行政单位合同管理制度（通用10篇）
在充满活力，日益开放的今天，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。到底应如何拟定制度呢？以下是小编收集整理的行政单位合同管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
行政单位合同管理制度 1
一、对外付款业务一般分为
资金业务付款、合同履约付款
二、付款业务有关规定及审批流程如下：
1、付款业务的规定：公司日常发生的对外付款业务（如：“资金业务付款”、“合同履约付款），均应按本条的相关规定办理付款（一切业务付款，必须收付有凭据，严禁口说为凭），具体如下
2、有关部门或个人用款时，必须向审批人提交《付款申请单》注明款项的用途，金额及收款单位，收款账号，开户银行并附相关资料交财务部备案（特殊情况下，无法提交合同原件的需验原件流复印件）。
3、担保业务
4、提前终止业务合同，多收费用的退款业务，原则不予退款，如确需退款需附有对方退款申请书、相关退费补充协议《退款申请表》
5、客户多交费用的退款业务：退款需附有对方的退款申请书6、合同履约付款：需附发票、收据、采购计划、经济合同、协议书等交财务部备案7、付款业务没有涉及合同或协议的，必须在付款申请单的备注栏注明：“无合同”字样一、对外付款业务一般分为：“资金业务付款”、“合同履约付款
三、付款业务有关规定及审批流程如下：
1、付款业务的规定：公司日常发生的对外付款业务（如：“资金业务付款”、“合同履约付款），均应按本条的相关规定办理付款（一切业务付款，必须收付有凭据，严禁口说为凭），具体如下
2、有关部门或个人用款时，必须向审批人提交《付款申请单》注明款项的用途，金额及收款单位，收款账号，开户银行并附相关资料交财务部备案（特殊情况下，无法提交合同原件的需验原件流复印件）。
3、担保业务
4、提前终止业务合同，多收费用的.退款业务，原则不予退款，如确需退款需附有对方退款申请书、相关退费补充协议《退款申请表》
5、客户多交费用的退款业务：退款需附有对方的退款申请书
6、合同履约付款：需附发票、收据、采购计划、经济合同、协议书等交财务部备案
7、付款业务没有涉及合同或协议的，必须在付款申请单的备注栏注明：“无合同”字样
四、注意事项
1、付款申请单的内容，不得涂改。
2、对金额超过xx万的付款必须提前一天通知财务部
3、审批人必须在授权范围内行驶职权和承担责任，经办人必须在授权范围内办理业务
4、审批人根据其审批职责、权限对支付申请进行审批。对不合理的或有损公司利益的支付申请拒绝批准
5、财务接到审批有效的《付款申请单》后，审核人应积极安排资金，并对具体付款单据与《付款申请单》进行对照，审核。审核无误后交出纳办理付款。
6、付款经办人员接到经初审无误的付款单据后，要再次对付款单证是否齐全、妥当、金额是否正确、收款单位（人）是否妥当、是否符合审批程序等内容进行复核，无误后方可付款（通过银行转帐结算），出纳将银行汇款回单交财务会计作为会计凭证附件。
综上所述，行政单位合同付款管理制度是十分必要的一项制度。只有建立好相关的约束和规定才能够更好的保障合同的规范性，维护双方的权益。另外，付款人员一定要注意像单据是否齐全之类的小细节问题，防止因为疏忽造成大错，更多相关知识您可以咨询律图铜川律师。
行政单位合同管理制度 2
第一章总则
第一条目的
为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。
公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第三条公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批。
第四条公司法律顾问室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
（一）负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；
（二）负责制定销售、采购合同统一文本；
（三）负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；
（四）负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查；
（五）负责经济合同纠纷的处理；
（六）负责经济合同的档案管理；
（七）负责本制度的监督执行。
第二章合同的签订
第五条合同的主体
（一）订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。
（二）订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
第六条合同的形式
订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
第三章合同的内容规定
第七条当事人的名称、住所：
合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
第八条合同标的：
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；
对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
第九条数量条款：
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
第十条质量条款：
有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
第十一条价款或报酬条款：
（一）价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；
（二）价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；
（三）价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
第十二条履行期限、地点和方式
（一）履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
（二）合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
（三）买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。
第十三条合同的担保条款
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应经总经理批准、法律顾问室审核后结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
第十四条合同的解释条款
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
第十五条保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
第十六条合同联系制度
履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
第十七条违约责任
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
