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文档管理制度[汇总15篇]
在社会发展不断提速的今天，我们每个人都可能会接触到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。我们该怎么拟定制度呢？以下是小编帮大家整理的文档管理制度，希望能够帮助到大家。
![文档管理制度[汇总15篇]](https://p.9136.com/00/l/d6c6b6c801_6136d9e1d9261.jpg)
文档管理制度1
第一部分：电子文档的重要性
公司的电子文档是公司里面多年积累信息财富，在公司的发展和运营中有着举足轻重的作用，占有极其重要的地位。信息社会，信息就是价值，信息就是生产力，但是高度的信息流通以及信息传递的便捷性，增加信息泄漏的危险。尽管防火墙、入侵检测、V/PN、入侵检测等安全产品也逐步得到认可和应用，但是这些产品有一个共同特点：防外不防内。
在现实中，企业内部员工存在有意或无意对信息的窥探或窃取，而且，相对而言，内部人员窃取机密信息比黑客要来得容易。因此，对公司的电子文档进行制度防范（人防）和计算机技术防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解决的意义。
同时，公司重要电子文档安全管理目标应该是：在严格的安全访问控制体系管理下，建立资产保护和防泄密监控体系，并兼顾共享和使用知识资产的方便。
第二部分：需要保护的电子文档的表现形式
需要保护的公司的重要电子文档包含：
内部技术规范、项目招投标文件、归档电子文件、提供给客户的成果文件、重要数据库文件、公司各类电子证书图片、公司财务数据、公司薪酬及年终奖励电子数据等
第三部分：需要保护的文档处于的位置
公司重要电子文档存储现状：
以文件、文件夹集中存储在服务器的文件夹中（服务器上）
以MSSQL数据库形式存在于HDGIS系统中（服务器上）
以财务数据库形式存在于部门的服务器上（服务器上）
以文件形式分布于用户的PC上（工作站上）
解决方案
以文件形式存在于用户或者公司的u盘、移动硬盘等设备上（移动设备上）
文件类型包括：包括过去和现在的MS
OFFICE文档（如记事本、office20xx、office20xx、office20xx），还有将来的MS
OFFICE文档（如MS将在20xx年版本的office14），PDF各个版本、DWG各个版本，包括有可能由这些程序导出的各个未知文件格式，或者加壳产生的未知文件格式。就文件格式来讲，应该是文件格式处于不断升级、发展变化中，因此甚至可以说各个格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途径
可能的泄密途径，应该来讲主要包括：服务器上泄密、工作站泄密、移动设备解密、网络泄密、输出设备泄密、客户泄密几个方面，主要的表现形式如下：
服务器泄密：
1、网络维护人员在进行维护时使用移动硬盘将服务器上的资料自备一份。
2、维护人员知道服务器密码，远程登陆上，将服务器上的资料完全的拷到本地或者自己家里的机器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，开启同事电脑，浏览，复制同事电脑里的资料。
2、内部人员将资料通过软盘、U盘或移动硬盘从电脑中拷出带走。
3、将笔记本（或者台式机）带出管控范围重装系统或者安装另外一套系统从而将资料拷走。
4、将笔记本（或者台式机）带出管控范围利用GHOST程序进行资料盗窃。
5、将笔记本（或者台式机）的硬盘拆回家盗窃资料，第二天早早来公司安装上。
6、将办公用便携式电脑直接带回家中。
7、将笔记本（或者台式机）带出管控范围使用光盘启动的方式，使用磁盘管理工具将资料完全拷走。
8、将笔记本（或者台式机）的硬盘或整机送修，资料被好事者拷走。
9、电脑易手后，硬盘上的资料没有处理，导致泄密。
10、笔记本（或者台式机）遗失或者遭窃，里面的资料被完整的窃取。
网络泄密：
1、内部人员通过互联网将资料通过电子邮件发送出去。
2、内部人员通过互联网将资料通过网页bbs发送出去。
3、随意将文件设成共享，导致非相关人员获取资料。
4、将自己的笔记本带到公司，连上局域网，窃取资料。输出设备（移动设备）泄密：
1、移动存储设备共用，导致非相关人员获取资料。移动设备包括：u盘、移动硬盘、蓝牙、红外、并口、串口、1394等
2、将文件打印后带出。
客户泄密：
1、客户将公司提供的招标文件自用或者给了竞争对手。
2、客户处管理不善产生的泄密。
第五部分：公司电子文档安全管理的解决方案
公司电子文档的安全管理应该包括防止信息泄密的制度建设和防止信息泄密的计算机技术建设，简称“人防”和“技防”。并且，应该是技防和人防并举，技防需要先行，但“人防”应立即跟上。最后对内外区别达到如图的效果（引用供应商之一提供的图）：
而在内部，又可以达到如下的效果（引用供应商之一提供的图）：
解决方案
在公司信息中心，主要考虑以下九个场景及对应的管理流程，以供领导决策：
1、在公司局域网内服务器上的进行数据维护
在公司局域网络内，服务器上的数据不进行加密，但局域网服务器上的`数据被外设如u盘、移动硬盘等外拷时则自动加密，防止网络管理人员将数据监守自盗，局域网服务器上的数据在被网络共享的情况下，也可以进行防护；
2、在公司局域网内服务器上的进行数据保护
在公司局域网络内，服务器上的在共享给用户的加密文件，可以设置用户在局域网上的权限是否具有“重命名”“删除”“编辑”“读取”等权限，以防止有读取权限的员工有意或无意删除服务器上的文件。
3、在公司局域网内服务器上的进行数据分类
对公司的重要文件，做基本的分类，对企业的标准规范一类的最最重要的文档，经过一次性加密处理，可以设置成“只读”的权限，所有的人只具有参考的权限，不能进行编辑，需要的时候可以进行更新；对次一级重要的文档，可以设置包括成“编辑”，可以让有权限的人引用。
4、在公司局域网内(包含分所用户、V/PN接入用户)
在公司内部局域网内，如果用户需要打开或编辑公司重要电子文档，必须先登陆保密系统，可在本机上查看、编辑或打印公司加密自己有权限的电子文档；如果不登陆，将不能查看公司重要的电子文档，经过编辑的电子文档仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班时，如需使用到公司加密的电子文档，经过安装程序或相应授权或采用离线狗等方式后，能在特定的机器上打开或编辑加密电子文档，生成的文档仍然是加密文档；回到公司后，可将加密的电子文档上传至加密系统中公用；
6、在外出差
在不能访问公司内局域网的情况下，如果需要使用公司加密文档，经过相应授权或采用解决方案离线狗等方式后，可以打开或编辑加密的文档，形成的仍然是加密文档；在没有授权的机器不能打开加密的文档；
