职场礼仪 之 会议礼仪

职场礼仪 之 会议礼仪

在每一名职员的职业生涯之中，会议往往具有重要的意义。它不仅可以传递信息，决断大事，而且还可以使职员广交朋友，为其提供各种机会。

会议，通常是指一些特定的人员被召集在一起，对某些规定的问题进行研讨、决定。而职场的会议则是指以公务活动为主题的会议。虽然公务会议的具体内容与形式多有不同，但不论组织会议还是出席会议都有一套既定的礼仪规范。

一、组织会议

凡正式的公务会议，均须进行大量细致而具体的组织工作。在实际操作中，在会议进行前、会议进行中与会议进行后，具体的组织工作又多有不同。以下，仅就会议场地、会议期限、会议文件、会议证件、会议排位、会议议程、会议主持等最关键、最常用的会务礼仪规范问题加以介绍。

1．会议场地

举行会议，首先必须确定场地。会议场地，包括地点与场所等两个具体问题。

一是举行会议的地点。举行较为重要的公务会议，一定要慎重选择地点。选择会议举办地点的原则是安全、方便、幽静。在多数情况下，公务会议都会安排在本单位所在地举行。如欲在异地举行会议，条件允许的话，最好以全国性、地方性的经济中心、历史文化名城、旅游观光胜地等作为首选。

二是举行会议的场所。确定会议地点后，接下来便要选择其具体场所之所在。选择具体的会议场所时，对其位置、面积、设施、档次与口碑等因素应兼顾考虑。在正常情况下，公务会议应优先考虑在正规的会议中心、大礼堂或会议室举行。不应忽略的是，会议场所具体条件的好坏，有时会直接影响到整个会议的气氛。

2．会议期限

一次正式的公务会议，自然会有时间方面的限制。具体来看，它又分为以下两个问题：

一是举行会议的日期。在确定何时举行会议时，往往需要兼顾会议的实际需要以及气候、环境、客流、节假日等因素。除非极有必要，不应在法定节假日或当地有重大活动时举行会议。

二是会议时间的长短。它又可分为两方面的问题：其一，整个会议持续的时间。一般而言，举行一次公务会议的总体时间不宜过久，绝大多数会议不宜长于2天。其二，每场会议所用的时间。根据经验，每场会议以举行2~3小时为佳。会议一旦开得太久，就会令人疲乏不堪，无精打采。

此外，还应当考虑会议中途的休息时间与会议进行中的发言时间。一般而言，每场会议长于两小时即应安排中途休息20分钟左右，会议的普通个人发言时间则大致不应长于半小时。

3．会议文件

要想开好一次公务会议，就必须认真准备好会议文件。会议文件在此是指提交会议讨论或有助审议事项的各类文书材料。按照其性质与功能，会议文件有以下几类。

一是主旨文件。在每次会议上，主旨文件都是最重要的文件。它包括主题报告、领导讲话、传达提纲、计划草案、决议草案以及开幕词与闭幕词等等。

二是议案文件。它通常是指交付会议审议的文件，包括各项议案及其说明等等。

三是信息文件。它指的是记录、反映会议概况与进程的各项文件，例如，会议记录、会议简报等等。

四是决议文件。它是对会议议决结果的直接反映，例如，纪要、决议、决定、公告、通知等等。

五是事务文件。它主要用来为会议服务，包括开会通知、会议细则、参会须知、日程安排、代表名单、生活安排等等。

准备上述各类会议文件时，均应由专人负责，会议文件应该格式规范并且应控制其数量。

4．会议证件

会议证件多见于重要的大型会议。它是发给与会人员佩带、使用的一种身份证明。使用会议证件的目的，主要在于会务管理。具体来说，是为了识别身份、统计人数、维持秩序、保证安全，并维护会议的严肃性。会议证件通常分为下述两类。