第十八条解决争议的方式
解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。
第四章签订合同的工作程序
第十九条签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第五条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及其他行政许可证明留存。
第二十条销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
第二十一条除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室加盖合同专用章。
第二十二条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由法律顾问室依法及时办理。
第二十三条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司法律顾问室一份备案。
第五章合同的变更、解除
第二十四条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
第二十五条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；
（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
第二十六条变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
第二十七条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；
第六章合同的履行
第二十八条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
第二十九条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
第三十条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司法律顾问室处理，并报总经理。
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
第三十一条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。
（一）在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
（二）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的.合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第七章经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第三十二条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
第三十三条合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司法律顾问室和总经理。
第三十四条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法律顾问室。
第八章合同的日常管理
第三十五条本公司实行二级合同管理，公司法律顾问室全面负责公司的合同管理；销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。
第三十六条公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
第三十七条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司法律顾问室随合同保管。
第三十八条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司法律顾问室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司法律顾问室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
第九章合同审批管理
第三十九条下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。
第四十条下列合同由总经理或其授权人审批：
（一）标的超过100万元的；
（二）预付定金或预付货款超过10万元的；
（三）联营、合资、合作合同；
（四）重大涉外合同。
第四十一条下列合同由董事长审批：
（一）标的超过500万元的；
（二）投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
第四十二条合同标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
第四十三条法律顾问室负责对下列合同进行审查：
（一）董事会、总经理委托审查的合同；
（二）内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。
第四十四条法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。经济合同审查的要点是：
（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
（三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
（四）根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
第四十五条经济合同的审批程序如下：
（一）申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本企业的领导审查批准。（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。
（二）审核。对送审的经济合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）。
（三）主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。
上述审批程序，一般为1~2天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。
第十章经济合同纠份的处理
第四十六条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第四十七条合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。
第四十八条处理合同纠纷的原则是：
（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
（四）各企业在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第四十九条法律顾问室处理合同纠纷的范围是：