7、提供给第三方的文档
将加密文件解密后，通过U盘、邮件或其他方式给第三方，第三方对电子文档使用没有限制；
文档加密，给对方一个USB狗，只能在有USB的机器上打开；
文档加密，设置一定权限，比如：限定对方只能打开几次，只能在某一时间前打开，否则失效；或只能打开查看，不能编辑、打印等；
8、特权用户（如公司领导）的权限管理
对特权用户，如公司领导，则可以设置本地“加密文件夹”的方式，将文件拖到“加密文件夹”则加密，拖到“加密文件夹”之外则解密，以方便公司领导的工作。
9、一般文件解密采取一定的管理流程
非公司领导需要的文件解密，可以采用加密系统的解密流程进行，也可以和公司管理系统相集成。
第六部分：对加密软件的全面要求
对加密软件的要求主要包括五大部分：软件厂家需要达到国家相关资质的要求、软件功能应当满足公司的详细要求、软件实施应具有便捷性、厂家在售后服务方面应具有优势厚势、软件本身应具有灾难恢复建设。
根据国家关于文档保护类软件的销售规定，生产厂家应当必须具有以下几种资质：
1、中华人民共和国公安部颁发的安全产品销售许可证
2、中华人民共和国保密局颁发的涉密信息系统检测证书（销售许可证）
3、中国人民解放军总参谋部颁发的军用信息安全产品检测证书（销售许可证）
4、中华人民共和国密码管理局颁发的商用密码产品销售许可证
5、中华人民共和国密码管理局颁发的商用密码产品生产许可证代理商除持有厂家的资质外，还必须有厂家给与的代理授权。
有关软件的功能，需要达到以下几点：
1、局域网内用户能够方便的查询和访问（阅读、打印）加密的资产。可以和泛微OA、BUZZSAW或MSSPS集成，能够提供二次开发接口。
2、在服务器上和客户端均能初始化扫描，在部署时，对公司已经存在的重要电子文档全部进行加密，并设置相应的权限。
3、对服务器上的文件，可以不进行加密，但服务器上的数据被外设如u盘、移动硬盘等外拷时则自动加密，
4、对服务器上的文件，可以不进行加密，局域网服务器上的数据在被网络共享的情况下，也可以进行保护：服务器上的在共享给用户的加密文件，可以设置用户在局域网上的权限是否具有“重命名”“删除”“编辑”“读取”等权限，以防止有读取权限的员工有意或无意删除服务器上的文件。
5、对加密的电子文档设置严格的分级访问权限，权限模型应基于角色分配。
6、进入加密环境可以有多种选择，以因对不同用户的需要，并且，用户账户可以直接采用AD域账户。
7、资产访问权限分级控制，访问类型操作细分到：读取、下载、编辑、打印、删除、重命名，并且可以叠加网上邻居共享权限：读取、编辑、删除、重命名等，权限分配通过统一制定策略分发给客户端，可以和域管理策略集成（如某一个部门赋予统一权限）。
8、对密文的剪贴板有明确管理：可以开放、或者禁止、或者在禁止的情况下，仍然信任某些程序使用剪贴板。
9、对于允许带出局域网的资产可以设定有效期限，过期后则无法访问。
10、支持对高度机密文件的高级权限，如：打开阅读次数、开始结束时间、总时间
有效期等进行控制。
11、对数据的访问应留下记录供事后审计，数据访问日志包括：修改、打印、阅读次数等。对打印操作进行监控和记录。
12、限制文件的非法复制，比如：在禁止的情况下，从word里面粘贴内容到excel里面无法实现。
13、禁止非法截图，即使通过种种工具截取的图片要被加密，其中包括录象软件。
14、无法复制密文内容上传到网页上的(BBS)
等等web途径进行泄密
15、客户端可以选择是否登陆加密系统，但如果不登陆加密系统，就不能访问或编辑公司已经加密的电子文档；
16、支持和OA、HDGIS等系统相结合的开发接口，在数据导出或下载时提供对文档的加解密功能并能将系统中文档的操作权限对应到本加密系统的操作权限。
17、控制台有丰富的管理模块可供选择，如对工作站的管理、用户的管理、文件的管理、设备的管理、审批的管理等等，以应对公司未来的各种需求。
18、可防止以下泄密方式：用同等配置机器进行GHOST备份和恢复工作。
19、保密服务器认证支持V/PN，支持跨网段。
20、将外部电脑设置成与合法的内网终端相同的IP地址后不能成为合法终端，即具有文档管理限制接入的功能。
21、加密原理和文件格式无关，即：所有安装加密程序的WINDOWS客户端输出的文件都可以进行加密处理。
22、客户端加解密支持对文件夹的加解密，以支持对领导特权的支持。
23、文档应当具有解密流程，解密流程支持通过邮件的解密。
24、应该有多种解密途径，包括文件夹解密、以机器为准的解密、以用户为准的解密等等，以备不时之需。
25、客户端需要有安全的验证方法。（验证和机器进行唯一绑定，并考虑远程用户使用的方便性）。
26、客户端在脱机情况下可以正常使用。
27、未经系统管理员允许，任何操作不能够停止和卸载客户端程序。
28、加密程序应保证我公司使用的杀毒软件、其他管理类软件没有冲突。
29、必须保证文件加密系统的稳定性，和快速恢复机制，如发生意外造成服务器瘫痪，必须能在30分钟到2小时内恢复。
30、客户端必须方便的远程部署。
31、系统本身具有容灾恢复系统。
32、日志系统不仅有对用户的访问记录，还应该有管理员的访问记录，并且日志很容易导出成表格或者图形。
关于软件实施应具有便捷性、厂家在售后服务方面应具有优势厚势、软件本身应具有灾难恢复建设也是保障软件能够成功实施的关键因素，在实施方面应当支持推送，在售后服务方面响应时间和空间应该具有优势，可以做到紧急事件1小时到场，1小时处理成功，软件本身的容灾就更具有现实意义了。
第七部分：防止信息泄密的制度建设
防止信息泄密的制度建设主要指的是“人防”，即相关管理规范建设和相关的惩罚措施建设。在企业内成功应用的任何管理类软件，均需要有一定的管理制定相结合。这也是加密系统在企业内成功运行的关键。因此公司需要针对重要电子文档安全制定相关的管理制度，管理制定应该包括：
1、文档解密规定
2、离线锁使用规定
3、打印规定
4、日志管理规定
5、权限管理规定
6、文件外发规定
7、违反此规定后相关的处罚
相关规定需要在研究公司所选择了服务厂商后，根据其软件管理流程和公司管理流程相融合方可指定出详细规定。
文档管理制度2
1.总则
1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2收集积累要求
2.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9由计算机多媒体技术制作的.文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3收集、积累方法
2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。
应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1归档范围