一是出席证件。它指的是参加会议者所使用的会议证件，具体又可分为以下四种：

其一，代表证。它发给会议正式代表使用，是规格最高的出席证件，一般均应编号并贴有本人近照

其二，出席证。它发给会议的正式出席者，持此可参加本次会议的各种活动。它一般不贴照片，但应标明席次。

其三，列席证。它发给列席会议者。持证可以与会，但不享有正式代表所拥有的权利。列席证的格式与出席证相似。

其四，来宾证。它主要发给与会的嘉宾以及其他特邀代表，以保证其受到照顾。来宾证的格式亦与出席证相同。

二是工作证件。它是会议工作人员或其他为会议服务者与会时所使用的会议证件。它具体分为以下三种：

其一，工作证。它发给会议工作人员专用，上面均印有姓名、编号，有时还须贴有本人近照。

其二，记者证。它发给前来采访会议的记者专用。一般均应注明其单位、姓名、编号。

其三，通行证。它专门发给配有汽车的单位或个人，供其车辆出入会场、住地时所使用，它要求注明单位与车号。

制作会议证件，总的要求是美观、规范、实用和易于辨识。一般的小型会议与公司内部日常性会议，均无制作会议证件之必要。

5．会议排位

在正式的公务会议上，通常均应讲究会议排位。会议的排位，具体又分为座位的摆放与座次的高低等两个问题。

一是座位的摆放。倘若会场的坐席可自由调动，则座位的摆放可有礼堂式、教室式、展示式、分组式、圆桌式、方桌式、U字式、E字式等几种选择。

其一，礼堂式摆放。它一般指利用正式礼堂的固定坐席。其特点是在群众席正前方设有居高临下的主席台。礼堂式场面较大，多用于大型、特大型会议。

其二，教室式摆放。它实际上是礼堂式的缩微版，大多配合各种会议室来摆放。在群众席前方亦设有主席台，但二者在同一高度之上。多见于中型会议。

其三，展示式摆放。它的特点是多人在主席台上就座，而台下的群众席不仅较为简易，而且往往可以自由就座。它多见于公开的展示会、说明会。

其四，分组式摆放。它的基本特点是：不论具体坐席多少、如何进行摆放，均应分为几组，每组坐席数量应大致相近。它适用于分组所进行的研讨会。

其五，圆桌式摆放。它适用于人数较少的各类会议，尤其是内部会议。具体做法是，所有与会者不分主次在一张圆桌周围入座。

其六，方桌式摆放。它与圆桌式大体相似。二者区别在于，一为圆桌，一为方桌。它主要适用于内部、小型会议。

其七，U字式摆放。它的做法，是将坐席放置成英文字母 U 的形状。它主要适用于讲座及培训等小型讲习会。

其八，E字式摆放。它的做法，则是将坐席摆放成横置的英文字母 E 的形状。它主要适用于规模不大的座谈会、讲习会、办公会。

二是座次的高低。凡正式会议，往往需要具体确定座次的高低。具体而言，确定座次时，应兼顾下列两点：

其一，基本规则。公务会议的座次排列，主要应遵循以下四条规则：面门为上；居中为上；以右为上；前排为上。以上四条规则，往往同时使用。

其二，区别对待。参加会议的具体人数不同时，座次的排列应有所区别。

举行小型会议时，通常不设主席台，而是全体与会者一起就座。会议主席之位要么设在面门之处，要么设在进门之时的右侧。

大型会议的座次排列，则往往非常讲究。具体而言，它又分为主席台座次排列与群众席座次排列等两种。前者必须认真排列，后者则可排可不排，下面分别介绍。

首先，主席台座次排列。大型会议的主席台，一般均应面对会场主入口。主席台上的具体座次，又有主席团坐席、主持人坐席与发言人坐席之别。主席团坐席的排列，往往又有单数与双数的不同。主持人坐席，通常可有三种选择：第一，居于主席团前排正中央。第二，居于主席团前排右侧。第三，按其具体身份在主席团就座，但不宜令其就座于后排。发言人坐席，简称发言席。其常规位置有两种：第一，主席团正前方。第二，主席团右前方。

其次，群众席座次排列。举行大型会议时，主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席座次排列方式有两种：自由择座和按单位就座。在群众席上按单位排列座次时，通常应以面对主席台为基准。既可以由前往后横向排列，又可以自右向左进行竖排。

6．会议议程

开会是为了议事，议事自然需要程序。会议议程，指的就是举行会议的程序。它是会议进行的先后顺序与活动纲领，是对会议所做的有秩序的规范与引导。

具体而言，会议议程具体涉及会议的目的、任务、方法，一般应于会前确定。它通常由会议组织、领导机构依据会议宗旨拟定，并应预先提交与会者。

会议的一般议程有三类：一是 报告-讨论-总结 ；二是 传达-部署-落实 ；三是 议题-议论-议决 。

一般来说，普通会议的具体议程包括以下六点：一是宣布会议开始；二是介绍会议任务与宗旨；三是报告；四是大会讨论或小组讨论；五是大会议决；六是散会。

倘若会议议程较多，会期较长，则不仅要向与会者印发具体的会议议程，而且宜将其具体内容列表。

7．会议主持

在公务会议上，主持人称为主席。会议主席主持的好坏，直接影响到会议的质量。正是这个原因，有人形象地称会议主席为 会议的领航员 。在主持会议时，会议主席主要应当遵守以下六条基本的礼仪规则：