（一）董事会、总经理交办的；
（二）经各企业协商处理解决不了的；
（三）其他应由法律顾问室处理的。
第五十条提请处理合同纠纷的程序是：
（一）承办人填写“对外经济合同纠纷申报表（一式二分），按本《制度》的规定报批。
（二）审批单位可依据情况，在1天内作出；由上报单位负责处理；由法律顾问室负责处理。
（三）法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第五十一条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内（一般为2年）进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
第五十二条凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷，有关企业必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：
（一）经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
（二）关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
（三）货款的承付、托收凭证，有关财务财目；
（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
（五）有关违约的证据材料；
（六）其他与处理纠纷有关的材料。
第五十三条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
第五十四条各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。
第五十五条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问室配合各单位向人民法律申请执行。
第五十六条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。
执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第五十七条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第十一章考核与奖惩
第五十八条公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法律顾问室负责本制度执行情况的监督考核。
第五十九条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
第六十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
（一）未经授权批准或超越职权签订合同；
（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。
第六十一条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）公司履行合同未经对方当事人确认；
（三）遗失重要证据；
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
（六）其他违反公司相关制度的。
第六十二条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第十二章附则
第六十三条本制度未尽事宜，均按有关法律法规和本公司补充细则规定办理；本制度的解释、修订和发放由本公司法律顾问室负责。
第六十四条本制度从20xx年xx月xx日开始执行。
行政单位合同管理制度 3
第一章总则
第一条为实现依法治理企业，保障公司内部管理的有序进行，促进公司对外经济活动的开展，提高经济效益，减少和避免合同纠纷，防范重大风险，进一步加强公司各类合同管理，根据国家相关法律法规，并结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。
第三条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。
第四条订立经济合同，必须遵守国家法律法规规定，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第五条本制度所包括的合同有买卖、租赁、运输、设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，但不包括劳动合同和劳务（劳务派遣）合同。
第二章签订合同的工作程序
第六条公司各类合同、协议、授权委托、对外发函等的审批、用章原则上都必须通过钉钉走“合同审批”前置程序。对未通过合同审批前置程序的文件，印章管理人有权拒绝加盖印章。
第七条法务负责合同的初审工作，主要审核合同信息完整性、内容是否合法、权利义务是否对等、违约承担等，并结合实际情况给出具体修改建议。
第八条总经办负责合同的最终审核及盖章。
第九条合同正式签订后，相关经办人员需在法务处对该合同进行合同编号，并将原件交至公司人资行政部存档保留。
第三章合同的签订
第十条合同的主体
（一）订立合同的主体原则上由公司或所属各公司中具有法人资格、能独立承担民事责任的组织担任，其他部门、个人等若确需以个人名义对外签订合同的，需提前报备。
（二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力等进行基本调查，不得与未经授权许可的自然人签订合同，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不符的经济合同。
（三）除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
（四）对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。授权委托经法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
（五）公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订，则在订立合同时必须附上履约相对方身份证明文件复印件。
第十一条合同的形式
订立合同，除及时交割（银货两屹）的简单小额经济事务外，应采用书面形式。
书面形式指形成可保存且有效的合同、协议书、公文信件、函件、数据电文（包括传真、电子邮件等）等。
第十二条合同的内容
（一）当事人的名称、住所、联系人及联系方式
合同抬头、落款、公章及对方当事人提供的相关资信材料载明的当事人的名称、住所等应保持一致。
（二）合同标的
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定产品规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；承揽合同应详细约定各时间节点及费用支付等问题。
对合同标的无法以文字描述应将图纸作为合同的附件。
（三）数量条款
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、送货单、发票等）。
（四）质量条款