电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2归档时间
逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5归档要求
4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。
电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1检验
5.1.1档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2检验项目。
5.1.2.1载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2有无病毒。
5.1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2移交手续
验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2环境温度选定范围:
14℃—24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4存效性保证
5.4.1每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5利用
5.5.1电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2利用时使用拷贝件。
5.5.3利用时要遵守保密规定。
5.5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6电子档案的销毁鉴定。
5.6.1电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7统计
档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
文档管理制度3
根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定以下制度:
一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。
二、任何人员借阅上述文件资料，须经管理处经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。
三、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
四、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。
六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的.文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理。
七、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化。
八、会同有关部门，在购置重要设备到货时，检查验收文件材料，并及时归档。
九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。
文档管理制度4
为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收发
1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理
1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的'填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容:
1）、管理号码;
2）、设备名称;
3）、型号规格;
4）、技术状况;
5）、保管单位;
6）、本季运转小时;
7）、原值;
8）、净值;
9）、组资日期;
10）、生产厂家;
11）、本机编号;
12）、出厂日期;
13）、外型尺寸;
14）、整机重量;
15）、动力机名称;
16）、动力机型号;
17）、动力机规格;
18）、动力机生产厂;
19）、动力机出厂日期;
20）、动力机编号;
21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。
4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。
5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。
6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。
文档管理制度5
监理文档管理制度是项目管理中不可或缺的一环，它涵盖了从项目启动到结束的全过程，涉及各个阶段的记录、报告、审批和归档等工作。主要内容包括：
1. 项目启动文件：如项目建议书、合同协议、项目范围说明书等。
2. 设计文件：包括设计图纸、技术规格书、工程量清单等。
3. 施工文件：施工日志、质量检查报告、进度报告、变更申请等。
4. 监理报告：定期监理报告、专项检查报告、质量问题处理记录等。
5. 竣工验收文件：竣工图、验收报告、质保资料等。
6. 文件控制：版本管理、文件审批流程、保密规定等。
内容概述：
监理文档管理制度应涵盖以下几个关键方面：
1. 文档格式与标准：明确各类文档的`格式、内容要求和编写规范。
2. 文件审批流程：定义文件的审批权限和流程，确保文件的质量和准确性。
3. 文件存储与检索：规定文件的存储方式、保存期限和检索方法。
4. 文件变更管理：设定文件变更的程序，确保信息的及时更新和同步。
5. 文件安全与保密：制定文件的安全保护措施和保密规定。
6. 文件使用与传递：明确文件的使用权限和传递方式，防止信息泄露和误用。
7. 文件归档与销毁：规定文件的归档标准和销毁程序，保证信息的完整性和合规性。
文档管理制度6
调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。
一、图表。
调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。
二、台账。
（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。
（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。
