向有关部门和个人收集文件资料。有关部门和个人应主动配合，定期检查应存档资料，主动向管理部门资料室移交，在外开会等带回的文件资料，应及时向行政部作收文登记，个人确需的，经批准可以复印留用。
4.2.2档案管理部门在收到有关归档资料后，应根据其内容，对其价值进行鉴定，确定是否存档。每年六月底前，各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料，经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件，应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架，并编制检索工具，以便于查找利用。
4.3档案管理人员要求
档案管理是一项保密性较强的工作，从事档案工作的专(兼)职人员，应热爱档案事业，不务名利，遵纪守法、严守秘密;工作作风严谨、一丝不苟。业务上应努力学习，具有一定深度和广度知识面，掌握一定的档案管理专门业务知识，熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律，能够处理档案管理中存在的问题，不断提高自己的工作水平。
4.4档案管理员岗位职责
4.4.1努力学习、宣传和执行《档案法》，遵守厂的各项规章制度，做好本职工作。
4.4.2认真按照公司《档案综合管理办法》的要求，按时完成档案的收集、整理、组卷和编制检查等工作。质量符合档案管理标准要求。
4.4.3耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查，为合法查阅利用档案者提供方便条件。
发挥主观能动性，开展档案编研工作，提高自己的业务水平和服务水平。
4.4.4档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》，确保党和国家及本单位涉密工作的安全。
加强对档案材料利用管理，凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料等档案，不得向外泄密。
4.4.5严禁非档案室人员进入档案室。本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗，检查安全防盗设施，以防意外。
4.4.6严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友;严禁丢失或泄密。如发生失泄密事件，应立即向领导报告并采取补救措施。
4.4.7如有违反《档案法》和《保密法》造成损失的，视情节给予批评教育或追究相应责任。
4.5档案查阅制度
4.5.1档案的查阅。外单位凭证件，经领导批准，在指定的阅览室和规定的范围查阅。本单位员工查阅或复印按《档案查阅制度》办理。
4.5.2凡属本厂管理人员，原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案。
4.5.3如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时，须报副总经理同意后才能查阅。
4.5.4查阅档案时，须填写登记簿，不得将档案带出室外查阅。如需抄录或复印，必须经副总经理批准。
4.5.5查阅者必须保护档案原貌，不得进行任何勾划、涂改、拆损，对确需拆卷的档案，必须副总经理批准，由档案人员办理。
4.5.6严守档案秘密，不得将档案内容传与他人，否则发生后果者，根据情节给予处理。
4.6档案保管制度
4.6.1档案室是本厂机要重地，非本室管理人员严禁入内。
4.6.2每年组卷完成的档案，必须收集齐全，按时入库(柜)并作移交登记。
4.6.3库房应安装调温调湿设备，保持室内温度、湿度相对稳定(一般温度14℃-24℃;湿度45%-60%)。
4.6.4库房门窗应有防盗、防尘设施，并防止老鼠入侵，并设置窗帘、窗板等遮阳措施。
4.6.5档案柜、架应按规定整齐排列，并与墙壁保持适当距离。
4.6.6对所藏档案要定期检查，掌握保管情况，定期打扫，清理柜架，确保档案保存完好无缺。
4.7档案室防火安全制度
4.7.1人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。
4.7.2档案室必须经常保持清洁，室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。
4.7.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉，照明灯不得超过60瓦，下班或人不在时作到人走电断、灯灭。
4.7.4管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。
4.7.5闲散无关人员不得进入档案室。
4.7.6档案室应配备必要的消防器材。
档案数字化安全管理制度 13
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。
2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外，其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放置在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒置、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒置页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描
1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的.档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。
(5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。
(6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)—目录号(3位)—案卷号(4位)—文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设置成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位置登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
档案数字化安全管理制度 14
一、档案管理人员和数字化加工承包方均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》、《保密法》和《干部人事档案工作条例》，共同保守档案机密。
二、对各卷人事档案均按照合同规定的范围进行出入库、扫描，严禁摘抄、拍照、翻印或复制。
三、对扫描档案严格管理，不得将档案私自带出档案室或外传，对扫描材料不得拷贝。
四、数字化工作人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈及有关人事档案内容，严禁泄露或擅自对外公开干部人事档案内容。