有国家标准、行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；凭样品交付的应约定样品的生产方式及样品式样。
（五）价款或报酬条款
1、价款或报酬、支付节点应在合同中明确，采用折扣形式或做相关其他优惠的应在合同中明确约定。
2、价款的支付方式如银行转账、汇票信用证、现金等应予以明确，除涉及金额较小外，一般不采用现金结算，若确实情况特殊需采用现金则需支付时要求对方开具符合法律规定的收据及发票。
（六）履行期限、地点及方式
1、履行期限应在合同中明确约定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。
2、合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司住所地。
3、买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单，仓库管理员签单等。
（七）合同的担保条款
在合同签订中若对方要求提供担保或本方要求对方提供担保的，应经总经理批准并结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
（八）知识产权和保密条款
对制作、创作、设计、开发、研究、商标等可能涉及知识产权权利的合同应当约定知识产权条款对其权利归属进行明确约定；对涉及经营信息、技术信息、商业秘密等需对重要内容进行保密的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
（九）合同联系制度
公司对外签订的各类合同原则上都需在合同中明确约定双方的通讯地址及通讯终端，对于履行期限1年以上的合同必须约定合同联系制度。
（十）违约责任
在签订合同时要特别注意违约责任，并根据合同的公平性最大限度降低自身违约成本。
（十一）不可抗力
合同中要明确约定不可抗力发生时各自的损失承担，以及哪些情形属于不可抗力。
（十二）争议解决的方式
解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，除对方明确表示不可改变合同条款外，争议解决方式一般不采用仲裁。
采用诉讼解决争议的，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。
第四章合同的变更、解除
第十三条在合同履行期间由于客观原因需变更或解除合同的，须经双方协商，签订补充协议或重新签订书面协议。重新签订新协议的'，新协议未达成前，原合同仍然有效。相关部门在收到对方当事人要求变更或解除通知书后，应当及时向总经办汇报并通知公司法务，经公司决策后在规定的期限内作出书面答复。
第十四条在合同履行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定，承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的要求，并在咨询法务处理意见后向总经办汇报有关情况。
第十五条在合同中可约定存在下列情形之一的，本方可单方解除合同：
（一）因不可抗力致使合同目的不能实现；
（二）在履行期限届满前，对方明确表示或以自己的行为表明不履行主要义务；
（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
第十六条变更或解除合同的，应采用书面形式。
第十七条变更或解除合同的日期，以当事人双方所达成协议的约定为准。
第十八条变更或解除合同时，应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理变更登记手续的，应依法及时办理。
第十九条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同具有同等法律效力，纳入本制度规定的管理范围。
第五章合同的履行
第二十条公司应按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
第二十一条在合同履行过程中应及时跟进双方履行情况。履行买卖合同需要交付的，在货品交付时应签署相关确认收货单据，并一式两份，公司留存一份。向对方开具增值税发票时应存留已开票证明。
第二十二条在合同履行过程中，若经办人员发现对方出现以下情况时，应及时将相关情况报备至公司：
（一）经营情况严重恶化；
（二）转移财产，抽逃资金以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。
第二十三条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：
（一）在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对账，确认双方债权债务并留存书面证明；
（二）在对方当事人发生合（兼）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认双方债权债务关系。
第六章合同纠纷的调解、仲裁、诉讼
第二十四条合同在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
第二十五条合同双方在一定期限内（一般在一个月以内）无法就纠纷的处理达成一致意见或对方无意协商解决的，经办人员应及时报告部门主管人员和总经理，并将具体情况告知法务人员，由法务人员根据具体情况拟出可行性意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报公司法务和总经理。
第二十六条公司决定采取诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料并相关证据材料报送公司法务人员。
第七章合同的管理与保存
第二十七条管理职责
（一）法务是公司合同归档管理工作的管理者，其主要职责有：
1、对合同进行归档管理（包括扫描并进行电子归档管理）；
2、对公司各类合同信息完整性审查及内部合同归档编号管理；
3、负责日常合同出借及收回登记管理。
（二）人资行政部指定专门人员协助法务开展上述工作。
第二十八条公司各类合同内部编号管理
（一）公司各类合同根据公司各分、子公司进行分类。
（二）各类合同均按级编码进行分类编号，各编号之间以“—”号间隔。
（三）公司各类合同按照四级编码进行编号归档管理。
1、一级编码：区别各地区的合同。
2、二级编码：区别合同的公司/部门归属。
3、三级编码：为具体的签订年月。
4、四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号。
（也可依据公司实际情况制定符合公司需求的编号模式）
（四）补充协议的处理
补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，与合同共用一个编号，根据补充协议的签订顺序在流水号后用括号以阿拉伯数字标识。
第二十九条法务负责履行期限较长（超过一年）合同的履行跟进，对发现履行存在一定风险的合同进行备案并及时跟进，避免造成更大损失。
第三十条合同归档后，应纳入档案室存放，由合同管理人管理监护。
第三十一条需查阅或借出档案的，应当通过钉钉流程发起资质使用流程，并在合同管理人员处报备并登记。
第八章制度施行
第三十二条公司、所属各公司全体人员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。