（3）综合台账可采用计算机电子台账。
（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的建立统计台账。
三、记录簿。
建立以下记录簿，并存档管理。
调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。
四、存档要求：
（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。
（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。
（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。
（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。
（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。
（6）有统计部门下发的'年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。
（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。
文档管理制度7
医保人员管理制度的重要性不言而喻，它直接影响到医保体系的稳定性和参保人的满意度。良好的管理制度能够：
1. 提升服务效率：明确的.职责分工和标准化流程能减少工作延误，提高医保服务速度。
2. 保障公平公正：道德规范防止不公行为，确保每位参保人得到平等对待。
3. 促进员工成长：通过培训和发展计划，医保人员可以持续提升专业能力，更好地服务于社会。
4. 维护公众信任：严格的监督和考核制度，能增强公众对医保体系的信任度。
文档管理制度8
（一）公文管理
⒈公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。
⒉公文起草：按照领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印结束后，底稿交由文书存档。因多次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。
⒊公文打印：需要印发的正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的.印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签字后印刷，以便于帐目结算。
⒋公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进行校对，确认无差错后方可印制。
⒌公文装订：文件印完后，起草人要及时进行装订，并将文件分发的具体要求向办公室公务员交待清楚。グ嫒ㄋ有
⒍公文分发：公务员接到文件后应及时进行发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。
⒎公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要及时交文档管理人员，文书要及时存档立卷，不得漏存漏报。
（二）档案管理
⒈文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丢失和失泄密事故发生。
⒉严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随意出入档案室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱放，不准将文件带回家中。
⒊对收到的各类文件，文档人员要及时查收并按要求进行传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极提供利用，并做好年终文件的清退工作。
⒋废旧文件不得同旧报刊混同处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。
文档管理制度9
本脱硫管理制度文档旨在规范和优化企业内部的脱硫工艺管理，确保环保法规的合规性，提高生产效率，降低运营成本。内容主要包括以下几个方面：
1. 脱硫设备的运行与维护
2. 脱硫工艺参数的监控与调整
3. 废弃物处理与排放控制
4. 安全操作规程
5. 员工培训与绩效评估
6. 环保政策与法规的遵循
内容概述：
1. 脱硫设备的运行与维护：涵盖设备的日常检查、定期保养、故障排查与修复，以及设备更新升级策略。
2. 脱硫工艺参数的监控与调整：涉及工艺流程的'优化，参数设定与监控，以保证脱硫效果。
3. 废弃物处理与排放控制：规定废弃物的收集、储存、处理方法，以及排放标准的遵守。
4. 安全操作规程：明确安全操作流程，预防事故的发生，保障员工安全。
5. 员工培训与绩效评估：制定培训计划，提升员工技能，通过绩效考核激励员工遵守制度。
6. 环保政策与法规的遵循：定期更新环保法规知识，确保企业行为符合国家和地方的环保要求。
文档管理制度10
文档资料管理制度及实施措施
为了确保项目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做好收集、整理、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整性和安全性，特制定了本制度及实施措施。
1.文档资料管理制度
1.1项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，以保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
1.2项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本项目生产经营活动相关的上级事文等都必须齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
1.3综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，以确保资料完整。
1.4文件资料档案的保管和查阅：
所有档案必须入框上架，科学排列，以便查找，避免暴露或捆扎堆放。
文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整和安全。
项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，必须报请项目部领导批准。外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目部领导批准后才能查阅。项目部所有档案一律不允许外借。