一是胸有成竹。在主持会议时，会议主席务必对会议的基本状况一清二楚。不仅要熟悉会议议程、会议文件、会议发言人，而且还要尽可能多地了解其他与会议相关的一切情况。

二是掌握全局。主持会议时，会议主席须善于把握全局，控制场面。要努力贯彻会议宗旨，采取一切行之有效的措施，保证会议的顺利进行。

三是控制时间。控制会议时间，是保证会议顺利进行的一项有效措施。一方面要保证准时开会，准时休会，另一方面则要保证每一位发言人都能够自觉遵守规定的发言时间。

四是遵守议程。会议主席在主持会议时，必须无条件地遵守既定的会议议程。变更会议议程须经大会主席团决定，否则不允许随意对会议议程进行任何增减、调整。

五是平息事端。当会议进行期间出现了争吵或其他会议组织者不希望出现的问题时，会议主席应积极充当调解人，帮助有关各方求同存异，解决争端，使会议继续顺利进行。

六是促进交流。许多会议都会安排大会发言或各种形式的讨论。不管讨论、发言是自由进行还是预先有所准备，会议主席均应积极鼓励、引导与会者在会议上畅所欲言，并且交流、互动。

二、出席会议

参加正式的公务会议时，职员应当认真遵守会议纪律以及与会议相关的其他各项会议规定。在重视装束、遵守时间、洗耳恭听、维持秩序、完成使命等五个具体方面，尤须注意。

1．重视装束

凡正式的公务会议，均对与会者的穿着打扮有所要求。这方面的基本规范，是要求与会者衣着庄重、正规，仪表干净、整洁。具体又可分为两类情况：

一是统一着装。不少大型会议，如庆祝会、纪念会、表彰会、联欢会等等，往往要求与会者统一着装。此时，本单位的制服是最常见的选择。

二是自行择装。一些会议，未必要求全体与会者统一着装，但与会者自己尚需慎重对待。出席较为正式的公务会议时，套装、套裙与制式皮鞋均应优先考虑。过分摩登的时装以及过分随便的休闲装或便鞋，都不适合这种场合。

2．遵守时间

参加会议时，不论是否有人监督，职员均应认真遵守会议时间。遵守时间具体又可分为以下三种表现：

一是到会准时。出席会议，一定要准时到达会场。必要时，还应早到一些，以留出一定的空余时间。以任何借口而迟到甚至缺席，都是对其他与会者的失敬。

二是发言守时。在会上发言时，职员应自觉限制时间。对于规定的发言时限，绝对不应违反。即使会议无此规定，亦应长话短说，不要浪费别人的时间。

三是离会适时。离开会场，宜待会议正式结束以后。若无特殊理由，不应在会议中途悄然离去。

3．洗耳恭听

当会议正式召开之后，每一名与会者皆应专心致志地听取各位发言人的发言。对别人的发言洗耳恭听，既是为了全面、准确地理解发言的实质，也是对发言者所应表现出来的一种尊重。那些准备在会议上发言的职员，尤其要对别人的发言认真聆听，切忌心不在焉。在会议期间要做到洗耳恭听，就要避免自己犯以下两种错误：

一是不应交头接耳。当他人发言时，不论高声喧哗还是窃窃私语，都会扰乱发言人的思路，并且影响四周与会者对发言的倾听。

二是不应搞小动作。在别人发言时，看书、看报、听音乐、收发短信，或者接听、拨打移动电话，同样显得自己用心不专，缺少教养。

4．维持秩序

在会议举行期间，全体与会者均应自觉地维持会议的正常秩序。

一是不得四处走动。会议进行时，应在指定处就座，不得随意游走，四处乱窜。

二是不得打断发言。在任何人发言进行中，都不应将其中途打断。对其发言持有异议的，可在其发言完毕后请求发言。

三是不得不守顺序。若会议已对发言人的先后顺序有所规定，不得漠然视之，必须认真遵守。

四是不得制造噪音。与会人员不论高兴、激动还是愤慨、反感，都不应以吹口哨、摔瓶子、击座椅、喝倒彩等方式制造噪音。即使正常鼓掌，也不应打断他人的发言。

五是不得退出会议。在一般情况下，不允许以任何借口在会议中途公然退出会议。

5．完成使命

参加会议者，通常都肩负着一定的使命。参加会议的职员，在会上切莫无所事事，虚耗时日，从而影响工作。作为一般与会者，职员在会议上大都具有下述五项任务：

一是坦陈己见。职员在发言时，要敢于直言不讳，以便别人了解自己的真实思想。

二是反映情况。在必要时，职员要及时向会议反映自己所了解到的各种实际情况。

三是掌握精神。职员在开会时要认真听讲，并做好记录，以便掌握会议的精神实质。做到了这一点，今后在传达会议精神、执行会议议决时，就不至于走样。

四是积极配合。在力所能及的前提下，职员要积极配合会议的各项工作，以保证会议圆满成功。

五是贯彻落实。会议结束后，职员要努力采取有效措施，积极贯彻落实会议所提出的各项方针与任务。