第三十三条合同经办人员出现下列情况之一，予以处罚；给公司造成损失的，公司依法向责任人追偿：
（一）未通过合同审批流程、未经授权批准或超越职权签订合同。
（二）为他人提供盖章的空白合同、授权委托书。
（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。
第三十四条公司员工在签订、履行合同过程中触犯刑法、构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第三十五条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
第三十六条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
第三十七条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，属于公司商业秘密，相关人员应当保守合同秘密，任何人未经授权不得泄露、传播、复制。
第三十八条收受他人利益，出卖公司商业秘密或从事商业间谍活动的，移送司法机关追究其刑事责任。
行政单位合同管理制度 4
1、对外签订合同，必须遵守国家和所在地相关法律法规的规定。
2、签定合同前，按照有关规定对合同组织评审。
3、合同由法定代表人或其委托代理人签订。委托代理人签订合同时必须持有法定代表人的`书面授权委托书；授权委托书必须载明委托人和代理人的身份情况、代理权限、代理期限等事项，并加盖单位公章。委托代理人必须在代理权限内签订合同，严禁超越代理权限或在无代理权情况下对外签订合同。
4、签订工程分包合同一律使用合同专用章，禁止用部门或其他业务专用章代替。
5、任何人对外签订合同，都必须以维护项目部合法权益和经济效益为宗旨，决不允许假公济私、损公肥私、以权谋私，违者依法惩处。
6、合同必须按规定报合同管理部门审查和主管领导批准后，方能正式签订；需要有关部门会审的，须取得会审部门书面签认。
7、对外签订的合同要保证合同的合法性、严密性、可行性。
8、建立合同台帐，保管合同文件和相关文函资料；定期向公司合同主管部门汇报合同履行情况，接受合同管理部门的领导；所有签订的各类经济合同必须及时提供给同级财务部门。
9、合同管理实行三级归口管理制度、授权委托制度、合同专用章制度及基础管理制度。
10、合同分管领导负责本项目部合同纠纷的决策和处理工作。
11、对大的物资采购合同和设备购买、租赁等合同签订，应参与和监督，并对合同进行分类存档。
行政单位合同管理制度 5
第一章总则
一、为了规范本公司的劳动合同管理工作，促进依法履行劳动合同，保护公司与员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动合同法实施条例》及其他相关现行法律、法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
二、本制度适用于在本公司工作的，与公司建立劳动关系、签订劳动合同的所有员工。实行劳动合同制度，无论公司管理人员还是一般员工，所有员工必须熟悉了解劳动合同管理制度，依照劳动合同管理制度调整、稳定、和谐本公司的劳动关系。
三、公司劳动人事部门负责本公司的劳动合同管理工作，主要职责包括：
（一）认真学习并贯彻执行有关劳动合同的法律、法规和政策；
（二）依据本制度办理劳动合同的订立、续订、变更、中止、解除、终止等手续；
（三）加强劳动合同的基础工作，实行动态管理，促进劳动合同管理的规范化、标准化。
第二章劳动合同的订立
一、劳动合同以书面形式订立。公司遵循公平、公正的原则，提供劳动合同文本。公司劳动合同的范本，每年需根据新的发展，由人力资源部组织相关人员进行修定。劳动合同一式两份，公司和员工各执一份。
二、在订立合同的过程中，员工可以了解公司的规章制度、劳动条件、劳动报酬等与提供芳动有关的情况；公司在招用时，可以了解员工健康状况、学历、专业知识和工作技能等与应聘工作有关的情况，双方均应当如实说明。
三、根据《劳动合同法》规定，本公司劳动合同均应具备以下必备条款：
（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
（三）劳动合同期限；
（四）工作内容和工作地点；
（五）工作时间和休息休假；
（六）劳动报酬；
（七）社会保险；
（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
同时，根据本公司的实际，协商约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。
四、本公司劳动合同分为三种：固定期限的劳动合同、无固定期限劳动合同、以完成一定工作任务为期限的劳动合同。对于固定期限的劳动合同，在合同期限届满经双方协商可以续签；应当签订无固定期限的劳动合同或者已经是无固定期限的劳动合同的岗位，应同时适用岗位聘任制。
五、本公司在与新员工签订劳动合同前，由人力资源部门组织相关人员对该员工提交的'相关材料进行仔细查验；对于部分高级管理岗位、高级技术岗位的员工，在报请批准后，还应当对其之前的工作背景进行调查，在确认不会给公司带来法律风险后，方可与该员工签订劳动合同。
六、在新进员工办理完入职手续之后的15个工作日内，公司应与其签订劳动合同。合同在用工之日前签订的，自用工之日起生效；合同在用工之日后签订的，应约定生效时间为入职当天。新招聘的员工必须在出具能证明其与原用人单位解除劳动关系（若确实无法提供，至少应提交本人与其他单位不存在劳动关系的个人声明）后，公司方与之签订劳动合同。新进员工不愿签订劳动合同的，公司有权拒绝录用。
七、本公司在劳动合同中约定试用期，试用期的期限依照《劳动合同法》的有关规定确定。对于一般员工，原则上签订1年期合同；对于技术、市场等高级技术管理岗位员工，可签订2—3年期合同；对于董事会直接任命人员的劳动合同期限由董事会确定。
八、公司安排固定的劳动合同签订地点为：，所有员工的劳动合同都应当在此签订，不得在其他地点签订。在其他地点签订劳动合同的，将按照奖惩制度对相关责任人进行处理。
九、劳动合同的签订要求：
（一）公司指定代表公司的劳动合同签订人在场；
（二）公司指定代表公司的劳动合同签订人为：；
（三）员工本人签字或摁手印，不得授权他人代签；
（四）必须当场签字、盖章，员工不得私下签好后，再交与公司；
（五）其他。
十、公司对提供专项技术培训的员工，可以约定3年至5年的服务期。员工应遵循诚实信用的原则，严格遵守服务期限，否则将承担违约责任。公司将以违约金的方式追究违约责任。
十一、公司对必须保密的技术信息和经营信息，约定保密责任。对负有保守公司秘密的员工，要求解除劳动合同的，应提前6个月书面通知公司；或者在解除劳动合同后的一定期限内不得自营或为他人经营与本公司有竞争的业务，对此公司在一定的期限内给予员工本人20%～400/的工资收入作为经济补偿。
十二、对于签订竞业限制协议的员工，在离职时需要提交员工个人银行账号，公司在竞业限制期内按月支付经济补偿。经济补偿的标准不低于离职前12个月的平均工资的30%，且不低于公司所在地的最低工资。员工应保持通讯畅通，公司在竞业限制的期限的工作时间，可随时联系员工，查验员工的工作情况。
第三章劳动合同的变更、续签、解除和终止
一、劳动合同自合同确定的生效日起生效。
二、公司和员工如认为有必要，经协商一致可以书面形式对原订劳动合同的部分条款进行修改、补充、废止。任何一方不得任意变更，如协商不成的，劳动合同应当继续履行。