对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不得接触。工作人员要严守机密。
2.文档资料实施措施
2.1由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单。所有施工图的`持有人应对图纸的修改、变更及时标识。
2.2所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
2.3文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
2.4在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
2.5当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，编号不变。文件发放部门应将原破损文件收回处理。
2.6文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续。在补领申请时必须作出书面说明。文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
2.7为了识别和管理在使用的有效文件及其修订状态，项目部办公室和项目工程部分别负责编制管理性和技术性的《有效文件控制清单》。
2.8文件和资料更改的流程如下：
填写《文件和资料更改申请表》，说明更改理由和内容。若涉及其他部门，需重新会审。
原则上由原审批人审批，若无法审批，则需指定授权人并提供相关背景资料。
经审批后，填写《文件和资料更改通知单》，并发至相关部门。
持有人根据通知单指令进行更改，并确保正确、清晰。通知单应附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
更改部门应将审批件存档备查，并记录和标识文件更改。
2.9作废的文件应加盖“作废”印章，并在使用场合中撤出。
2.10文件和资料应妥善保管，防止丢失和损坏。若出现问题，应向主管领导报告并批准后办理。存档按公司档案管理办法规定办理。文件管理人调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并做好记录。
2.11文件和资料的使用控制如下：
需要复印的，需填写《文件和资料复印审批表》，经主管部门或部门负责人批准，规定份数、编号，发放应做好记录和登记。
需要临时借阅的，应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅后必须及时归还。文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。
文档管理制度11
1. 保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息泄露，维护企业利益。
2. 提高效率：清晰的流程和权限划分使工作更加高效，减少因信息混乱导致的时间浪费。
3. 法规遵从：符合行业法规和内部政策，避免法律风险。
4. 知识传承：文档是企业知识的`重要载体，良好的管理制度有助于知识的积累和传承。
5. 决策支持：准确、及时的文档信息为管理层决策提供依据。
文档管理制度12
1. 保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息的泄露，维护企业的信息安全。
2. 提升效率：通过标准化流程，减少查找和处理文件的'时间，提高员工工作效率。
3. 保证合规：符合法律法规要求，确保企业在法律框架内运营，避免法律风险。
4. 促进知识传承：有序的文档管理有助于知识的积累和传承，支撑企业的长期发展。
文档管理制度13
1.食品批发(贸易)公司必须领取卫生许可证后方能营业，并严格按照卫生许可范围亮证经营。
2.食品批发(贸易)公司法定代表人为食品卫生责任人,对本公司食品经营活动过程中各环节的食品卫生负责。
3.食品批发(贸易)公司应制定食品卫生岗位责任制度，各岗位卫生责任制度要上墙张贴。设立卫生管理人,负责落实各项卫生制度,负责本公司的具体食品卫生管理工作。
4.应建立健全的食品索证卫生审核制度。对经营的食品来源严格审核，不经营违反国家法律法规的食品。
5.建立健全的食品进货验收管理制度；建立台帐,记录食品进出货情况,对每批食品进行严格检查,防止假冒伪劣食品和不符合卫生标准及规定的食品进入市场。
6.建立日常食品卫生检查制度,对每批食品的进出和贮存过程进行仔细检查，发现腐败变质、超过保质期和《食品卫生法》禁止生产经营的食品时应及时处理。对己流入市场的食品应立即追回,并向当地卫生行政部门报告,防止事态的扩展。
7.经营定型包装食品的，所销售的食品包装标识应当真实，符合食品标签标准的要求。经营进口食品,其外包装应有中文标识。
8.切实做好食品贮存卫生管理工作。
8.1食品仓库实行专间专用，食品存放应分类分区、隔墙离地存放，必须有明显标识标示类别、生产日期、保质期、保存条件、进库时间等。食品仓库不得存放有毒有害物品（如杀鼠杀虫剂、洗涤消毒剂等），不得存放药品、杂品及生活用品等物品。
8.2需冷藏的食品须存放于与其包装标签标示的.保存温度相应的冷库内，冷冻设施须正常运转，冷库内禁止生熟混放。
8.3食品库房应用无毒、坚固、易清扫材料建成。库房可分常温库和冷库，冷库又包括高温冷库（冷藏库）和低温冷库（冷冻库）。
8.4常温库应设置防鼠、防虫、防蝇、防潮、防霉的设施,并能正常使用; 必须设置机械通风设施，并应经常开窗通风，定期清扫，保持干燥和整洁，清库时应做好清洁消毒工作。
8.5冷库应注意保持清洁、及时除霜;冰柜和冷藏设备必须正常运转并标明生、熟用途，冷藏库、冰柜应设外显式温度（指示）计并正常显示。
8.6低温冷库（冷冻库）温度必须低于-18℃，高温冷库（冷藏库）温度必须保持在0～10℃；冷藏设备、设施不能有滴水，结霜厚度不能超过1cm。
8.7冷库内不可存放腐败变质食品和有异味食品。食品之间应有一定空隙，直接入口食品与食品原料应分库冷藏。
8.8食品储存要做到先进先出，尽量缩短储藏时间，定期清仓检查，防止食品过期、变质、霉变、生虫，及时清理不符合卫生要求的食品。
9.按照《中华人民共和国食品安全法》做好从业人员卫生管理工作。
文档管理制度14
1、范围
本标准为那些对软件或基于软件的产品的开发负有职责的管理者提供软件文档的管理指南。本标准的目的在于协助管理者在他们的机构中产生有效的文档。
本标准涉及策略、标准、规程、资源和计划，管理者必须关注这些内容，以便有效地管理软件文档。
本标准期望应用于各种类型的软件，从简单的程序到复杂的软件系统。并期望覆盖各种类型的软件文档，作用于软件生存期的各个阶段。