五数字化加工承包方对所扫描档案材料必须妥善保管，及时入库，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对目录有误、失去保存价值的'档案材料要及时沟通处理，不得以废纸出售。
七、数字化工作人员严禁利用工作之便抽取、撤换、添加他人干部人事档案材料。
八、数字化工作人员严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案材料。
九、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导。当事人要谢书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
十、在档案加工场所严禁携带手机、U盘、相机等可存储设备。在价格期间所需要的电子设备、存储装置严禁携带出加工场所。
十一、在人事档案电子化加工工作结束后，所有在期间使用的，具备存储功能的设备，都要将存储介质移交档案室接收，严禁带出。在加工期间产生的废弃的资料要统一交由档案室处理。
档案数字化安全管理制度 15
一、档案管理人员和数字化加工承包方均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》、《保密法》和《干部人事档案工作条例》，共同保守档案机密。
二、对各卷人事档案均按照合同规定的范围进行出入库、扫描，严禁摘抄、拍照、翻印或复制。
三、对扫描档案严格管理，不得将档案私自带出档案室或外传，对扫描材料不得拷贝。
四、数字化工作人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈及有关人事档案内容，严禁泄露或擅自对外公开干部人事档案内容。
五数字化加工承包方对所扫描档案材料必须妥善保管，及时入库，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对目录有误、失去保存价值的档案材料要及时沟通处理，不得以废纸出售。
七、数字化工作人员严禁利用工作之便抽取、撤换、添加他人干部人事档案材料。
八、数字化工作人员严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案材料。
九、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导。当事人要谢书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
十、在档案加工场所严禁携带手机、U盘、相机等可存储设备。在价格期间所需要的'电子设备、存储装置严禁携带出加工场所。
十一、在人事档案电子化加工工作结束后，所有在期间使用的，具备存储功能的设备，都要将存储介质移交档案室接收，严禁带出。在加工期间产生的废弃的资料要统一交由档案室处理。
档案数字化安全管理制度 16
一、档案管理人员为数字档案室安全保密负责人，信息中心工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。
二、数字档案管理系统登录账号和密码需要妥善保管，不得泄露给他人，密码长度在8位以上，由数字、大小写字母或符号组成，密码应定期更改。
三、电子档案条目和原文按利用划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的`网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。
四、档案数字化工作在本单位内进行，并配备防盗、视频监控设施设备，加工场所不得设置连接互联网的信息接口，禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。
五、用于档案数字化的信息设备及信息系统必须在其他网络物理隔离；禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联网功能的硬件模块和外围设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。
六、本单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。
档案数字化安全管理制度 17
为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准并结合学校实际，制订本制度。
1.档案馆必须与具有独立法人身份的档案数字化服务的公司签订《档案数字化项目安全责任书》（附件1）及《档案数字化加工安全保密协议》（附件2），明确其项目安全责任与保密义务。
2.数字化服务公司必须对参与档案数字化工作的人员进行身份审查，开展上岗前保密教育，签署保密承诺书，明确工作人员的保密义务和要求。
3.数字化服务公司必须对指定从事数字化加工的工作人员信息登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需要进行签到登记，签到表由现场负责人签字确认。
4.数字化服务公司在数字化加工过程中所使用的设备必须符合有关保密技术标准和保密要求，不得使用无保密保障的扫描设备，不得安装具有无线互联功能的硬件模块或外围设备，所用计算机禁止接入互联网或单位内部局域网，与其他网络完全物理隔离。
5.档案馆应安排专职人员现场监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除各种安全隐患。数字化服务公司工作人员须服从专职安全人员的管理、确保档案数字化加工生产的安全进行。
6.档案馆应合理划分档案数字化工作区、指定数字化工作人员随身物品专柜，并与档案装具实行分区放置。严禁数字化工作人员将任何手机、数码相机、数码摄像机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等移动存储介质等私人物品带入加工场所；严禁数字化工作人员在数字化加工场所从事与数字化无关的活动；严禁数字化加工人员擅自将加工场所内的物品带离现场。
7.档案馆应确保数字化加工场所配备满足安全需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务区等重要位置无监控死角，专职管理人员可随时监控现场情况或调取任意时刻录像回放。
8.实体档案的移交：档案原件在移交数字化服务公司前，档案馆工作人员对待数字化加工的档案案卷预先进行清点、检查、核准与登记，严格按照档案管理要求，认真履行出入库和交接手续。
9.档案数字化监督：档案馆工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好，加工完毕经核查后及时交接入库。
10.档案数字化清场：加工完成后，数字化服务公司应当将加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质（包含损坏的`介质）全部移交给档案馆，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。档案馆组织专业人员对数字化服务公司所用的设备进行检查，清除所有留存信息。
11.档案数字化加工过程中所使用的存储介质，应根据所处理档案的最高密级，确定存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施，科学保管并备份保存。
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