三、由于客观情况发生变化，致使合同一方无法向对方履行合同义务，公司和员工可以签订合同中止协议。待相应情形消失时，合同效力恢复，继续履行未履行完的合同。
四、合同期满前日，各部门主管应将是否续签合同的意见报送人力资源部，由人力资源部报同意后确定。
五、公司决定续签劳动合同的，人力资源部会同部门主管，至少应提前天开始与该员工沟通。若该员工同意续签，那么双方至少在合同到期前天签订下一期劳动合同；若员工不同意续签，那么人力资源部会同部门主管在确认无法继续沟通后，应当及时做出不续签决定，该决定至少在合同到期前天做出，以及时安排工作交接事宜。
员工不同意续签合同，合同期满后又继续来公司上班的，公司有权拒绝其进入公司。
六、合同解除。
（一）协商解除。在劳动合同履行过程中，公司和员工双方都认为继续履行合同已没有必要时，无论谁先提出解除，只要达成一致意见，劳动合同即可解除，但员工一方主动提出，则不予经济补偿。
（二）公司解除。公司可根据《劳动合同法》第39条（劳动者过失）和第40条（劳动者非过失的原因）的规定解除劳动合同，相关内容参见劳动合同法的规定。
（三）员工解除。员工提出解除劳动合同，应当提前30日通知公司，在试用期内应当提前3日通知公司，可随时解除劳动合同。
七、合同终止。
劳动合同期满、劳动合同主体资格丧失导致客观上已无法履行合同的情况下，劳动合同可以终正。
第四章劳动合同管理
一、在公司内部公开明示本管理制度，并进行宣传教育，定期监督检查。公司坚持以本制度来规范公司的劳动合同管理行为，保证全面履行劳动合同。
二、公司按以下操作程序和书面手续办理劳动合同的签订、续订、变更、解除、终止。
（一）订立。公司在招用员工时与其订立书面劳动合同，劳动合同一式三份，公司两份，员工执一份，具有同等法律效力。
（二）解除。公司与员工解除劳动合同的，应下达《解除劳动合同通知书》，明确解除劳动合同的时间，并送达本人（可采用签收送达或邮寄送达，自寄交之日为送达之日）。
（三）续订。劳动合同届满，双方同意续订劳动合同的，应在劳动合同届满前30日内将《续订劳动合同意向书》送达员工，经协商同意后，办理续订手续。
（四）续延。劳动合同期满时，由于法定情形导致合同应当续延的，合同续延至相应情形消失时为止。
（五）终止。劳动合同届满，公司、员工终止劳动合同的，应在劳动合同期满前，将《终止劳动合同通知书》送达其本人，并按期办理终止手续。
三、公司建立健全管理台账，记录公司劳动用工状况及员工的基本情况，反映劳动关系变化，保证实行动态管理：
（一）劳动合同基本情况台账（总账）；
（二）劳动合同签订、变更、解除、终止台账（个人明细账）；
（三）员工培训记录台账（入职培训、转岗培训、出资培训）；
（四）员工出勤统计台账（工时、休假、加班等情况）；
（五）员工医疗期管理台账（医疗项目、停工医疗时间）；
（六）员工奖励、处罚台账；
（七）其他专项协议台账（如约定服务期、保守商业秘密的专项或补充协议）。
劳动合同经人力资源部备案后，交公司档案室保管。
已经终止或者解除的劳动合同，自终止或解除之日起2年内不得销毁。
四、其他
一、本制度与国家有关法律、法规、规章和规范性文件相抵触的，以国家相关规定为准。
二、本制度适用于所有与公司签订劳动合同的员工。
三、本制度由公司人力资源部负责解释。
四、本制度经董事会批准后，自20xx年xx月xx日起执行。
行政单位合同管理制度 6
1、签订合同，必须遵守《中华人民共和国国经济合同法》、国家的法律、政策及有关规定。
2、凡对外签订的合同，相关部门经理需填写《汇签单》，送公司有关领导签署意见，报总经理批准。重大合同必须经过经理办公会评审并报董事长批准。
3、对外签订经济合同除法人代表外，必须是持有法人委托书的法人委托人，在授权范围内行使签约权，超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约。但经法人特别授权并发给委托证书的`例外。
4、在签订经济合同时，对方当事人必须具备以下条件：
4、1对方单位具有法人资格，有经营权；
4、2有履约能力，资信良好；
4、3对方签约人是法定代表人或是持有法人委托书的法人委托人。
5、签订经济合同，必须贯彻平等互利，协商一致、等价有偿的原则和物美价廉，择优签约的原则。
6、经济合同一律采用书面格式。尽量采用统一经济合同文本。
7、签订经济合同必须加盖公司合同专用章，否则所签订的合同一律无效。
8、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确，具体文字表达要清楚、准确。
9、对外签订的经济合同，须经理办公会审核，报法定代表人批准。
10、批准后的合同，应由综合部盖章、编号、存档。原件交综合部存档，财务人员、执行部门各持一份。
11、合同履行人员都必须本着重合同，守信誉的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的履行，维护公司的利益。
12、财务人员按合同要求，对付款申请审核无误，按财务审批权限付款。
13、主管经理负责审核合同的付款形式、付款数额、付款时间，严格执行合同条款。对合同在付款、监督、结算方面负责任。财务人员对原始凭证不齐，不符合公司要求的付款可以拒付，上报领导，对知情不报者，承担相应责任。
行政单位合同管理制度 7
第一章 总则
第一条为了规范石油销售公司（以下简称hb公司或公司）的劳动合同管理，指导劳动合同的签订工作，根据中华人民共和国《劳动法》及《劳动合同法》，结合公司实际，特制定本制度。
第二章 组织结构及职责
第二条公司法定代表人负责代表公司与员工签订劳动合同。
第三条综合办公室负责公司的劳动合同管理工作，主要办理劳动合同的订立、续订、变更、解除、终止等手续。
第三章 劳动合同管理
第四条劳动合同签订
（一）新员工入职手续办理完毕后一个月内完成劳动合同签订。
（二）劳动合同以书面形式订立。
（三）劳动合同必须由公司法定代表人亲自签章，并加盖公司公章后生效。
（四）劳务派遣人员劳动合同由劳务派遣单位负责签订。
第五条劳动合同的期限
（一）一般员工，原则上签订3年期合同。
（二）续订劳动合同时，原则上与原劳动合同期限相同。
（三）符合无固定期限规定的，签订无固定期限劳动合同。
第六条劳动合同续订、终止、变更
（一）劳动合同期限届满，经双方协商一致，可续订劳动合同。
（二）合同期限届满后，未办理终止劳动手续仍存在劳动关系，由乙方提出要求，可续订劳动合同。
（三）因公司业务发展需要或客观原因发生变化的，经双方协议一致确认后，可变更劳动合同相应条款。
（四）劳动合同届满或合同中约定的劳动合同终止条件出现的，可终止劳动合同。
第七条有以下情形之一的，公司随时可解除合同：
（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；
（二）严重违反劳动纪律或规章制度，按照甲方单位规定或本合同约定可以解除劳动合同的；
（三）严重失职，营私舞弊，对甲方利益造成重大损害的；
（四）乙方同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成甲方的工作任务造成严重影响，或者经甲方提出拒不改正的；
（五）乙方采取欺诈手段，使甲方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；
（六）被依法追究刑事责任的。
第八条有以下情形之一的，公司应当提前30日以书面形式通知员工本人，解除本合同：