不论项目的大小，软件文档管理的原则是一致的。对于小项目，可以不采用本标准中规定的有关细节。管理者可剪裁这些内容以满足他们的特殊需要。
本标准是针对文档编制管理而提出的，不涉及软件文档的内容和编排。
2、引用标准
下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效，所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
gb 8566-88 计算机软件开发规范
gb 8567-88 计算机软件产品开发文件编制指南
gb/t 11457-1995 软件工程术语
3、定义
本标准采用下列定义，其他定义见gb/t 11457。
3.1 文档 document
一种数据媒体和其上所记录的数据。它具有永久性并可以由人或机器阅读。通常仅用于描述人工可读的内容。例如，技术文件、设计文件、版本说明文件。
3.2 文档（集）；文档编制 documentation
一个或多个相关文档的集合。
3.3 文档计划 documentation plan
一个描述文档编制工作方法的管理用文档。该计划主要描述要编制什么类型的文档，这些文档的内容是什么，何时编写，由谁编写，如何编写，以及什么是影响期望结果的可用资源和外界因素。
3.4 文档等级 level of documentation
对所需文档的一个说明，它指出文档的范围、内容、格式及质量，可以根据项目、费用、预期用途、作用范围或其他因素选择文档等级。
3.5 软件产品 software product
软件开发过程的结果，并推出供用户使用的软件实体。
4、软件文档的作用
a) 管理依据；
b) 任务之间联系的凭证；
c) 质量保证；
d) 培训与参考；
e) 软件维护支持；
f) 历史档案。
4.1 管理依据
在软件开过过程中，管理者必须了解开发进度、存在的问题和预期目标。每一阶段计划安排的定期报告提供了项目的可见性。定期报告还提醒各级管理者注意该部门对项目承担的责任以及该部门效率的重要性。开发文档规定若干个检查点和进度表，使管理者可以评定项目的进度，如果开发文档有遗漏，不完善，或内容陈旧，则管理者将失去跟踪和控制项目的重要依据。
4.2 任务之间联系的凭证
大多数软件开发项目通常被划分成若干个任务，并由不同的小组去完成。学科方面的专家建立项目，分析员阐述系统需求，设计员为程序员制定总体设计，程序员编制详细的程序代码，质量保证专家和审查员评价整个系统性能和功能的完整性，负责维护的程序员改进各种操作或增强某些功能。
这些人员需要的互相联系是通过文档资料的复制、分发和引用而实现的，因而，任务之间的联系是文档的一个重要功能。大多数系统开发方法为任务的联系规定了一些正式文档。分析员向设计员提供正式需求规格说明，设计员向程序员提供正式设计规格说明，等等。
4.3 质量保证
那些负责软件质量保证和评估系统性能的人员需要程序规格说明、测试和评估计划、测试该系统用的各种质量标准以及关于期望系统完成什么功能和系统怎样实现这些功能的清晰说明；必须制订测试计划和测试规程，并报告测试结果；他们还必须说明和评估完全、控制、计算、检验例行程序及其他控制技术。这些文档的提供可满足质量保证人员和审查人员上述工作的需要。
4.4 培训与参考
软件文档的另一个功能是使系统管理员、操作员、用户、管理者和其他有关人员了解系统如何工作，以及为了达到他们的各自的目的，如何使用系统。
4.5 软件维护支持
维护人员需要软件系统的详细说明以帮助他们熟悉系统，找出并修正错误，改进系统以适应用户需求的变化或适应系统环境的变化。
4.6 历史档案
软件文档可用作未来项目的一种资源。通常文档记载系统的开发历史，可使有关系统结构的基本思想为以后的项目利用。系统开发人员通过审阅以前的系统以查明什么部分已试验过了，什么部分运行得很好，什么部分因某种原因难以运行而被排除。良好的系统文档有助于把程序移植和转移到各种新的系统环境中。
5、管理者的作用
管理者严格要求软件开发人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。
a) 管理者对文档工作的责任。管理者要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。
b) 管理者对文档工作的支持。管理者应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。
c) 管理者的主要职责：
1） 建立编制、登记、出版系统文档和软件文档的各种策略；
2） 把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分；
3） 建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程；
4） 为文档的各个方面 确定和准备各种标准和指南；
5） 积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气；
6） 不断检查已建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程并遵守有关标准和指南。
通常，项目管理者在项目开发前应决定如下事项：
要求哪些类型的文档；
提供多少种文档；
文档包含的内容；
达到何种级别的质量水平；
何时产生何种文档；
如何保存、维护文档以及如何进行通信。
如果一个软件合同是有效的，应要求文档满足所接受的标准，并规定所提供的文档类型、每种文档的质量水平以及评审和通过的规程。
6、制订文档编制策略
文档策略是由上级（资深）管理者新任务并支持的，对下级开发单位或开发人员提供指导。策略规定主要的方向不是做什么或如何做的详细说明。
一般说来，文档编制策略陈述要明确，并通告到每个人且理解它，进而使策略被他们贯彻实施。
支持有效文档策略的'基本条件：
a) 文档需要覆盖整个软件生存期
在项目早期几个阶段就要求有文档，而且在贯穿软件开发过程中必须是可用的和可维护的。在开发完成后，文档应满足软件的使用、维护、增强、转换或传输。
b) 文档应是可管理的
指导和控制文档的获得维护，管理者和发行专家应准备文档产品、进度、可靠性、资源，质量保证和评审规程的详细计划大纲。
c) 文档应适合于它的读者
读者可能是管理者、分析员、无计算机经验的专业人员、维护人员、文书人员等。根据任务的执行，他们要求不同的材料表示和不同的详细程度。针对不同的读者，发行专家应负责设计不同类型的文档。
d) 文档效应应贯穿到软件的整个开发过程中
在软件开发的整个过程中，应充分体现文档的作用和限制，即文档应指导全部开发过程。
e) 文档标准应被标识和使用
应尽可能地采纳现行的标准，若没有合适的现行标准，必要时应研制适用的标准或指南。