（一）员工患病后非因工负伤的，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事由公司另行安排的工作或者不符合国家和本省（市）从事有关行业、工种岗位规定，公司无法另行安排工作的；
（二）员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
（三）因客观情况发生重大变化，致使合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成协议的。
第九条有以下情形之一的，公司不得解除劳动合同：
（一）员工患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；
（二）患病或非因工负伤、在规定的医疗期内的；
（三）女员工在孕期、产期、哺乳期内的`；
（四）连续工作15年以上，且距法定退休年龄不满5年的；
（五）复员、转业退伍军人初次参加工作未满3年的；
（六）建设征地农转非工人员初次参加工作未满3年的；
（七）义务服兵役期间的；
（八）集体协商的职工代表在劳动合同期内自担任代表之日起5年以内的。
第十条经济补偿或赔偿规定
（一）员工在合同期限内被提前解除劳动合同或自主提出解除劳动合同，符合劳动合同书中约定应支付经济补偿金的，按合同书中有关规定进行经济补偿。
（二）双方违反劳动合同规定给对方造成重大损失的，应按损失程度给对方赔偿。
第十一条公司与员工因劳动权力和义务产生分歧引起争议的，依照劳动法的规定，通过协商解决、申请调解、仲裁直至提起诉讼方式解决。
第四章 附则
第十二条本制度由综合办公室负责解释和修订。
第十三条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和集团公司相关规定执行。
第十四条本制度自印发之日起施行。
行政单位合同管理制度 8
在公司的经济活动中，为保证合同法律、法规的正确适用，保证合同全面履行，公司根据自身特点，制定合同管理制度。
一、 合同管理的协作责任制度
（一）岗位责任制度
公司合同管理工作由经营部负责，负责人肖建水，并设5名专职合同管理人员，在宣传、贯彻合同法，签订和履行合同中要分工明确，各司其职，各负其责。
（二）会签制度
在合同订立之前，要由招标部、经营部工作人员参加，共同研究，并出具能否订立合同的意见，以保证合同的合法性、可行性，各职能部门之间要相互衔接和协调。由经营部负责制作《签订合同申请表》。此表包括两部分，一是有关合同本身的内容，二是会签的程序安排。
（三）协作制度
合同签订后，各有关业务科室和工作人员，根据自己的职责，共同协商，及时采取措施，解决履行合同中出现的问题，以保证合同的兑现。
（四）奖惩制度
对合同管理人员的工作情况给予奖惩，并与《公司岗位目标责任施实办法》挂钩。工作尽职尽责、成绩显著的，或是为公司免受重大损失，为企业多创效益的，给予表扬和奖励，包括授予荣誉称号、发给奖金、记功、升级、升职等。工作差的，给公司带来损失，或有重大失误的，给予批评教育、并按其情节轻重分别给予不同的纪律处分、行政处分或经济处罚。
二、 公司合同管理的监督检查和制度
（一）汇报登记制度
公司业务人员代表本公司签订合同后，应按规定向公司有关职能部门或公司有关负责人汇报，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐簿上，以便监督检查。
（二）法人代表授权委托制度
由于公司的法定代表人不可能直接参予每一份合同的签订，而常常是由业务员、或其他人员代理总经理去签订合同。实行法人代表授权委托制度，使签订合同人员取得合法资格，既可以取得对方的信任，顺利签订合同，又能促使和制约代理人认真签订合同。
法人授权委托制度的内容主要包括：（1）公司有关业务人员要认真学习合同法，在参加工商部门组织的法规考试合格后，方可接受经理签发的签订合同“授权委托证明书”。未经法定代表人授权或超越授权范围签订的合同一律无效，由此产生的责任由本人承担。（2）领用长期、临时“授权委托证明书”应向经营部办理登记手续，公司向工商行政管理部门领取统一制定的签订合同授权委托证明书，如代理事项变更，应及时办理变更手续。对发放盖章空白授权委托书，要由总经理审批。
（三）审查审批制度
经营部负责对合同对方当事人的资格、资金、信誉等情况进行审查。
公司签订合同要经总经理签署意见后方可加盖公章，合同才能正式成立。
（四）合同专用章管理制度
1、合同专用章公司统一刻制、编号、保管、使用，并到工商行政管理部门备案；
2、合同专用章由经营部设专人负责保管、使用只限本企业对外签订合同使用，原则上不得携带外出；
3、合同专用章应在正式合同文本上使用，并有法定代表人签署，或者有法定代表人签发的“授权委托证明书”，方可使用；
4、合同专用章、或盖有合同专用章的空白合同方遗失与被盗时，要及时通知有关部门进行处理，同时登报声明挂失作废，给公司造成经济损失的，要追究当事人责任。
（五）检查履行制度
公司总经理、副总经理及经营部负责人要定期或不定期对合同的签订履行情况进行检查，以防止发生问题，酿成纠纷。规定的制定和落实，对及时解决履行中困难和矛盾很有作用。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查的规定。
（六）索赔制度
在对方违约时，由经营部负责，依法及时向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，以挽回因对方违约行为给公司造成的经济损失。
三、公司合同管理的统计考核制度
（一）统计报表制度
根据上级业务部门或合同管理机关的要求，对合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项数字和情况，进行统计汇总，按规定的日期和要求上报。
（二）合同考核制度
通过引进激励机制，将合同管理纳入公司经济责任制考核范围，以调动合同管理人员的.积极性。考核内容一般包括合同签约率、履约率指标，合同送审时间，签订合同内容的合法性及条款的完备性，合同管理台帐、报表、档案的管理情况等；考核办法一般是实行竞赛评比活动，采用百分制，公开考核，并同奖金挂钩。
四、公司合同管理的合同档案制度
合同依法签订后，当事人各方将合同正本交由各自单位合同管理员保管，合同副本留合同承办人员备用，必要时抄送、抄报有关单位。合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案。合同档案的内容包括合同文本及附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来文书、合同履行情况记载等。合同档案管理实行平时立卷，年终一次归档，专人保管的制度。合同档案是企业合同管理的重要资料，一旦履行中发生纠纷，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。
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（一）领取制度
分行秘书向行政事务部领取，登记领用日期、领用部门、领用名称、领用份数、领用编号、代表签名。
（二）领用制度
1、业务人员向自己所在分行的秘书领取《看楼书》、《业务委托书》、《独家代理委托书》、《收钥匙条》，并登记领用日期、领用名称、领用份数（每种限领5份）、领用编号，使用后将公司存档一联交由行政部文员统一保管，并登记使用份数，如有作废须交回行政文员登记作废份数。
2、业务人员须经自己所在分行的.经理同意，方可向秘书领取《购售房委托合同》、《房屋租赁给约》、房屋转让合约》（每次限领一份）。签署完毕后交由经理审核签名确认，方可生效。经理联留存，以备跟进，公司联、财务联由秘书送至总部。
3、遗失处罚：
（1）委托书、看楼书遗失者，每份扣款50元，该款项转入分行活动基金帐户，并附解释信一封。
（2）《购售房委托合同》、《房屋租赁合约》、《房屋转让合约》等文件资料遗失的，责任人应在遗失之日起三日内在《深圳特区报上》刊登遗失声明，并接受罚款1000元，给公司造成损失者，公司有权对责任人进行追偿。
（三）报送及备案制度
1、合同、成效报告、交易须知及房产证原件、查档单等资料应于签订合同当日由分行经理或秘书送至法律部审核，审核通过的，分送财务部和客服部作为办文及核算之用。
2、财务部以合同和有效成交报告与客户结算费用和款项。其他情况说明不具有结算效力。
3、区域经理签成交报告时要核对电脑记录，确认是否为转介。
4、（1）所有的退定及退首期房款申请必须经区经签字审批方可办理；
（2）买方或卖方违约情况下，退款金额达到5仟元（含5仟）以上必须由法律部提供相关的法律建议后方可办理；
（3）退款金额达到8万元（含8万）以上必须由交易中心总监签字审批后方可办理。
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总则
第一条为规范公司合同管理，防止合同签订和履行中的风险、维护公司合法权益，根据本公司章程及《合同法》的规定，制定本制度。
第二条本制度所称的“合同”是指所有与他方签订的合同、协议书、意向书、函件、订货单以及其他带有合同性质的约定双方权利义务的书面文本及口头协议。
第三条参与合同谈判、草拟、审查的相关人员必须认真学习《合同法》等与合同有关的法律知识和业务知识。
第四条必须诚信履行合同、维护公司形象。
合同的签订
第五条签订合同必须依法进行，不得违反法律的禁止性规定。
第六条签订合同必须最大限度维护本公司合法利益。
第七条合同由相关业务部门草拟，合同审查部门同意审查，董事长或其委托的人签字后，由办公室在合同文本上盖具公司合同专用印章。
第八条合同签订前，相关业务人员必须充分掌握有关市场信息和相关知识，拟定谈判方案，经过部门负责人审查同意后，再报公司合同审查部门或公司相关领导，方可进行谈判。
第九条签订合同应当以书面形式。合同所涉及价值在人民币5000元上的交易，必须使用书面合同。价值在人民币5000元以下的交易，因特殊情况或按惯例，可以使用口头合同。
使用口头形式签订合同的，必须经过相关领导同意或事后及时向领导汇报，并以书面形式将口头合同内容记录在案。记录文本由相关业务部门负责人签字后交公司合同审查部门备案。
第十条签订合同首先必须审阅对方的有效证件。对方为自然人的，审查其身份证原件；对方为企业的，审查其营业执照副本原件，必须做到签字的人和盖章的单位与上述证件完全相符，并将对方上述证件复印存档备案。对方提交的证件必须在有效期之内。
签订大额合同，或相关业务人员不能确信对方的资信情况的，必须先对对方进行资信调查。
第十一条相关业务人员谈判完成后，应将谈判结果草拟成书面合同并在《合同草稿报审表》上签字，再由部门负责人对草拟的`合同就用语是否准确、规范，是否符合公司最大经济利益，是否违法等，进行审查修改并签字。
业务部门审查完成后，将草拟的合同提交公司合同审查部门。公司合同审查部门主要就合同是否违法，是否存在法律风险进行审查、修改并签字。
公司合同审查部门审查通过后，由相关业务部门将草拟的合同打印成合同正式文本经校对后交办公室提交公司董事长签字或其委托的人签字。董事长或其委托的人签字后，由办公室在合同上盖具公司合同专用印章。
第十二条因相关业务人员外出谈判需要当场签订合同的，或在紧急情况下有关部门出于公司利益考虑，无法按照前条规定程序签订合同的，需事先电话请示有关部门及公司领导，并于返程或紧急情况解除后的当日或第二个工作日按前款规定补办手续。
第十三条合同的变更及协商解除按本制度第十一条、第十二条执行。
第十四条签订合同一律以公司名义进行，任何部门不得以自己名义对外签订任何形式的合同。
第十五条自然人在合同上签名应当有本公司相关业务人员在场时进行，该签名必须与其身份证上的姓名完全相符，不得由他人代签。
对方是企业，必须在合同上盖具公章或合同专用章，该印章的印文必须与营业执照上的企业名称完全相符。签订大额合同或相关业务人员对对方印章的真实性不能确信的，应当到有关机关比对该单位备案的印文。
对方委托他人代签合同的，必须有书面的的授权委托书原件，审查书面授权委托书签名或盖章的程序按本条第一款和第二款执行。单位出具的授权委托书，必须加盖单位公章，不得使用合同专用章。审查无误后，应当将对方的授权委托书收存备案。
第十六条各相关业务部门对本部门经办的合同进行统一编号。
合同的履行
第十七条合同签订后，相关业务部门必须认真做好履行准备，代表公司全面履行合同，并监督对方的履行情况；需要财务支付价款的，应在价款前十天将合同复印件提交公司财务部，并告知履行的要求。在对方履行义务不符合约定时，应当拒绝其相应履行要求。
第十八条如本公司与对方互负合同义务，没有先后履行顺序的，应当同时履行。在对方履行之前，应当拒绝其履行的要求。在对方履行义务不符合约定时，应当拒绝其相应履行要求。
第十九条如本公司与对方互负合同义务，按合同约定对方应当先履行但没有履行的，应当拒绝对方的履行要求。对方履行义务不符合约定时，应当拒绝其相应履行要求。
第二十条如本公司应当先履行合同义务，但有确切证据证明对方有下列情形之一的，相关业务部门应当提请公司中止履行：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
中止履行的，相关业务部门应当及时通知对方。如对方提供适当担保，经公司领导审查同意后可以恢复履行。如对方在合理期限内未恢复履行能力并未提供适当担保的，通知对方解除合同。
第二十一条相关业务部门应当对对方的履行情况进行实施监督。
如对方有违约行为的，应当及时书面报告公司合同审查部门，提请公司追究对方的违约责任，同时敦促对方立即纠正。
对方逾期未履行合同的，相关业务部门应当及时催促，如符合解除合同的条件并认为解除合同对本公司有利的，应当提请公司解除合同并协助公司追究其他违约责任。
对方有违约行为持续七天以上的，应当将对方的违约情况、处理结果及下一步处理方案进行登记，报公司合同审查部门。逾期达三十天以上的，应向本公司合同审查部门及公司相关领导书面备案，并每隔三十天备案一次。
第二十二条本公司有可能违约的，相关业务部门应当将原因及处理方案立即书面报告给公司领导，告知违约后果。违约情况一旦发生，应当立即书面报告公司审查部门及相关公司领导。
本公司的违约行为持续十天以上的，相关业务部门应当将违约情况、处理情况、已经发生的后果及下一步处理方案进行登记并每十天向公司合同审查部门和相关领导提交一次性登记表。
合同的保管
第二十三条合同文本的原件由公司合同审查部门统一备案，相关业务部门留存合同复印件一份，涉及财务支付的，交复印件一份留存于财务部。
本公司签订的合同，一律不得外传。
责任
第二十四条在合同的签订、履行和保管中，相关人员由于故意及重大过失，造成本公司的损失的，相关人员必须予以赔偿。
负责
第二十五条本制度自发文之日起执行。
第二十六条本制度规定的合同审查部门，在合同法务部成立之前由办公室代行，法务部成立后，由该部执行。
第二十七条本制度由公司总经理办公室负责解释。
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