f) 应规定支持工具
工具有助于开发和维护软件产品，包括文档。因此尽可能地使用工具是经济的、可行的。
附录a中的检查表为制定策略条款或评估现有策略条款的有效性和完整性提供帮助。
7、制订文档编制标准和指南
在一个机构内部，应采用一些标准和指南：
——软件生存期模型；
——文档类型和相互关系；
——文档质量。
这些标准和指南决定如何实现文档任务，将提供一些准则以评价机构内所产生的软件文档的完整性、可用性和适合性。
尽可能地采用现行的国家和国际标准，若现行的标准不适用，机构应制订自己的标准。
7.1 选择软件生存期模型
现有的一些软件生存期模型，对于不同的阶段有不同的词汇，从软件文档的观点来看，采用哪种模型都无关紧要，只要阶段和相应的文档是清晰定义的、已计划的，并且对于任何具体软件项目是能遵循的。因此，管理者应选择一个软件生存期模型并保证该模型在他们机构内是适用的。
管理者将会发现所进行的阶段和相应任务的定义有助于监控软件项目的进展。相应于特定阶段生成的文档可用作该阶段的评审、通过和完成的检验点，而这种检验应在下一阶段开始前进行。
7.2 规定文档类型和内容
下面给出软件文档主要类型的大纲，这个大纲不是详尽的或最后的，但适合作为主要类型软件文档的检验表。而管理者应规定何时定义他们的标准文档类型。
软件文档归入如下三种类别：
a) 开发文档——描述开发过程本身；
b) 产品文档——描述开发过程的产物；
c) 管理文档——记录项目管理的信息。
7.2.1 开发文档
开发文档是描述软件开发过程，包括软件需求、软件设计、软件测试、保证软件质量的一类文档，开发文档也包括软件的详细技术描述（程序逻辑、程序间相互关系、数据格式和存储等）。
开发文档起到如下五种作用：
a) 它们是软件开发过程中包含的所有阶段之间的通信工具，它们记录生成软件需求、设计、编码和测试的详细规定和说明；
b) 它们描述开发小组的职责。通过规定软件、主题事项、文档编制、质量保证人员以及包含在开发过程中任何其他事项的角色来定义做直截了当、如何做和何时做；
c) 它们用作检验点而允许管理者评定开发进度。如果开发文档丢失、不完整或过时，管理者将失去跟踪和控制软件项目的一个重要工具；
d) 它们形成了维护人员所要求的基本的软件支持文档。而这些支持文档可作为产品文档的一部分；
e) 它们记录软件开发的历史。
基本的开发文档是：
——可行性研究和项目任务书；
——需求规格说明；
——功能规格说明；
——设计规格说明，包括程序和数据规格说明；
——开发计划；
——软件集成和测试计划；
——质量保证计划、标准、进度；
安全和测试信息。
7.2.2 产品文档
产品文档规定关于软件产品的使用、维护、增强、转换和传输的信息。
产品的文档起到如下三种作用：
a) 为使用和运行软件产品的任何人规定培训和参考信息；
b) 使得那些未参加开发本软件的程序员维护它；
c) 促进软件产品的市场流通或提高可接受性。
产品文档用于下列类型的读者：
——用户 ——他们利用软件输入数据、检索信息和解决问题；
文档管理制度15
技术保密管理制度
第1章 总则
第1条 为加强对设计过程所用“电子绘图”、“规划报告书”、“投标书”等涉密图纸和文件以及公司“核心知识产权”及其相关内容在计算机信息系统运行的安全，保护公司核心秘密，促进公司设计和信息化的健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》及有关保密工作规定等规定，结合本公司实际，特制定本制度。
第2条 适用范围
1.本制度适用于公司所有员工;
2.公司所有人员，包括设计人员、技术管理人员、行政管理人员、后勤服务人员等(以下简称“工作人员"）,都有保守公司商业秘密的义务。
第2章 保密范围
第3条 公司秘密是指：
1、设计过程涉密的图纸及文件（如电子图、规划设计类报告）;
2、不为公众所知晓、能为公司带来经济利益、具有实用性且由公司采取保密措施的技术信息和经营信息。
第4条 公司秘密包括但不限于以下事项。
1、公司生产经营、发展战略中的秘密事项；
2、公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项；
3、公司生产、科研、科技交流中的秘密事项；
4、公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项;
5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项；
6、其他秘密事项。
第3章 密级分类
第5条 公司秘密分为三类：绝密、机密和秘密。
第6条 绝密是指与公司生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的安全、利益或者生存遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容.
1、公司设计类工程项目资料、投标资料；
2、按《档案法》规定属于绝密级别的各种档案;
3、公司重要会议纪要。
第7条 机密是指与本公司生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全、利益或者生存遭受严重损害的事项,主要包括以下内容。
1、公司核心技术涉及的设计图纸和相关资料；
2、尚未确定的公司重要人事调整及安排情况、公司对管理人员的考评材料；
3、公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启密码,重要磁盘等电子媒介的内容及其存放位置；
4、公司总体发展规划、经营战略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书；
5、按《档案法》规定属于机密级别的各种档案；
6、获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策；
7、外事活动中内部掌握的原则和政策。
第8条 秘密是指与本公司生产、经营、科研、人事有较大利益关系,一旦泄露会使公司的安全、利益或者生存遭受损害的事项,主要包括以下内容。
1、公司高管的家庭住址及外出活动去向；
2、经营企划方案;
3、公司有关部门所调查的事故和违法违纪事件及责任人情况和载体；
4、公司大事记；
5、设计图纸、各类技术文件等；
6、按《档案法》规定属于秘密级别的各种档案；
7、各种检查表格和检查结果。
第4章 保密措施
第9条 各密级知晓范围
1、绝密级 公司领导班子成员及与绝密内容有直接关系的工作人员；
2、机密级 部长级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员;
3、秘密级 主任级别以上管理人员以及与秘密内容有直接关系的工作人员.
第10条 公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。
第11条 公司董事长负责领导保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门视本部门业务情况设立兼职保密员。
第12条 如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由总经理（必要时董事长)批准。
第13条 严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项,不准在私人交往中泄露公司秘密。
第14条 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告公司行政部,行政部应立即做出相应处理。
第15条 公司董事长、总经理及各机要部门必须严格保管钥匙，非本部人员得到获准后方可进入，离开时要落锁。
第16条 文档人员、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，并由上级领导签字确认。
第17条 司机对领导在车内的谈话应严格保密。
第5章 保密环节控制
第18条 计算机及计算机网络设施
1、机房为设备重地,无关人员一律不准进入;
2、对重要信息应有异地备份措施和保密措施；
3、应有计算机病毒和有害数据防治措施；
4、应有网络攻击防范和追踪措施；
5、必要时对涉密电子文档应采取单机专用或购置功能软件，从技术上防止设计图、核心技术及图纸报告等被下载和拷贝。
第19条 文件打印
1、文件送打印时，应由原稿提供部门领导签字，签字领导对文件内容负责审查是否涉密，文件如有涉密内容,应在文相关记录记录涉及人员姓名，同时确定保密级别，需要发放的涉密文件应有文件编号、发放范围和打印份数；
2、打印部门要做好登记，打印、校对人员的.姓名应反映在发文单中；
3、打印完毕,所有纸质文件废稿应全部销毁，电脑存盘的电子文档应消除或加密保存.
第20条 涉密文件发送和E—mail使用
1、文件打印完毕，由文件印制部门专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员；
2、发文部门下发文件时应认真做好发文记录；
3、保密文件应由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员;
4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失；
5、发送保密文件时应由专人负责,严禁让非规定人员或试用期员工发送保密文件；
6、公司禁止员工未经允许在E-mail个人邮箱传递涉密文件和信息；
7、如公司使用保密软件,应在软件功能加入涉密文件和信息外泄技术闭锁.
第21条 涉密文件复印
1.原则上保密文件不得复印,如遇特殊情况需由主管报公司总经理（或公司董事长）批准方可执行；
2.文件复印应做好登记；
3.复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员；
4.复印废弃件应即时销毁。
第22条 文件借阅
借阅保密文件时必须经借阅方和提供方领导签字批准，提供方负责登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要由提供方领导许可并签字注明.
第23条 传真件
1.传递保密文件时，不得通过未经允许的传真机传递；
2.收发涉密传真件时应做好登记；
3.保密传真件的收件人只能为部门主管负责人或其指定人员。
第24条 录音、录像
1.录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别；
2.保密录音、录像材料由行政部负责存档管理。
第25条 档案
1.档案室为涉密文件保管重地,无关人员一律不准进入；
2.借阅文件时应填写“申请借阅单”,并由主管领导签字；
3.秘密文件仅限下发范围内人员借阅，如遇特殊情况需由行政部批准借阅;
4.秘密文件的保管应与普通文件区别开,按等级、期限加强保护;
5.档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，要保证两人以上参加，并做好登记；
6.不得将档案材料借给无关人员查阅；
7.秘密档案不得复印、摘抄,如遇特殊情况需由主管报总经理批准后方可实施。
第26条 保密部门管理
1.与保密材料相关的部门均为保密部门，如董事长、管理层、总工办、经营拓展部、行政部、财务部等；
2.有关部门需指定兼职保密员,从而加强保密工作;
3.保密部门应做好保密材料的保管、登记和使用记录工作。
第27条 会议
1.所有重要会议均由行政部协助相关部门做好保密工作；
2.应严格控制涉密会议参会人员，无关人员不应参加；
3.承办涉密会议时会务组应认真做好到会人员签到及材料发放登记工作；
4.保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内；
5.会议录音、摄像人员由行政部指定。
第28条 保密协议与竞业限制协议
1.公司要按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议(或在其他协议中含竞业限制条款);
2.保密协议与竞业限制协议一经双方当事人签字盖章,即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方都可以依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法公司提起诉讼。
第29条 员工离职规定
1.员工离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如可研报告、图纸、数据资料、电子文档等)交回本公司.
2.员工离开公司时，公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和竞业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务和竞业限制义务。
3.员工离开公司后，如果利用在公司掌握或接触的由公司所拥有的商业秘密、核心技术,并在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用,但在实施或者使用时利用了公司所拥有的且本人负有保密义务的商业秘密、核心技术时,应当征得本公司的同意，并支付一定的使用费。
4.未征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。
第6章 违纪处理
第30条 公司对违反本制度的员工,可视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。对于泄露公司秘密，尚未造成严重后果者,公司将给予警告处分，处以 100 元至 500 元的罚款。
第31条 利用职权强制他人违反本制度者，公司将视情节给予开除处理，并处以 500 元以上的罚款。
第32条 泄露公司秘密造成严重后果者,公司将给予开除外理，并处以 5000 元以上的罚款，必要时依法追究其法律责任。
第7章 附则
第33条 本制度由行政部负责制定，公司讨论通过后报董事长批准执行。
第34条 本制度由行政部负责解释，自发布之日起实行。
第35条 本规定未尽事宜,按国家相关法律规定办理。
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